O módulo GED, Gerenciador Eletrônico de Documentos, possui duas funções no LegalOne, uma de repositório que permite o anexo de documentos e outra de gerador de documentos que possibilita a criação de templates/modelos de documentos para o preenchimento automático pelo sistema.
Neste passo a passo será mostrado como criar um documento diretamente no word:
OBS: Para o funcionamento da ferramenta, é necessário baixar gratuitamente o plugin do Legal One na loja de aplicativos da Microsoft, o que deve ser feito apenas uma vez.
1. No word:
1.1. Acesse o Mircrosoft Word, clique na aba INSERIR e depois clique em "Obter suplementos":
1.2. Pesquise por Legal One e clique em [ADICIONAR]:
1.3. Após adicionado, o plugin ficará disponível no word conforme a imagem abaixo:
2. No Legal One:
2.1. Acesse o módulo GED e clique submódulo GERADOR DE DOCUMENTOS:
2.2. Clique no ícone [+] e selecione a opção "Novo modelo de documento":
2.3. Selecione o módulo (contexto) em que o modelo deverá aparecer (Processo, contrato, serviço, etc), no caso em análise será "contrato de honorário/negociação":
2.4. Clique em "Novo modelo de documento (Microsoft Word)", preencha como desejar os campos da seção "Informações para salvar o modelo" e clique em [SALVAR E ABRIR]:
2.5. Será aberta uma pop-up solicitando a abertura do word. Clique em "Abrir word":
3. No word:
3.1. Com o Word aberto, clique sobre o plugin do Legal One, digite o texto padrão do contrato normalmente e, onde for necessário inserir um campo que será preenchido automaticamente, clique sobre o campo na lateral direita para que ele seja inserido no texto:
OBS: Repita o procedimento até que todo o contrato seja redigido e os campos estejam marcados. Ao finalizar, basta salvar para que o modelo fique salvo no Legal One.
4. No Legal One:
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Uma vez criados os modelos, como gerar o documento realizando o preenchimento dos campos marcados de forma automática?
4.1. Acesse o módulo CONTRATOS e clique no submódulo CONTRATOS DE HONORÁRIO:
4.2. Encontre o contrato que deseja e clique sobre ele:
4.3. Desça a página,clique em GED, depois clique no ícone de [+] e selecione a opção "Gerar documento":
4.4. Selecione o MODELO que foi criado anteriormente, clique em [ATUALIZAR VISUALIZAÇÃO], dê um NOME para o documento a ser gerado, escolha em qual REPOSITÓRIO (nuvem) ele será salvo e qual o formato da emissão. Por fim, clique em [SALVAR E FECHAR]:
4.5. Após salvar, o documento será encontrado dentro da pasta do contrato em questão, na seção GED ao lado direito da página:
4.6. Caso seja necessário realizar alguma alteração no modelo criado, acesse o módulo GED, submódulo GERADOR DE DOCUMENTOS, pesquise pelo modelo desejado, clique no ícone [...] e em "Alterar documento (Microsoft Word)". O Word será aberto. Basta realizar as alterações necessárias e salvar, que o modelo alterado continua salvo no Legal One:
OBS: O procedimento pode ser realizado em demais contextos, por exemplo, Procuração buscando informação do contexto Pessoa Física, Petição buscando informação do contexto Processos etc. Basta escolher o contexto correto no momento da criação do modelo de documento.
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