Proposta de valor

O Kanban oferece uma gestão visual e flexível das atividades, permitindo que os usuários organizem e personalizem seus fluxos de trabalho de forma eficiente, com as seguintes melhorias:

• Visualização Clara e Detalhada: Exibição de informações cruciais diretamente nos cards, como datas, envolvidos, etiquetas e tipo de atividade, facilitando a identificação e priorização de tarefas.
• Personalização Avançada: Criação de quadros e colunas customizadas, permitindo que os usuários adaptem o Kanban aos seus fluxos de trabalho específicos.
• Filtros Poderosos: Aplicação de filtros avançados para encontrar rapidamente as atividades relevantes, otimizando a gestão de grandes volumes de tarefas.
• Gestão Eficiente em Lote: Movimentação de múltiplas atividades para o Kanban de forma rápida e fácil, economizando tempo e esforço. 
• Integração Simplificada: Alocação de atividades no Kanban diretamente a partir dos formulários de criação e edição, garantindo que todas as tarefas sejam devidamente organizadas.

 

Objetivo

O objetivo principal é fornecer aos usuários uma ferramenta de gestão visual completa e personalizável, que se adapte às suas necessidades específicas e otimize a organização e o acompanhamento das atividades.

 

Conceitos

Para um melhor entendimento deste documento, é importante entender o conceito de "atividade". São consideradas atividades, compromissos, tarefas ou etapas.

 

Como configurar

1. Acesso ao Kanban:

a. Local: Opções > Controle de acesso > Direitos por área/usuário > Módulo Agenda > Compromissos e tarefas

b. Para configurar o acesso ao Kanban, certifique-se de que os usuários possuam a permissão "Acessar submódulo Compromissos e tarefas (calendário, lista e Kanban)".

• Esta permissão permite que o usuário visualize o submódulo Kanban, navegue entre quadros, visualize cards de atividades.

 

2. Gerenciamento de quadros e colunas:

a. Local: Opções > Controle de acesso > Direitos por área/usuário > Módulo Agenda > Compromissos e tarefas > "Gerenciar quadros e colunas no Kanban"

b. Para configurar permissões para gerenciamento de quadros, habilite a ação "Gerenciar quadros e colunas no Kanban".

• Esta permissão específica permite que o usuário: Criar novos quadros Kanban (até 20 quadros) · Editar quadros existentes (alterar nomes e estrutura) · Adicionar novas colunas aos quadros (até 12 por quadro) · Excluir colunas vazias · Excluir quadros vazios · Reordenar colunas via drag&drop (arraste e solte)

c. Configuração padrão:

• Administradores: A permissão "Gerenciar quadros e colunas no Kanban" vem marcada por padrão
• Demais usuários: A permissão vem desmarcada por padrão e deve ser habilitada manualmente conforme necessário

 

3. Gerenciamento de atividades:

a. Para visualizar detalhes da uma atividade a partir de um card é necessário permissão para "Visualizar compromissos e tarefas"

b. Para mover um card ou gerenciar uma atividade no Kanban, é necessário permissão para "Alterar compromisso"/"Alterar tarefa"

 

Passo a passo

 

3) Acessando o novo submódulo Kanban 

Legal One > Agenda > Kanban 

 

1. Acesso ao submódulo: 

No menu de navegação, acesse "Agenda" e escolha a opção "Kanban"

 

2. Visão geral do quadro Kanban: 

a. Ao acessar o submódulo, o sistema exibirá o quadro Kanban com as colunas "A fazer", "Fazendo" e "Feito". 

b. Cada coluna poderá conter cards de compromissos e tarefas, organizados por posição/prioridade, e um botão 'Nova atividade', que permite criar rapidamente novas atividades diretamente na coluna desejada. 

 

3. Visão de atividades no Kanban:

a. Card: as atividades incluídas no Kanban serão representadas por cards. Cada card conta com a descrição, status, envolvidos, data de início e conclusão previstas, e número de ordenação da atividade. Estas informações são exibidas conforme detalhamento abaixo:

• Ícone de contexto: indica se o cartão exibe um compromisso, tarefa ou etapa. Ao posicionar o mouse sobre o ícone, o sistema exibe o nome do contexto.
• Descrição: a exibição da descrição da atividade tem limitação de tamanho. Ao posicionar o mouse sobre a descrição, o sistema exibe o conteúdo completo do campo.
• Envolvidos: exibe um avatar com as iniciais de cada usuário envolvido na atividade. Ao posicionar o mouse sobre o avatar o sistema exibe o tipo de envolvimento.

1. Cada cartão de atividade pode exibir até 10 envolvidos, sendo que até 5 serão exibidos diretamente no cartão; e os demais estarão ocultos, mas visíveis ao posicionar o mouse sobre os " ... ".

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4) Adicionando novas atividades ao Kanban

É possível adicionar atividades ao Kanban de diversas maneiras: diretamente pelo Kanban, ou a partir do cadastro e edição de atividades por outros locais do sistema

Agenda > Kanban > Adicionar > Novo compromisso/ Nova tarefa

Agenda > Kanban > [Coluna] > Nova atividade > Novo compromisso/ Nova tarefa

Agenda > Compromissos e tarefas > Adicionar > Novo compromisso/ Nova tarefa

[Módulo] > Visualizar item do módulo > Seção compromissos e tarefas > Novo compromisso/ Nova tarefa

 

1. Acesse o formulário de criação de compromisso ou tarefa

a. No Kanban, clique no botão "Adicionar", presente no topo do quadro, ou "Nova Atividade", na coluna desejada.

b. Escolha "Nova Tarefa" ou "Novo Compromisso".

c. O sistema abrirá uma nova aba com o formulário de criação correspondente.

d. Preencha os detalhes da atividade.

 

2. Defina se deseja exibir o novo compromisso ou a nova tarefa no Kanban

a. No formulário, marque o campo 'Mostrar atividade no Kanban' para que o compromisso ou tarefa apareça no quadro.

b. Ao marcar, defina a 'Coluna Kanban' e a 'Posição' em que a atividade deve ser exibida (Topo ou Final da coluna).

c. Salve o formulário. Finalizada a ação, a nova atividade será exibida no Kanban, no quadro, coluna e posição definidas.

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5) Incluindo atividades já existentes no Kanban

Altere compromissos/tarefas existente no Legal One para adicioná-los ao Kanban 

Compromissos e tarefas > Selecionar itens da lista > Engrenagem de ação em lote > Gerenciar atividades no Kanban

Compromissos e tarefas > A partir de um compromisso ou tarefa da lista > Alterar ou Gerenciar atividade no Kanban

Visualizar compromisso ou tarefa > Alterar

 

1. Gerencie atividades no Kanban em lote a partir da lista

a. Acesse a lista de compromissos e tarefas

b. Pesquise pelas atividades que quer gerenciar no Kanban

• Clique em "Pesquisa avançada"
• No grupo "Dados principais", utilize os filtros:

1. Marque "Mostrar somente atividades incluídas no Kanban" para filtrar apenas atividades já no Kanban - Ou deixe desmarcado para ver todas as atividades (incluídas ou não no Kanban)

2. Se necessário, selecione um "Quadro Kanban" específico para filtrar atividades de um quadro

3. Opcionalmente, escolha uma "Coluna Kanban" para filtrar atividades de uma coluna específica ·

Combine com outros filtros disponíveis (data, envolvidos, etc.)

4. Clique em "Pesquisar" para aplicar os filtros

c. Selecione até mil atividades que deseja gerenciar no Kanban

d. Clique na engrenagem de "Ação em lote" e selecione "Gerenciar atividades no Kanban"

e. No modal "Gerenciar atividades no Kanban", selecione:

• "Mover atividades" para incluir/mover as atividades para um quadro Kanban
• "Remover atividades" para remover as atividades do Kanban

f. Se escolheu "Mover atividades, confirme o destino

• Selecione o "Quadro" de destino e escolha a "Coluna" onde as atividades serão posicionadas
• As atividades serão automaticamente posicionadas no final da coluna 
• Clique em "Salvar" para executar a ação em lote

g. Se escolheu "Remover atividades" confirme a ação.

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2. Gerenciar uma atividade no Kanban (de forma unitária) a partir a lista

a. Acesse a lista de compromissos e tarefas

b. Localize a atividade específica que deseja gerenciar no Kanban

c. Clique no botão "Mais ações" da atividade e selecione "Gerenciar atividades no Kanban"

d. No modal "Gerenciar atividades no Kanban", selecione:

• "Mover atividades" para incluir/mover a atividade para um quadro Kanban; e
•  "Remover atividades" para remover a atividade do Kanban.

e. Se escolheu "Mover atividades", confirme o destino

• Selecione o "Quadro" de destino e escolha a "Coluna" onde a atividade será posicionada
• A atividade será automaticamente posicionada no final da coluna
• Clique em "Salvar" para executar a ação

f. Se escolheu "Remover atividades" confirme a ação.

 

3. Visualizar uma atividade e gerenciá-la no Kanban

a. Acesse a ficha de visualização do compromisso ou tarefa desejado

b. Localize o botão "Kanban" no cabeçalho da ficha de visualização

c. Clique no botão "Kanban" para abrir o modal "Gerenciar atividade no Kanban"

d. Se a atividade já estiver no Kanban, o checkbox "Mostrar atividade no Kanban" virá marcado

e. Os campos "Quadro" e "Coluna" mostrarão onde a atividade está atualmente posicionada (se aplicável)

f. Para incluir no Kanban: marque "Mostrar atividade no Kanban", selecione o "Quadro" e a "Coluna" desejados

g. Para remover do Kanban: desmarque "Mostrar atividade no Kanban"

h. Para mover entre quadros/colunas: altere as seleções de "Quadro" e "Coluna"

i. Clique em "Salvar" para confirmar as modificações

j. A atividade será posicionada automaticamente no final da coluna de destino

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4. Alterar uma atividade e gerenciá-la no Kanban

a. Acesse o formulário completo de alteração de compromisso ou tarefa 

b. Defina se deseja exibir o compromisso ou a tarefa no Kanban 

• Para incluir no Kanban: marque "Mostrar atividade no Kanban", selecione o "Quadro" e a "Coluna" desejados 
• Para remover do Kanban: desmarque "Mostrar atividade no Kanban" 
• Para mover entre quadros/colunas: altere as seleções de "Quadro" e "Coluna" 

c. Salve o formulário. 

 

6) Gestão de atividades pelo Kanban

Legal One > Agenda > Kanban 

 

1. Movimentando Atividades (Drag & Drop/arraste e solte): 

a. Clique e segure um cartão para arrastá-lo pelo quadro.

b. Verticalmente (dentro da mesma coluna): Reorganize a prioridade da atividade.

c. Horizontalmente (entre colunas): Atualize a atividade movendo-a entre as colunas

d. Ao soltar o cartão, a atividade será automaticamente posicionada no local. Em caso de erro, a atividade retornará para posição de origem.

e. As alterações realizadas nos cartões, incluindo mudança de posição, são automaticamente refletidas nos formulários dos compromissos/tarefas correspondentes e registradas na auditoria do Legal One.

 

2. Mostrar/ocultar etiquetas:

a. Quando as etiquetas estiverem visíveis no quadro, clique no botão 'Ocultar etiquetas' caso deseje ocultá-las.

b. Quando estiverem ocultas, clique no botão 'Mostrar etiquetas' caso deseje exibi-las.

 

3. Visualizando e alterando atividades a partir do Kanban:

a. Para visualizar mais detalhes da atividade, clique em um cartão para abrir a ficha completa da atividade em uma nova aba.

b. Para alterar uma atividade, passe o mouse sobre o cartão o botão "Alterar atividade" será então exibido. Clique sobre ele para abrir o formulário de alteração da atividade em uma nova aba.

 

4. Removendo atividades do Kanban

a. Caso deseje remover uma atividade do quadro, basta acessar o formulário de alteração da atividade por uma das jornadas indicadas no tópico anterior.

b. No formulário, desmarque o campo 'Mostrar atividade no Kanban' e salve a alteração.

 

5. Filtrando Atividades:

a. No cabeçalho do quadro, há 3 opções de filtros rápidos.

• A pesquisa inicia automaticamente após interação com o filtro desejado.

1. Pesquise por descrição: Digite na barra de pesquisa e clique em 'Pesquisar'

2. Status: Selecione as opções desejadas e clique fora da lista de seleção para filtrar

3. Tipo de atividade: Escolha entre "Atividades", "Apenas tarefas" ou "Apenas compromissos" para filtrar

 

b. Barra de "Mais filtros" 

• Acione o botão 'Mais filtros' no cabeçalho para acessar mais opções de filtro

 

• Configure os filtros desejados e clique no botão 'Aplicar filtros' para iniciar a pesquisa. 
• Filtre por: 

 

a. Acione o 'select' para expandir a lista de tipos e subtipos

b. Digite o termo que deseja pesquisar

c. Clique na lupa para pesquisar tipos e subtipos que correspondam ao termo pesquisado

d. Selecione uma ou mais opções conforme desejar

i. Tipos são exibidos com destaque (ex: Audiência)

ii. Subtipos são exibidos sem destaque, acompanhados do nome do tipo pai (Ex: Audiência / Conciliatória)

e. Acione o 'select' para recolher a lista.

2. Data de conclusão prevista

3. Prazo fatal

4. Envolvidos e Tipo de envolvimento

5. Vínculos (processos, contratos, contatos, etc.)

c. Atenção: Ao usar filtros, a movimentação vertical de cards é desativada. Arraste os cards horizontalmente para mover a atividade para outra coluna, sendo alocada no topo.

 

6. Sincronização em Tempo Real:

a. O Kanban se atualiza automaticamente para refletir em tempo real eventuais mudanças feitas nas atividades alocadas no quadro.

b. A sincronização é pausada após 5 minutos de inatividade (ausência de cliques, rolagem ou movimentos do mouse na aba do Kanban).

c. Quando pausada, o sistema impede que qualquer ação seja realizada na tela e exibe um alerta informando a suspensão.

d. Para reativar a atualização automática e continuar navegando pelo quadro, clique no ícone "Atualizar", da mensagem, atualize a página pelo navegador ou, simplesmente, interaja com a tela.

 

7) Gestão quadros e colunas no Kanban

 

1. Como criar um novo quadro:

a. Passo 1: Acesse a criação 

• No Kanban, clique em "Adicionar" (cabeçalho do quadro)
• Selecione "Novo quadro"

 

b. Passo 2: Configure o quadro

• Título do quadro: Digite um nome (até 60 caracteres) 
• Colunas: Adicione nomes para as colunas (até 25 caracteres cada)

1. Use o botão "Adicionar coluna" para criar mais colunas

2. Arraste e solte para reordenar as colunas

3. Use o a 'lixeira' para excluir colunas desnecessárias.

 

c. Clique "Criar quadro"

 

2. Como editar um quadro existente:

a. Passo 1: Acessa a edição:

• Pelo título do quadro: Clique no ícone ao lado do nome > "Editar quadro atual"

• Por uma coluna: Clique em "Mais ações" na coluna > "Editar coluna" 

 

• Pelo botão Adicionar: "Adicionar" > "Nova coluna" 

 

b. Passo 2: edite o que precisar: 

 

• Renomeie o quadro (até 60 caracteres)
• Adicione novas colunas (até 12 por quadro)
• Renomeie colunas existentes (até 25 caracteres cada)
• Reordene colunas via drag & drop (arraste e solte)
• Exclua o quadro ou as colunas

 

3. Como excluir quadros:

a. Passo 1: Acesse a exclusão

• Vá em qualquer ponto de acesso de edição
• No modal de edição, clique "Excluir quadro"

b. Passo 2: Confirme a exclusão

c. Dicas importantes:

• Planeje antes: Defina bem antes de excluir, pois exclusões são irreversíveis
• Esvazie antes de excluir: Mova ou remova atividades antes de excluir colunas/quadros
• Considere etapas pré-definidas: Verifique se há modelos configurados antes de excluir
•  Atenção aos limites: Organize bem seus quadros para não atingir o limite de 20

 

8) Etapas no Kanban (Disponível a partir do pacote Advanced)

O Kanban é integrado e compatível com a funcionalidade de etapas pré-definidas e permite incluir novas etapas diretamente no Kanban.

 

1. Passo 1: Configure o modelo de etapas pré-definidas

a. Vá em Opções > Tabelas do sistema > Tabelas gerais > Tipos de andamento/compromisso/tarefa

b. Escolha um subtipo existente ou crie um novo subtipo<br>· 

• No grupo "Gerenciar etapas", para as etapas que desejar:

1. Marque "Mostrar atividade no Kanban"

2. Escolha o "Quadro Kanban"

3. Selecione a "Coluna Kanban"

c. Salve as configurações

 

2. Passo 2: Use o modelo configurado

a. Ao criar uma nova atividade, selecione no campo 'Tipo' o subtipo configurado

b. As etapas geradas a partir desta atividade, que estiverem configuradas para aparecer no Kanban, serão automaticamente incluídas no quadro e coluna informados.

 

3. Regras importantes:

a. Ao criar uma nova atividade e inserir manualmente etapas (ou seja, sem o carregamento de um modelo de etapas pré-definidas a partir do tipo), não será possível adicionar automaticamente as novas etapas no Kanban.

b. Impactos da exclusão de quadros e colunas: 

• Ao excluir um quadro ou coluna que esteja sendo usado por modelo de etapas pré-definidas, os campos 'quadro' e 'coluna' do modelo serão limpos e
• Etapas pré-definidas associadas a esses modelos não serão mais incluídas automaticamente no Kanban até que um novo quadro e coluna sejam configurados no modelo.

c. Durante a geração de etapas, as etapas exibem um identificador visual para indicar se serão ou não exibidas automaticamente no Kanban.

 

Regras e restrições 

1. Regras para inclusão de novas atividades no Kanban 

a. Será possível incluir novas atividade no Kanban a partir dos formulários completos de criação de compromissos e tarefas.

b. Não será possível adicionar diretamente no Kanban atividades criadas a partir de horas trabalhadas, fluxo do One worfklow,

 

2. Regras para edição de atividades:

a. Ao adicionar uma atividade no Kanban, a partir do formulário de edição do compromisso ou da tarefa, não será possível definir manualmente a posição em que o card será alocado na coluna.

• Caso a atividade alterada já esteja no Kanban e o campo 'Coluna' não seja alterado, então a posição atual do card na coluna não será impactada.
• Caso a atividade alterada já esteja no Kanban, e o campo 'Coluna' seja alterado, então o card será posicionado no final da coluna selecionada. 
• Caso a atividade alterada não esteja no Kanban e tenha sido incluída no ato da alteração, então o card será posicionado no final da coluna selecionada.

b. Ao alterar uma atividade recorrente e optar por refletir a alteração em todas as ocorrências da série, os campos<br>Kanban estarão desabilitados para alteração.

 

3. Regras para exclusão de atividades:

a. Ao excluir (deletar) um compromisso ou tarefa do Legal One, ele será automaticamente removido do Kanban.

b. Ao remover uma atividade do Kanban, ela não será excluída do Legal One.

 

4. Regras para gerenciar (mover e remover) atividades para o Kanban:

a. As ações de gerenciar atividades no Kanban realizadas a partir das jornadas abaixo são processadas de forma assíncrona (em segundo plano), mesmo quando realizadas de forma unitária.

• Acessar a lista de compromisso/tarefa > Acionar a opção 'Gerenciar atividade(s) no Kanban' 
• Acessar a ficha de visualização de um compromisso ou tarefa > acionar o botão 'Kanban'<br>

b. É possível gerenciar de 1 a 1.000 atividades por vez no Kanban.

c. É necessário ter permissão para "Alterar compromisso" ou "Alterar tarefa" para poder gerenciar atividades no Kanban

d. Tarefas do workflow podem ser gerenciadas no Kanban mesmo se já estiverem cumpridas.

e. Atividades podem ser gerenciadas no Kanban mesmo com campos obrigatórios não preenchidos.

f. Todas as alterações são registradas na auditoria do Legal One

g. O sistema envia um feedback via notificação quando a operação é concluída<br>

h. O sistema não disparará e-mails quando realizar ações em lote gerenciar atividades no Kanban, mesmo que esteja configurado para tal nas configurações gerais de e-mail (limitação).

 

5. Regras para gerenciar quadros e colunas:

a. Limites e restrições: 

• Quantidades máximas:

1. 20 quadros

2. 12 colunas por quadro

 

b. Regras para exclusão:

• Colunas: Só podem ser excluídas se estiverem vazias e se existir pelo menos mais 1 coluna no quadro.·
• Quadros: Só podem ser excluídos se estiverem vazios e se existir pelo menos mais 1 quadro no sistema.
• Ação irreversível: Não é possível desfazer exclusões

 

c. Navegação entre quadros:

• Quando houver múltiplos quadros:

1. Seletor de quadros: Aparece ao lado do título atual

2. Lista ordenada: Quadros exibidos em ordem alfabética

3. Persistência: Sistema lembra o último quadro acessado no navegador. Assim, quando retornar ao Kanban, o Legal One exibirá o último.

4. Ao limpar o cache do navegador, a informação será perdida.

• Quando o Legal One não tiver a informação do último quadro acessado (como em caso de limpeza de cache ou no primeiro acesso ao Kanban), o sistema exibirá o primeiro quadro da lista de quadros existentes<br>(que é ordenada alfabeticamente).

 

6. Regras sobre o uso de filtros no Kanban:

a. Caso haja algum filtro aplicado no quadro, o número de ordenação (posição) do card deixa de ser exibido e não será possível arrastar o card verticalmente (repriorizar) dentro de uma coluna.

b. Será possível arrastar o card horizontalmente entre colunas. Ao fazê-lo, o card será posicionado automaticamente no topo da coluna de destino.

c. É possível configurar o Legal One para armazenar automaticamente os filtros aplicados no Kanban. Com isso, ao retornar ao Kanban ou navegar entre quadros, os filtros aplicados serão mantidos.

d. Como configurar:

• Local: Configurações > Configurações Gerais > Configuração de pesquisas de resultados por páginas 
• Para habilitar a persistência de filtros, marque a opção "Salvar os critérios de filtros aplicados nas pesquisas simples e avançada nos contextos, seções e relatórios" para que o sistema mantenha os filtros aplicados durante as sessões.

 

7. Atividades Recorrentes:

a. Durante a criação de novos compromissos e tarefas recorrentes, quando estiverem configurados para serem exibidos no Kanban, todas as ocorrências serão adicionadas ao quadro em sequência, no final da coluna.

b. Ao arrastar um card de atividade recorrente pelo quadro Kanban, a ocorrência não será retirada da série de recorrência.

c. Ao alterar ou gerenciar no Kanban uma atividade recorrente, por ação em lote ou individual, ela então será removida da série de recorrência, conforme regra já existente no Legal One.

 

Casos de uso:

1. Caso 1: Gestao de Prazos Processuais

a. Cenário: Escritório com múltiplos processos e prazos críticos

b. Configuração Sugerida:

• Colunas: "Novos prazos" | "Preparando peça" | "Revisão" | "Protocolado"
• Filtros úteis: Data de conclusão prevista, Prazo fatal, Status
• Etiquetas: Urgente, Tribunal, Tipo de peça

c. Benefícios: 

• Visualização clara de todos os prazos
• Identificação rápida de gargalos na produção
• Controle efetivo de entregas

 

2. Caso 2: Acompanhamento de Contratos

a. Cenário: Gestão do ciclo de vida de contratos de clientes

b. Configuração Sugerida: 

• Colunas: "Minuta inicial" | "Negociação" | "Aprovação interna" | "Assinatura" | "Arquivado"
• Filtros úteis: Vínculo (contratos específicos), Envolvidos, Tipo 
• Etiquetas: Cliente, Valor, Complexidade

c. Benefícios: 

• Acompanhamento visual do pipeline contratual
• Identificação de contratos parados
• Melhor comunicação com clientes sobre status

 

3. Caso 3: Gestao de Equipe por Área

a. Cenário: Coordenação de atividades entre diferentes áreas jurídicas

b. Configuração Sugerida:

• Colunas: "Trabalhista" | "Cível" | "Tributário"
• Filtros úteis: Envolvidos, Tipo de envolvimento, Status
• Etiquetas: Área, Prioridade, Cliente

c. Benefícios:

• Distribuição equilibrada de demandas
• Visibilidade da carga de trabalho por área
• Facilita realocação de recursos

 

FAQ - Kanban no Legal One

1. O que é o novo submódulo Kanban?

• O Kanban é uma nova forma de visualizar e gerenciar suas atividades (compromissos, tarefas e etapas) no Legal One através de quadros visuais organizados em colunas. Em vez de visualizar suas atividades apenas em calendário ou lista, agora você pode organizá-las em um fluxo de trabalho visual e dinâmico, facilitando o acompanhamento do progresso de cada atividade.

 

2. Quais são os principais benefícios do Kanban?

• Visualização clara: Veja rapidamente o status de todas as suas atividades em um só lugar
• Gestão eficiente: Mova atividades entre colunas arrastando e soltando para atualizar seu progresso
• Personalização total: Crie quadros e colunas customizadas para diferentes projetos ou fluxos de trabalho
• Filtros poderosos: Encontre rapidamente as atividades que precisa usando filtros avançados
• Gestão em lote: Mova múltiplas atividades para o Kanban de uma só vez
• Sincronização em tempo real: Veja atualizações instantâneas quando outros usuários fazem alterações.

 

3. Como começar a usar o Kanban?

Acesse: Vá em Agenda > Kanban

• Visualize: O sistema já vem com um quadro padrão com 3 colunas: "A Fazer", "Fazendo" e "Feito"
• Adicione atividades: Use o botão "Adicionar" ou "Nova atividade" para criar tarefas/compromissos
• Mova atividades existentes: Use a pesquisa avançada na lista de atividades para incluir atividades já criadas no Kanban

 

4. Como adicionar atividades ao Kanban?

• Novas atividades:
  • No Kanban: Clique em "Adicionar" ou "Nova atividade" em qualquer coluna 
  • Nos formulários: Marque "Mostrar atividade no Kanban" ao criar compromissos/tarefas
• Atividades existentes:
  • Individual: Na lista de atividades, clique em "Mais ações" > "Gerenciar atividades no Kanban" para incluir, mover ou remover atividades no Kanban.
  • Em lote: Selecione até 1.000 atividades na lista e use a "Ação em lote" > "Gerenciar atividades no Kanban" para incluir, mover ou remover atividades no Kanban.
  • Na ficha da atividade: Clique no botão "Kanban" no cabeçalho da visualização para para incluir, mover ou remover atividades no Kanban.

 

5. Posso personalizar meus quadros Kanban?

• Sim! Você pode: 
  • Criar até 20 quadros personalizados
  • Adicionar até 12 colunas por quadro
  • Renomear quadros e colunas
  • Reordenar colunas arrastando e soltando os cards
  • Excluir colunas vazias e quadros vazios
• Para gerenciar quadros e colunas: Você precisa da permissão no controle de acesso para "Gerenciar quadros e colunas no Kanban"

 

6. Quais filtros estão disponíveis?

• No cabeçalho do quadro estão os filtros rápidos:
  • Pesquisa por descrição: Digite na barra de pesquisa
  • Status: Filtre por status específicos das atividades
  • Tipo de atividade: Escolha entre "Atividades (compromissos e tarefas)", "Apenas tarefas" ou "Apenas compromissos"
• A partir do botão "Mais filtros", estarão os filtros avançados:
  • Tipo/Subtipo de atividade
  • Data de conclusão prevista
  • Prazo fatal 
  • Envolvidos e Tipo de envolvimento
  • Vínculos (processos, contratos, contatos, etc.)

 

7. O que vejo em cada card de atividade? 

• Cada card exibe:
  • Ícone indicando se é compromisso, tarefa ou etapa
  • Descrição da atividade
  • Status com indicador visual colorido
  • Envolvidos (avatares com iniciais dos usuários)
  • Datas de início e conclusão previstas
  • Número de ordenação (posição na coluna)
  • Etiquetas (podem ser ocultadas/exibidas)

 

8. Como funciona o "drag & drop" (arraste e solte)?

• Vertical (mesma coluna): Reorganiza a prioridade/posição da atividade
• Horizontal (entre colunas): Move a atividade para outro estágio do fluxo
• Atenção: Quando há filtros aplicados, só é possível mover horizontalmente (entre colunas).

 

9. O Kanban se atualiza automaticamente?

• Sim! O Kanban possui sincronização em tempo real. Com isso, qualquer usuário que esteja visualizando um quadro vê mudanças feitas por outros usuário instantaneamente
• Após 5 minutos de inatividade, a sincronização pausa automaticamente 
• Quando a sincronização estiver pausada:
  • O sistema impede ações na tela 
  •  Aparece um alerta informando a suspensão
  • Para reativar: clique em "Atualizar", mova o mouse ou atualize a página

 

10. Posso usar etapas no Kanban?

• Sim! (Disponível nos pacotes Advanced e Premium).

Você pode configurar modelos de etapas pré- definidas para serem automaticamente incluídas no Kanban quando uma atividade for criada com determinado tipo/subtipo. 

 

11. Quais permissões preciso?

• Para usar o Kanban:
  • "Acessar submódulo Compromissos e tarefas (calendário, lista e Kanban)"
• Para gerenciar quadros:
  • "Gerenciar quadros e colunas no Kanban" (criar/editar quadros e colunas)
• Para mover atividades: 
  • "Alterar compromisso" / "Alterar tarefa"
• Para visualizar detalhes: 
  • "Visualizar compromissos e tarefas"

 

12. Meus filtros ficam salvos?

• Depende da sua configuração. Confira em: Configuracoes > Configuracoes Gerais > Configuração de pesquisas. Se a opção "Salvar os critérios de filtros aplicados ... " estiver marcada, seus filtros serão mantidos quando você sair e voltar ao Kanban. 
• O último quadro acessado fica salvo automaticamente no seu navegador.

 

13. Como usar a pesquisa avançada para gerenciar atividades no Kanban?

• Na pesquisa avançada de compromissos e tarefas, você encontrará filtros específicos do Kanban:
  • "Mostrar somente atividades incluídas no Kanban": Para filtrar apenas atividades já no Kanban 
  • "Quadro Kanban": Para filtrar atividades de um quadro específico
  • "Coluna Kanban": Para filtrar atividades de uma coluna específica
• Estes filtros ajudam você a localizar rapidamente as atividades que deseja gerenciar no Kanban.

 

14. Posso mover atividades recorrentes no Kanban? 

• Sim, mas com algumas particularidades:
  • Ao arrastar um card de atividade recorrente pelo quadro, apenas aquela ocorrência será movida
  • A ocorrência movida permanece na série de recorrência
  • Ao alterar uma atividade recorrente pelo formulário e escolher "alterar toda a série", os campos Kanban ficam desabilitados

 

15. Quais são as principais limitações do Kanban?

• Ação em lote: Máximo de 1.000 atividades por vez
• Filtros aplicados: Desabilitam movimento vertical (repriorização) dos cards
• Exclusões: Colunas e quadros só podem ser excluídos se estiverem vazios
• Atividades automáticas: Tarefas criadas por workflow, timesheet, API ou Legal One Mobile não são incluídas automaticamente no Kanban 
• E-mails: O sistema não dispara e-mails para ações em lote no Kanban

 

16. O que acontece se eu excluir uma atividade do Legal One?

Se uma tarefa ou compromisso for excluído do Legal One, o card correspondente será automaticamente removido do  Kanban.

Importante: Remover uma atividade do Kanban não exclui a atividade do Legal One - ela apenas deixa de aparecer no quadro.

 

17. Precisa de ajuda?

Entre em contato com nossa equipe de suporte através dos canais habituais. Estamos aqui para ajudá-lo a aproveitar ao máximo esta nova funcionalidade!

 

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