O módulo GED, Gerenciador Eletrônico de Documentos, possui duas funções no LegalOne, uma de repositório que permite o anexo de documentos e outra de gerador de documentos que possibilita a criação de templates/modelos de documentos para o preenchimento automático pelo sistema.
Neste passo a passo será mostrado como passar um documento Word criado em seu computador para o Legal One como modelo de documento GED:
1. No word:
1. Em seu computador, abra um documento, no exemplo utilizaremos uma procuração.
1.2. Os campos a serem preenchidos automaticamente pelo Legal One, precisam estar marcados com indicadores.
1.3. Para incluir indicadores:
Exemplo: O campo “nome completo”, será preenchido com o nome do contato no sistema, para isso, apague o campo e clique no menu INSERIR e depois em INDICADOR, adicione a palavra correspondente e clique em [Adicionar].
Obs: Repita o procedimento para todos os demais campos que desejar serem preenchidos pelo sistema e depois salve o documento em seu computador.
2. No Legal One:
2.1. Abra o seu Legal One, acesse o módulo GED e selecione o submódulo "Gerador de Documentos":
2.2. Clique no ícone [+] Adicionar e em seguida clique em "Novo modelo de documento":
2.3. Selecione o Contexto (módulo) em que o modelo deverá aparecer (Processo, contrato, serviço, etc), no caso em análise será "Pessoa física":
2.4. Arraste o arquivo que deseja anexar ou clique em "escolher arquivo" para abrir o documento que você criou em seu word:
2.5. Após carregar o arquivo, os indicadores inseridos estarão marcados de vermelho e ao lado direito da tela estão os nomes dos indicadores.
No indicador "nome", por exemplo, clique na seta e escolha a opção "nome", e assim por diante, até preencher todos os dados:
2.6. Na seção "Informações para salvar o modelo", preencha o nome do modelo, a descrição e o tipo:
2.7. Na seção "Vincular a", os campos não são obrigatórios, porém quando selecionados, o modelo de documento criado estará vinculado ao que for selecionado.
OBS: Ação e status referem-se a processo. Modalidade e situação referem-se a contratos. Tipo e status referem-se a serviços e a obrigações.
OBS²: Os campos ficarão desabilitados quando o contexto selecionado for "Pessoa física", "Pessoa jurídica" e "Transferências", pois os mesmos não possuem campos equivalentes. Os modelos de documentos criados para "Pessoa física", "Pessoa jurídica" e "Transferências" não terão vínculos com Ação/modalidade/tipo e/ou um status/situação e sempre serão listados quando um documento for gerado nesses contextos.
2.8. Clique no ícone [SALVAR E FECHAR];
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