OBJETIVO:

Centralizar as informações extraídas dos Diários Oficiais, proporcionando agilidade ao processo de leitura e tomada de providências, otimizando assim, a rotina do escritório e diminuindo o risco de perdas de prazos.

PROPOSTA DE VALOR:

Garantir a redução de tempo no processo de leitura, trazendo as publicações para um só local e permitindo que sejam alteradas conforme a necessidade. Com o novo módulo, os usuários serão capazes, não somente de visualizar, mas executar atividades rotineiras relacionadas a cada publicação, como criação de “Compromissos” e “Tarefas”, por exemplo.

O novo módulo foi desenvolvido a partir de uma tecnologia moderna com um visual atrativo que valoriza a experiência do usuário.

O QUE FOI FEITO?

Foi criado um módulo nomeado “Publicações” onde os usuários serão capazes de visualizar todas as publicações recebidas a partir do Datacloud Diários Oficiais, de forma centralizada.

É permitido ao usuário:

• Marcar como Lido/Não lido;
• Marcar a publicação como: Tratada/Não tratada/Tratada sem providências;
• Gerar Compromisso/Tarefa a partir da publicação;
• Criar nova pasta pasta a partir da publicação;
• Descartar as publicações dos vínculos;
• Aplicar Filtros

VISUALIZAÇÃO:

A estrutura de leitura permite que os usuários visualizem o resultado da pesquisa e realizem a leitura de forma fácil e rápida.

MARCAÇÃO DE LIDO/NÃO LIDO:

Por padrão, todas as publicações virão como “Não Lidas”, assim que o usuário clicar para realizar a leitura, o sistema indicará a publicação como “Lida”, porém, seu status de leitura poderá ser alterado. Vale também ressaltar que esse status de leitura é por usuário. 

TRATAMENTO DAS PUBLICAÇÕES:

O tratamento é um conjunto de novas ações inseridas no módulo com intuito de permitir a marcação das publicações, conforme a análise realizada.

Diferente da simples ação de leitura, é importante que o usuário indique quando algum ajuste “especial” foi praticado.

Dessa forma, foram inseridos os seguintes status de tratamento:

• Tratado;
• Não tratado;
• Tratado sem providências.

Automaticamente, todas as publicações virão como “Não tratadas”, e será exibido um indicador na lista de resultado para identificação.

É possível monitorar qual o último usuário realizou a alteração de status diretamente na tela de leitura.

AÇÕES:

Criar compromisso/tarefa:

Através da leitura da publicação é possível criar “Compromisso” e “Tarefa” assim como é feito através da seção “Gerou” dentro da pasta. Esta opção, quando selecionada, direciona o usuário para a pasta de “Processo” ou “Contato”, relacionada a publicação.

Criar nova pasta: 

Através da leitura da publicação é possível também criar uma nova pasta de processo/ recurso/ incidente. 

Além do mais, também é possível “Descartar” a publicação dos vínculos. Neste caso, a funcionalidade é aplicada da mesma forma que a opção “Descartar” da seção “Andamentos”. 

FILTROS:

Foi incluído um grupo de filtros que permitem uma busca mais singular das publicações. Ao acessar, o usuário deverá clicar no ícone indicado abaixo, para que o filtro seja exibido. 

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Os campos do filtro são:

• Data: Será possível pesquisar até os últimos 15 dias;
• Status de Leitura: Lido/Não lido;
• Status de tratamento: Tratado, Não Tratado e Tratado sem providências;
• Recorte/Ocorrência: Buscar apenas recortes ou ocorrências;
• Órgão: Pesquisar pelo “Diário”.
• Área (Responsável): Buscar pelas áreas existentes;
• Responsável: Buscar pelos usuários responsáveis; 
• Origem: Processo ou Contato;
• Tipo: Processo, Recurso ou Indicente. 

CONTROLE DE ACESSO:

• Foi inserida uma ação “Acessar módulo Publicações” no “Controle de Acesso” do sistema. Usuários que possuem esta ação concedida, terão acesso ao módulo.
• Uma vez que o usuário tenha acesso ao módulo, todas as publicações vinculadas a “Processos”, “Recursos”, “Incidentes” ou “Contatos”, aos quais ele possui permissão de “Visualizar”, serão exibidas, independentemente de possuir ou não permissão de “Visualizar” na seção “Andamentos”;
• Para criar “Compromissos” ou “Tarefas” a partir das publicações, os usuários precisarão ter as permissões apropriadas nos módulos de destino – Exemplo: Se o usuário precisar criar um “Compromissos” vinculado a um “Contato” a partir do módulo de “Publicações”, ele precisará ter permissões no módulo de “Contatos”.
• Por padrão, os usuários terão o direito de acesso ao módulo de “Publicações” concedido após o lançamento.

REGRAS E RESTRIÇÕES:

• Independente de quantos vínculos existam para a publicação, ela será exibida apenas uma vez na listagem, neste caso, se a publicação estiver vinculada apenas a um “Contato”, o nome deste será exibido. Se ela também estiver vinculada a um “Caso”, serão exibidos os dados do “Processo”, “Recurso”, “Incidente” ao qual está vinculada.
• Publicações que não estiverem vinculadas a um “Processo”, “Recurso”, “Incidente” ou “Contato”, não serão exibidas na listagem de publicações. Publicações capturadas pelo Datacloud sempre são vinculadas a estes itens.
• Com relação a auditoria, todos os “Compromissos” e “Tarefas” gerados a partir de publicações visualizadas no módulo, serão auditados normalmente.
• Todas as ações executadas no módulo de “Publicações” são refletidas nos demais módulos, se aplicável, reciprocamente. – 
• Exemplo: Uma publicação vinculada apenas a um “Contato”, que é descartada no módulo “Contatos”, deixará de ser exibida no módulo de “Processos”, bem como, “Compromissos” criados com base em uma publicação, no módulo de “Publicações”, serão exibidos no módulo “Agenda” e demais módulos, se aplicável. 

Fonte: LatAm Legal Product