Introdução

O submódulo Pré-Cadastro do Legal One é um recurso estratégico voltado à organização e ao armazenamento temporário das informações iniciais de processos importados via cadastro automático (também conhecidas como "capa do processo"). Sua principal função é permitir que os dados capturados sejam estruturados e revisados antes de serem efetivamente integrados ao sistema, oferecendo maior controle sobre o que será importado. Isso garante que apenas as informações relevantes e validadas sejam incorporadas, evitando impactos em relatórios, monitoramentos ou outros módulos. Por meio do Pré-Cadastro, é possível cadastrar rapidamente processos no Legal One, a partir da importação planilhas e captura automática de informações diretamente de fontes externas, a partir do número CNJ (padrão nacional de identificação de processos judiciais) ou do número do número da OAB do advogado (registro profissional). Esses recursos permitem agilidade no cadastro de processos no Legal One e contribui para uma gestão mais eficiente e organizada de informações.

 

Visão geral

Para acessar o submódulo Pré-Cadastro:

1. Clique no módulo Processos.

2. Selecione a opção Pré-Cadastro.

A seguir, detalhamos as principais funcionalidades deste submódulo.

Capturando um ou vários processos

Todos os registros criados no submódulo Pré-Cadastro são chamados de rascunhos. O rascunho pode ser salvo mesmo que esteja incompleto ou contenha informações inconsistentes, permitindo que o usuário finalize o preenchimento posteriormente.

Existem quatro maneiras de criar rascunhos:

• Captura de capa de um processo via cadastro automático;
• Captura de capas através do número da OAB;
• Captura de capas através de números CNJ em lote, a través do cadastro simplificado por CNJ;
• Importação de planilhas.

Abaixo, detalhamos cada método.

 

Captura de capa de um processo

Capturando dados de processos armazenados na Thomson Reuters Diariamente, o Legal One atualiza um banco de dados com centenas de milhões de processos, facilitando o cadastro de novas pastas. Para capturar dados da capa do processo, utilize a opção de cadastro automático nos seguintes caminhos:

• Home > Novo processo > Cadastro automático
• Publicações > Adicionar > Nova pasta > Novo processo > Cadastro automático
• Processos >  Pastas > Adicionar > Novo cadastro automático de processos

Após selecionar a opção, informe o número do processo e clique em Capturar.

Atenção: 

Se o número informado estiver no padrão CNJ e já houver uma pasta ou rascunho para esse número, o Legal One não fará a captura e exibirá uma mensagem de duplicidade. Essa verificação é aplicada apenas para processos, não para recursos ou incidentes, e somente para números CNJ.

 

Se o número não for considerado duplicado, a captura seguirá normalmente.

Caso o processo esteja no banco de dados do Legal One, um contador será exibido enquanto o sistema busca atualizações no órgão do tribunal para configurar o monitoramento.

Se o processo desejado não se encontrar no banco de dados, o sistema automaticamente irá direcionar para a captura direta no órgão e exibir a tela detalhada no tópico "Como buscar processos diretamente no sistema do órgão" descrito mais à frente.

 

Se a busca for concluída dentro do tempo máximo, os dados capturados serão exibidos. Neste momento, você pode escolher:

• Manter como rascunho: O rascunho permanece disponível para edição posterior.
• Continuar cadastro: O rascunho é exibido no formulário simplificado para conclusão do cadastro.

Dica: Mesmo optando pela opção "Manter como rascunho", também é possível abrir um rascunho no formulário simplificado e concluir o cadastro a partir do submódulo pré-cadastro, conforme veremos mais à frente.

 

Quando o formulário for aberto, os dados da capa do processo obtidos serão automaticamente preenchidos nos respectivos campos e, por padrão, os campos "Responsável principal", "Escritório origem" e "Escritório responsável" do rascunho gerado serão preenchidos da seguinte maneira:

• Responsável principal: Preenchido com o nome do usuário logado.
• "Escritório origem" e "Escritório responsável": O conteúdo destes campos é sugerido de acordo com a área do usuário selecionado logado no sistema de acordo com a seguinte regra:
  • O sistema primeiro verifica se a área principal do usuário é capaz de alocar dados e que se usuário possua a permissão "Criar novo processo/recurso/incidente" concedida para esta.
  • Se a condição acima não for atendida, o sistema procura a primeira área hierarquicamente acima da área principal do usuário que aloque dados e este possua a permissão "Criar novo processo/recurso/incidente" concedida.
  • Caso as condições acima não sejam atendidas, nenhuma sugestão é feita.

Para mais detalhes sobre edição desses campos, consulte o tópico "Edição avançada".

 

Observações:

• Esta funcionalidade destina-se apenas à busca de processos. Não é possível utilizá-la para recursos e incidentes processuais.
• Apenas processos com numeração CNJ são armazenados nos servidores da Thomson Reuters. Processos sem esse padrão (como de tribunais superiores) serão automaticamente direcionadas para a busca diretamente no sistema do tribunal.
• Os dados capturados podem estar desatualizados em alguns casos, devido ao intervalo entre a última atualização dos servidores e a consulta ao sistema do tribunal.
• Alguns dados são padronizados por inteligência artificial para garantir maior uniformidade. Para mais informações, consulte o tópico classificação de dados capturados.

 

Processos em segredo de justiça:

Em alguns casos, processos que tramitam em segredo de justiça podem ser obtidos através dos nossos servidores, isto ocorre quando, por exemplo, o processo é distribuído publicamente e, posteriormente, é decretado sigilo. No entanto, algumas restrições precisam ser observadas:

• Não há garantia de que processos sigilosos serão obtidos, neste caso, deve-se utilizar a busca diretamente no sistema do tribunal.
• Quando capturados, o monitoramento deve ser configurado manualmente, informando as credenciais necessárias.
• Dados de processos em segredo de justiça tendem a ser menos atualizados.

 

Capturando processos diretamente do sistema do tribunal

Se o processo não estiver no banco de dados do Legal One ou for de tribunal superior, a busca será feita diretamente no sistema do órgão. 

Nestes casos:

• Informe os detalhes necessários, como órgão e sistema do tribunal.
• Também é possível forçar a busca direta clicando em "Outras opções de captura ou segredo de justiça".

Após iniciada, um contador será exibido enquanto o Legal One tenta buscar os dados no sistema do tribunal, se a captura for concluída dentro deste tempo, o resultado será exibido e o cadastro poderá ser concluído diretamente, conforme detalhado acima. Se a captura não for concluída dentro deste tempo, a tela abaixo será exibida e, não logo a captura seja finalizada, o rascunho estará disponível no submódulo pré- cadastro. 

A captura depende da disponibilidade e velocidade do sistema do tribunal, podendo ser mais demorada ou sujeita a falhas.

Captura de capas atraves do numero da OAB

Esta funcionalidade permite buscar processos vinculados ao número da OAB (registro profissional do advogado) informado. Para cada processo encontrado, será criado um rascunho, facilitando o gerenciamento e o cadastro posterior.

A captura pode ser realizada de duas formas:

• No primeiro acesso do usuário, através das configurações de boas-vindas· 
• A qualquer momento, através do submódulo pré-cadastro

 

No primeiro acesso

Ao acessar o sistema pela primeira vez, um assistente permite informar o número da OAB (sem caracteres especiais) e a seccional. Marcando a opção "Sincronizar automaticamente os processos vinculados à minha OAB", o sistema inicia a busca dos processos vinculados.

 

Os rascunhos criados estarão disponíveis no submódulo Pré-Cadastro. Para saber como visualizá-los, consulte a seção "Visualizando rascunhos".

Os dados da capa do processo obtidos de cada processo vinculado a OAB pesquisada serão automaticamente preenchidos nos respectivos campos e, por padrão, os campos "Responsável principal", "Escritório origem" e "Escritório responsável" do rascunho gerado serão preenchidos da seguinte maneira:

• Responsável principal: Será automaticamente preenchido com o nome do usuário logado no sistema. O conteúdo informado neste campo será preenchido no campo de mesmo nome para cada rascunho criado.
• "Escritório origem" e "Escritório responsável": O conteúdo destes campos é sugerido em cada rascunho criado de acordo com a área do usuário selecionado logado no sistema de acordo com a seguinte regra:
  • O sistema primeiro verifica se a área principal do usuário é capaz de alocar dados e que se usuário possua a permissão "Criar novo processo/recurso/incidente" concedida para esta.
  • Se a condição acima não for atendida, o sistema procura a primeira área hierarquicamente acima da área principal do usuário que aloque dados e este possua a permissão "Criar novo processo/recurso/incidente" concedida.
  • Caso as condições acima não sejam atendidas, nenhuma sugestão é feita e estes campos deverão ser preenchidos após a criação dos rascunhos. Para saber como fazer este preenchimento, consulte o tópico "Edição avançada" ou então "Alterando vários rascunhos simultaneamente".

Importante:A etapa do assistente descrita acima é exibida somente se, na etapa anterior, o campo "Função" for preenchido com "Advogado(a) sócio(a)", "Gerente jurídico", "Coordenador(a) jurídico", ou "Advogado(a) associado".

 

Pelo submódulo Pré-Cadastro

Para capturar processos pela OAB a qualquer momento:

1. Clique no módulo Processos

2. Clique em Pré-Cadastro

3. Clique no botão Novo cadastro

4. Selecione Cadastro de processos por OAB

 

Informe o numero da OAB (sem caracteres especiais) e a seccional (UF). O campo "Responsável principal" será preenchido automaticamente, mas pode ser alterado para outro usuário ativo. 

O grupo Mais configurações permite:

• Cadastrar apenas partes principais: Apenas os envolvidos selecionados como "Cliente principal" e "Parte adversa principal" serão salvos como contatos, evitando excesso de contatos indesejados.
• "Escritório origem" e "Escritório responsável": O conteúdo informado nestes campos será preenchido nos campos de mesmo nome para todos os rascunhos criados a partir da OAB pesquisada. É importante observar os seguintes pontos:
  • O conteúdo destes campos é sugerido de acordo com a área do usuário selecionado no campo "Responsável principal" de acordo com a seguinte regra:
    • O sistema primeiro verifica se a área principal do usuário é capaz de alocar dados e que se usuário possua a permissão "Criar novo processo/recurso/incidente" concedida para esta.
    • Se a condição acima não for atendida, o sistema procura a primeira área hierarquicamente acima da área principal do usuário que aloque dados e este possua a permissão "Criar novo processo/recurso/incidente" concedida.
    • Caso as condições acima não sejam atendidas, nenhuma sugestão é feita e estes campos deverão ser preenchidos após a criação dos rascunhos. Para saber como fazer este preenchimento, consulte o tópico "Edição avançada" ou então "Alterando vários rascunhos simultaneamente". 
• Enviar cópia das notificações para: Permite informar um e-mail para receber notificações ao final da captura.

Após iniciar a busca, os rascunhos criados serão disponibilizados no submódulo Pré-Cadastro. Para saber como visualizá-los, consulte a seção "Visualizando rascunhos".

 

Captura de capas através de números CNJ em lote

Permite capturar até 1.000 processos simultaneamente. Para isto, siga o passo a passo abaixo:

1. Clique no módulo Processos

2. Clique em Pré-Cadastro

3. Clique no botão Novo cadastro

4. Clicar em Cadastro simplificado por CNJ

 

Para realizar a captura dos processos desejados, primeiro digite ou cole o(s) número(s) do(s) processo(s) no campo "Número(s) CNJ", note que estes números podem ser informados com ou sem a máscara CNJ (pontos e traço) e também podem ser copiados e colados de outro arquivo, planilhas ou qualquer outra origem.

O campo "Responsável principal" será automaticamente preenchido com o nome do usuário logado no sistema, no entanto, o valor sugerido pode ser alterado para qualquer outro usuário ativo. O conteúdo informado neste campo será preenchido no campo de mesmo nome para todos os rascunhos criados a partir da OAB pesquisada.

O grupo "Mais configurações" pode ser utilizado para personalizar os seguintes aspectos da captura:

• Cadastrar apenas partes principais: Apenas os envolvidos selecionados como "Cliente principal" e "Parte adversa principal" serão salvos como contatos, evitando excesso de contatos indesejados.
• "Escritório origem" e "Escritório responsável": O conteúdo informado nestes campos será preenchido nos campos de mesmo nome para todos os rascunhos criados a partir dos números informados. E importante observar os seguintes pontos:
  • O conteúdo destes campos é sugerido de acordo com a área do usuário selecionado no campo "Responsável principal" de acordo com a seguinte regra:
    • O sistema primeiro verifica se a área principal do usuário é capaz de alocar dados e que se usuário possua a permissão "Criar novo processo/recurso/incidente" concedida para esta.
    • Se a condição acima não for atendida, o sistema procura a primeira área hierarquicamente acima da área principal do usuário que aloque dados e este possua a permissão "Criar novo processo/recurso/incidente" concedida. 
    • Caso as condições acima não sejam atendidas, nenhuma sugestão é feita.

• Enviar cópia das notificações para: Permite informar um e-mail para receber notificações ao final da captura.

Após iniciar a busca, os rascunhos criados serão disponibilizados no submódulo Pré-Cadastro. Para saber como visualizá-los, consulte a seção "Visualizando rascunhos".

 

Importação de planilhas

Permite criar vários rascunhos simultaneamente por meio de planilhas:

1. Clique no módulo Processos

2. Clique em Pré-Cadastro

3. Clique no botão Novo cadastro

4. Clicar em Importação de planilha (Excel)

 

O Legal One disponibiliza um modelo de planilha, mas e possivel usar outro arquivo desde que:

• O arquivo possua duas planilhas: "Processos" e "Envolvidos";
• Todos os campos obrigatórios estejam presentes e nomeados conforme o modelo;

Atenção: Apesar do Legal One permitir a utilização de outros arquivos para realizar a importação, é altamente recomendável que o modelo disponibilizado seja utilizado pois ele já auxilia o preenchimento com diversas orientações e validações, evitando assim, erros na etapa de importação dos rascunhos.

Para importar uma planilha, realize o upload do arquivo e preencha os campos, conforme orientações a seguir:

O campo "Responsável principal" será automaticamente preenchido com o nome do usuário logado no sistema, no entanto, o valor sugerido pode ser alterado para qualquer outro usuário ativo. O conteúdo informado neste campo será preenchido no campo de mesmo nome para todos os rascunhos criados a partir da planilha, sempre que esta informação for omitida na planilha a ser importada. Ou seja, se o campo "Responsável principal" for informado na planilha, a informação da planilha será utilizada no rascunho, as linhas que não possuírem esta informação preenchida na planilha, serão preenchidas com o usuário informado neste campo.

O grupo "Mais configurações" permite ao usuário preencher as seguintes informações que serão utilizadas na importação:

• "Escritório origem" e "Escritório responsável": De forma similar ao que ocorre com o campo "Responsável principal", o conteúdo informado nestes campos será preenchido nos campos de mesmo nome para os rascunhos criados quando a informação for omitida na planilha. É importante observar os seguintes pontos:
  • O conteúdo destes campos é sugerido de acordo com a área do usuário selecionado no campo "Responsável principal" de acordo com a seguinte regra:
  • O sistema primeiro verifica se a área principal do usuário é capaz de alocar dados e que se usuário possua a permissão "Criar novo processo/recurso/incidente" concedida para esta.
• Se a condição acima não for atendida, o sistema procura a primeira área hierarquicamente acima da área principal do usuário que aloque dados e este possua a permissão "Criar novo processo/recurso/incidente" concedida. 
• Caso as condições acima não sejam atendidas, nenhuma sugestão é feita. 

Após o upload e preenchimento, clique em Iniciar para processar a planilha e criar os rascunhos. Para saber como visualizá-los, consulte a seção "Visualizando rascunhos".

Para mais detalhes sobre o preenchimento da planilha, consulte as orientações disponíveis no template de importação.

 

Classificação de dados capturados

Algumas informações dos rascunhos são inferidas por inteligência artificial, pois nem sempre estão disponíveis nos sistemas dos órgãos. Os principais campos classificados são:

• Cliente principal e Contrário principal: Os dados dos processos são armazenados em nossos servidores de forma genérica, ou seja, quando os dados dos processos são obtidos e salvos, não há como identificar qual o polo irá efetuar a captura destes. Quando os dados são efetivamente capturados, o Legal One executa uma série de processamentos a fim de determinar qual é o polo cliente, uma vez que o polo cliente é definido, um dos contatos deste polo é definido como cliente principal, por consequência, um contato do polo adverso é definido como contrário. À medida que os dados são classificados e os rascunhos importados, o Legal One também aprende como classificar corretamente, ou seja, com o passar do tempo a taxa de acertos em relação à esta informação tende a aumentar
• Tipo de pessoa (Física ou Jurídica): É muito comum os tribunais disponibilizarem apenas o nome das partes, no entanto, o Legal One faz distinção entre pessoas físicas e jurídicas. Para evitar que seja realizado um cadastro incorreto, o sistema busca classificar os contatos capturados.
• Status: É muito comum também os tribunais não explicitarem qual o status atual do processo, sendo necessário, portanto, a análise de outras informações do processo, principalmente a última movimentação, a fim de determinar o atual status.
• Nomes das partes:Alguns tribunais divulgam apenas as iniciais das partes envolvidas, para evitar problemas após a importação, utilizamos algoritmos que identificam o nome completo nestes casos.

 

Filtros

Filtros por status de captura

 

Os filtros por status ajudam a acompanhar o progresso da captura dos dados da capa dos processos. Os botões disponíveis são:

• Sucesso: Lista processos capturados com êxito. Permite importar, editar ou excluir.
• Processando: Mostra processos em busca e validação. Não permite ações até a conclusão.
• Erro: Exibe processos não capturados com sucesso. Permite apenas excluir.

Dica: Erros na captura podem ocorrer por diversos motivos:

• Sistema do tribunal fora do ar: Aguarde a normalização do serviço.
• Número incorreto: Verifique e corrija o número informado.
• Processo em segredo: Utilize "Outras opções de captura ou segredo de justiça" para buscar conforme o órgão.

 

• Instabilidade no serviço do tribunal: Neste caso, o mais recomendado e informar o numero do processo a ser capturado e clicar em "Outras opções de captura ou segredo de justiça", conforme descrito no tópico acima e informar em qual sistema a captura deverá ser realizada. Por ser uma opção mais direcionada, é menos suscetível a instabilidades no tribunal.

Importante! 

Os status "Sucesso", "Erro" e "Processando" referem-se apenas à captura de dados, não à importação. Ou seja, um processo pode ter sucesso na captura, mas apresentar inconsistências que precisam ser resolvidas antes da importação.

 

Filtros avançados

Para facilitar o ajuste dos registros, o módulo Pré-Cadastro oferece filtros e opções de alteração/exclusão em lote.

 

Os filtros disponíveis incluem:

• Usuário responsável pela importação: Por padrão, o Legal One exibe os rascunhos criados pelo próprio usuário logado no sistema, através deste filtro, e possível visualizar rascunhos criados por outros usuários do sistema.
• Situação do registro: Este filtro possibilita filtrar os registros por: 
  • Registros prontos para importação: Registros que, a princípio, atendem às regras do Legal One como, por exemplo, campos obrigatórios devidamente preenchidos. No entanto, é importante destacar que algumas regras só podem ser validadas no momento da importação do registro, ou seja, um registro pronto para importação ainda pode apresentar erros quando o usuário tentar importar efetivamente.
  • Registros com erros: Estes já apresentaram alguma falha em relação às regras do sistema. Serão mostradas mensagens indicando o erro para que o usuário faça a correção.
  • Registros possivelmente duplicados: Um registro é indicado como possivelmente duplicado quando existe algum outro registro de pré-cadastro ou pasta no sistema com o mesmo número CNJ e mesma data de distribuição.
• Status do processo: Permite filtrar os registros disponíveis pelos status dos mesmos além dos status padrão do sistema, ou seja, "Ativo", "Suspenso", "Baixado" e "Encerrado".
• Escritório origem: Utilize este filtro para pesquisar
• Escritório responsável:
• Natureza: Permite filtrar os registros que estão sendo exibidos pelo campo "Natureza".
• Número CNJ: Permite filtrar os registros pelo número CNJ. Pode ser executada uma pesquisa pelo número completo ou parcial. Por exemplo, e possível filtrar pelo numero "1234567-12.2021.5.15.1234" ou então, por exemplo, apenas por ".5.15." para filtrar por todos os registros vinculados ao TRT 15.
• Data inicial: Data inicial de captura do rascunho;
• Data final: Data final de captura do rascunho;

 

Visualizando rascunhos

Sempre que um rascunho é criado ou alterado, o Legal One realiza uma pré-validação para facilitar a localização e correção de inconsistências. Os rascunhos são destacados por cores: 

• Verde: Todas as regras atendidas, sem mensagens de erro:

 

• Vermelho: Problemas de validação, com mensagens de erro ou alerta: 

 

Podem ser exibidos dois tipos de mensagem para o usuário:

• Mensagens de alerta: Não impedem a importação, mas devem ser verificadas:

• Mensagens de erro: Impedem a importação até que sejam resolvidas.

 

O usuário pode alterar o conteúdo de um registro, estando este apresentando erro ou não. Para editar um rascunho, clique em Editar para ajustar os campos necessários. Para maiores informações sobre como alterar rascunhos, consulte o tópico "Editando um rascunho".

 

Editando um rascunho

O Legal One permite três formas de edição:

1. Edição simples: Alteração rápida dos campos mais comuns, ideal para ajustes rápidos.

2. Edição avançada: Permite alterar diversos campos, preencher informações adicionais e configurar monitoramento.

3. Alteração em lote: Permite alterar determinados campos de vários rascunhos simultaneamente.

 

 

Edição simples

A edição simples é destinada aos casos em que o principal objetivo do usuário é uma revisão e ajuste rápidos de um rascunho, sem que seja necessário o preenchimento de todos os campos antes da criação do processo, ou seja, quando o principal objetivo do usuário seja a disponibilização rápida da pasta de processo cadastrada, mesmo que seja necessário adicionar outros dados depois disto. 

Abaixo, detalharemos algumas particularidades que precisam ser observadas:

• O campo "Pasta" é o identificador da pasta do processo, recurso ou incidente, gerado pelo rascunho após a importação. Por padrão, não é sugerido nenhum valor para este campo e seu preenchimento pode ser ou não obrigatório, a depender da configuração existente em "Opções > Configurações > Configurações de processos > Nomenclatura das pastas", a saber: "Usar sequencial automático do Legal One para este módulo"
  • Se a configuração estiver marcada, o preenchimento do campo será opcional e, ao importar o rascunho, o Legal One ira atribuir automaticamente um valor para o campo, conforme a configuração.
  • Se a configuração estiver desmarcada, o preenchimento é obrigatório, não sendo possível importar o<br>rascunho sem que o campo tenha sido preenchido previamente.
• O campo "Monitorar através do Datacloud diários oficiais" determina se a pasta gerada pelo rascunho deverá ser monitorada para o recebimento de publicações ou não.
  • Por padrão, esta opção vem desmarcada quando o status for "Baixado" ou "Encerrado" e marcado quando o status for "Ativo" ou "Suspenso".
  • A configuração é realizada automaticamente, considerando a seguinte regra: 
    • Se o campo "Número CNJ" estiver preenchido com um número válido, o sistema extrai o órgão vinculado a este número e configura o monitoramento para este. Por exemplo, se o número CNJ for "234567-89.2024.8.13.1234", o monitoramento será realizado automaticamente para o "Diário da justiça do estado de Minas Gerais".
    • Se o campo "Número CNJ" não estiver preenchido ou estiver preenchido com um valor inválido, o sistema tentará realizar a configuração a partir do órgão selecionado no campo "Orgão". Ou seja, se o órgão for "Tribunal de justiça do Estado do Rio de Janeiro", o sistema fara a configuração para o "Diário da justiça do estado do Rio de Janeiro".
    • Se nenhuma das opções acima forem possíveis, nenhuma configuração de monitoramento será configurada e o campo ficará desabilitado. Para configurar manualmente, utilize a edição avançada ou então importe o rascunho para configurar a pasta após a importação.
• O campo "Monitorar através do Datacloud andamentos" determina se a pasta gerada pelo rascunho deverá ser monitorada para o recebimento de movimentações ou não.
  • Por padrão, esta opção vem desmarcada quando o status for "Baixado" ou "Encerrado" e marcado quando o status for "Ativo" ou "Suspenso".
  • A configuração é realizada automaticamente a partir do valor informado no campo "Número CNJ", ou seja, o Legal One tentará encontrar o número informado nos sistemas do tribunal vinculado ao número preenchido. 
    • Diferente da configuração de monitoramento de publicações, a configuração de monitoramento de movimentações é efetivamente executada após a importação do rascunho e, por depender da comunicação com o tribunal onde o processo está tramitando, pode haver falha na configuração devido a instabilidades no sistema do tribunal, processos em segredo de justiça ou bloqueios do sistema do órgão, por exemplo. De qualquer maneira, uma notificação será enviada, ao usuário que executou a importação, após o término da configuração de monitoramento das pastas importadas com o resultado obtido.
  • Cliente principal e contrário principal: Estes campos devem ser preenchidos com as partes principais do processo. Na listagem de contatos são exibidos tanto os contatos existentes no módulo de contatos (identificados como "Existente na base") quanto os contatos oriundos da planilha ou mesmo da captura de dados (identificados como "Capturado no órgão").

 

Edição avançada

Conforme mencionado acima, agora também é possível concluir o cadastro de um rascunho existente no submódulo pré-cadastro através do formulário simplificado de cadastro de processos. Para isto, basta seguir o seguinte passo a passo:

1. Abra o modulo "Processos", submódulo "Pré-cadastro";

2. Selecione o rascunho desejado e clique em "Editar";

3. Em seguida, clique em "Continuar com o preenchimento"

 

Os dados que estiverem salvos no rascunho serão preenchidos no formulário simplificado, possibilitando ao usuário preencher informações que não estão contidas no rascunho como, por exemplo, campos personalizados, centro de custos ou qualquer outra informação não exibida no rascunho.

Neste contexto, é importante destacar dois pontos:

• Configurações de monitoramento: Se as opções "Monitorar através do datacloud diários" e "Monitorar através do datacloud andamentos" estiverem selecionadas no pré-cadastro, a configuração de monitoramento de diários e movimentações, respectivamente, já estarão solicitadas no formulário simplificado. No entanto, o usuário poderá alterar estas informações conforme a necessidade.
• Envolvidos principais: Se os contatos selecionados nos campos "Cliente principal" e "Contrário principal", forem contatos capturados no órgão, ou seja, que não estiverem cadastrados no Legal One, estes devem ser adicionados manualmente pelo usuário (ou então deve ser selecionado um contato já existente). O objetivo é trazer um maior controle para o usuário, dificultando a criação de contatos em duplicidade no banco de dados acidentalmente.

 

Importante:A importação dos contatos vinculados aos rascunhos diretamente através do pré-cadastro permanece inalterada, ou seja, o sistema fará o cadastro automático dos contatos no banco de dados se estes não forem encontrados.

 

A edição avançada dos rascunhos possibilita ao usuário que o rascunho seja salvo como uma pasta de processo, através do botão "Salvar" ou então, salvar as alterações realizadas, mas mantendo o registro ainda como rascunho, através do botão "Salvar como rascunho". Esta última opção é especialmente útil quando o usuário conclui, durante o cadastro, que não possui tempo ou todas as informações necessárias para concluí-lo. Podendo manter os dados já preenchidos e prosseguir de onde parou posteriormente.

 

Alteração em lote

Para realizar a alteração de vários rascunhos simultaneamente, basta seguir o passo a passo abaixo:

1. Clique em Processos.

2. Abra o submódulo Pré-Cadastro.

3. Selecione os rascunhos desejados.

4. Clique em Editar selecionados.

 

•  

 

Selecione o campo a ser alterado e informe o novo valor.

Se a opção selecionada for “Cliente principal” ou “Contrário principal”, o Legal One exibirá os campos “Nome” e “Posição”, conforme imagem abaixo:

 

• Nome: Este campo exibirá apenas os contatos existentes no módulo "Contatos", em outras palavras, contatos capturados nos órgãos ou inseridos nas planilhas para importação não serão exibidos neste campo.· 
• Posição: Neste campo serão exibidas as posições existentes na tabela "Posições", existente em "Opções > Tabelas do sistema > Tabelas de processos > Posições", compatíveis com o tipo de envolvimento "Cliente principal". Importante destacar algumas peculiaridades no comportamento deste campo, a depender se a alteração estiver sendo aplicada no "Cliente principal" ou no "Contrário principal".
• Cliente principal: Quando a alteração esta sendo realizada no campo "Cliente principal" e a posição selecionada neste campo for do tipo "Terceiro", o conteúdo do campo "Contrário principal" será removido de todos os rascunhos selecionados.
• Contrário principal: Quando a alteração está sendo realizada no campo "Contrário principal", o campo posição não exibirá posições do tipo "Terceiro" e será aplicada ao cliente principal, a posição adversa à selecionada neste campo. Por exemplo: Se a posição escolhida para o contrário selecionado for "Réu", será atribuída a todos os clientes principais dos rascunhos a posição "Autor".

O Legal One não executa nenhuma validação dos dados no momento da alteração, apenas no momento da importação. Ou seja, se um mesmo contato for selecionado como "Responsável principal" e "Contrário principal" em um ou mais rascunhos, por exemplo, a validação desta inconsistência será apontada apenas no momento da importação dos rascunhos.

 

Importando rascunhos

Após capturar ou importar os dados e ajustar os rascunhos, é possível importá-los, transformando-os em pastas de processos. As formas de importação são:

1. Na visualização dos rascunhos: Você pode utilizar o botão "Importar", diretamente através da visualização do rascunho. Neste caso, é importante salientar que as pastas originadas destes rascunhos são criadas mesmo sem o preenchimento dos campos personalizados obrigatórios. Já os campos "CPF/CNPJ" (dos envolvidos), "Centro de custos", "Contrário principal" e "Negociação do contrato de honorários" podem ser importados sem preenchimento ser o Legal One estiver configurado para isto. Para maiores informações, consulte o tópico "Configurações de importação" deste manual.

2. Na edição simples dos rascunhos: Através do botão "Salvar e importar", o rascunho será importado já com as últimas alterações. As mesmas regras aplicáveis para o tópico acima são aplicáveis para este caso.

3. Em lote: na tela principal do submódulo pre cadastro, você pode selecionar ate 1000 rascunhos e importa-los simultaneamente. Neste caso, as regras aplicáveis nos tópicos acima também são aplicáveis para este caso.

4. Na edição avançada dos rascunhos: Clicando no botão "Salvar", o rascunho será salvo como pasta de processo. É interessante observar que, diferentemente das outras opções de importação, todos os campos obrigatórios serão validados e devem ser preenchidos ao clicar em "Salvar".

Após a importação, o rascunho deixa de existir no Pré-Cadastro e a pasta de processo é criada no submódulo "Pastas".

 

Configurações de importação

Para simplificar o processo de importação de pastas, principalmente em casos de grandes quantidades de registros, o Legal One disponibiliza configurações para importação. Estas podem ser acessadas em "Opções > Configurações >Configurações gerais > Configurações de importação".

As seguintes configurações estão disponíveis: 

• Permitir o cadastro de contatos importados sem CPF/CNPJ mesmo quando obrigatório.
  • Selecionando esta opção, o sistema permitirá que os contatos criados a partir de importação de rascunhos sejam criados sem que um CPF/CNPJ seja informado, mesmo que esta informação seja configurada como obrigatória. É importante destacar que, para que esta opção funcione corretamente, a configuração "Permitir cadastrar contatos sem CPF/CNPJ se uma justificativa for inserida." existente em "Opções > Configurações<br>> Configurações de contatos > CPF e CNPJ obrigatórios" deve estar marcada também, visto que o Legal One irá inserir uma justificativa padrão para todos os contatos importados sem estas informações.
• Permitir o cadastro de processos sem negociação de contratos de honorários mesmo quando obrigatório.
  • Esta opção permite que os rascunhos importados sejam criados com o campo "Negociação do contrato de honorários" em branco.
• Permitir o cadastro de processos sem contrário principal mesmo quando obrigatório. 
  • Esta opção permite que os rascunhos importados sejam criados com o campo "Contrário principal" em branco.
• Permitir o cadastro de processos sem centro de custo mesmo quando obrigatório.
  • Esta opção permite que os rascunhos importados sejam criados com o campo "Centro de custos" em branco.

 

FAQ

1. Por que as opções de monitoramento estão desabilitadas após a captura?

Resposta: A captura realizada nos servidores do Legal One independe da disponibilidade do sistema do tribunal. Para configurar o monitoramento, é necessário localizar o processo no órgão. Se o sistema do tribunal estiver indisponível ou o processo estiver em segredo de justiça, o monitoramento não será configurado automaticamente, mas pode ser ajustado posteriormente.

 

2. Por que as opções de monitoramento estão desmarcadas após a captura?

Resposta: O Legal One sugere monitoramento apenas para processos com status "Ativo" ou "Suspenso". Para monitorar outros status, marque a opção antes de importar ou configure manualmente.

 

3. Como configurar o monitoramento de publicações e movimentações para processos importados?

Resposta: Durante a importação de processos, você pode configurar o monitoramento de publicações e movimentações das seguintes formas:· 

• No pré-cadastro: 
  • Marque as opções "Monitorar através do Datacloud diários oficiais" e/ou "Monitorar através do Datacloud andamentos"
  • Para monitoramento de diários, certifique-se de que há pelo menos um advogado que recebe intimação
  • O sistema identifica o diário oficial correto com base no número CNJ ou órgão selecionado
• Após a importação:
  • Você pode configurar o monitoramento posteriormente acessando a pasta do processo
  • Acesse a aba "Monitoramento" e faca os ajustes necessários
  • Lembre-se que a configuração de monitoramento de movimentações depende da disponibilidade do tribunal e pode falhar se o processo estiver em segredo de justiça ou se o tribunal estiver instável.

4. Por que os campos "Cliente principal" e "Parte adversa principal" não foram preenchidos corretamente?

Resposta: Essas informações são classificadas por inteligência artificial e podem apresentar erros. Consulte o tópico "Classificação de dados capturados para maiores detalhes".

 

5. Por que o status do processo exibido no Legal One e diferente do tribunal?

Resposta: O status pode ser inferido por IA quando não está explicitamente informado, podendo haver divergências. Consulte o tópico "Classificação de dados capturados para maiores detalhes".

 

6. Quais processos podem ser capturados dos servidores da Thomson Reuters?

Resposta: O sistema busca números CNJ nos servidores do Legal One e outros padrões diretamente no sistema do órgão. Para buscar um processo CNJ diretamente no tribunal, siga as orientações do tópico "Capturando processos diretamente no sistema do tribunal".

 

7. O temporizador zerou sem concluir a captura, o que fazer?

Resposta: Aguarde a conclusão da captura. Se o processo for encontrado, o rascunho será gerado e você será notificado.

 

8. Por que mais de um rascunho foi gerado ao informar um número de processo?

Resposta: Se o número não estiver no padrão CNJ, o sistema retorna todos os resultados encontrados conforme os critérios de busca.

 

9. Por que a captura de processos vinculados à minha OAB retornou menos processos do que esperado?

Resposta: A busca de processos por número de OAB tenta buscar o maior número de processos vinculados possíveis, no entanto, alguns fatores interferem nesta operação, os principais são:

• A OAB informada não está habilitada para os processos no sistema dos tribunais. Em alguns casos, há uma demora entre a habilitação e a efetivação desta no sistema do tribunal.
• Processos em segredo de justiça.
• O filtro de data aplicado no momento de iniciar a consulta. 
• Processos com numeração CNJ que já existam na base como pastas ou como rascunhos criados.
• A OAB ou inscrição suplementar informada no momento da captura.
• A OAB não está corretamente habilitada no processo no sistema do tribunal
• O limite de processos retornados por captura da OAB foi excedido, o limite é de 3.000 processos retornados por consulta de OAB.

 

10. Por que a captura por OAB esta demorando?

Resposta: Sim, é normal, a busca de processos por OAB pode levar até 24 horas para ser concluída.

 

11. Nao utilizo o Microsoft Office, posso realizar importação por planilhas?

Resposta: Sim, desde que a planilha a ser importada esteja no formato XLS ou XLSX. Outros formatos como, por exemplo, ODT, não são suportados.

 

12. Posso alterar a ordem das colunas da planilha de importação?

Resposta: Sim, desde que os nomes das colunas permaneçam conforme o modelo e as células informadas com o formato esperado em cada uma das colunas. (numérico, data, texto, ... ).

 

13. Posso remover colunas da planilha de importação de processos?

Resposta: Sim, desde que não sejam obrigatórias.

 

14. Por que rascunhos prontos para importação apresentaram erros após a tentativa de importação?

Resposta: Algumas regras só podem ser validadas no momento da importação do rascunho. Corrija os erros conforme as mensagens exibidas para realizar uma nova tentativa de importação.

 

15. Posso desfazer uma importação de rascunhos ou excluir uma pasta de processo criada por engano?

Resposta: Após a importação, o rascunho deixa de existir no submódulo pré-cadastro e é convertido em uma pasta de processo. A exclusão de pastas de processo deve ser realizada diretamente no módulo "Pastas", respeitando as permissões do usuário. Não é possível desfazer a importação, mas a pasta pode ser excluída se necessário.

 

16. O que fazer se um rascunho apresentar informações divergentes do processo real?

Resposta: Caso identifique divergências entre os dados do rascunho e as informações reais do processo, utilize a função de edição (simples ou avançada) para corrigir os campos antes de importar. Se o erro persistir após a importação, ajuste os dados diretamente na pasta de processo.

 

17. Como identificar se um processo já foi cadastrado anteriormente para evitar duplicidade?

Resposta: Nos casos em que o processo for capturado a partir do número CNJ, o sistema realiza validação automática de duplicidade para processos e a captura não é realizada. Nos casos de importação por planilha, se houver um rascunho ou pasta já cadastrada com o mesmo número, uma mensagem de duplicidade será exibida. Para outros tipos de processos, recomenda-se utilizar filtros e pesquisar pelo número do processo antes de cadastrar.

 

18. O que significa cada cor exibida nos rascunhos?

Resposta: Rascunhos destacados em verde indicam que todas as validações foram atendidas na criação ou edição do rascunho. Rascunhos em vermelho sinalizam erros ou inconsistências que impedem a importação. Mensagens de alerta podem aparecer em ambos os casos, indicando pontos que merecem atenção.

 

19. O que fazer se não encontrar um campo específico para preenchimento durante a importação ou edição do rascunho?

Resposta: Alguns campos podem estar disponíveis apenas na edição avançada ou após a importação, na pasta de processo. Caso não localize um campo, verifique se está utilizando o modo de edição adequado ou consulte o suporte para orientação. É possível acessar à edição avançada de rascunhos de processos na edição do rascunho clicando no botao "Continuar com o preenchimento".

 

20. É possível importar rascunhos de diferentes tipos de processos (recursos, incidentes) em uma única planilha?

Resposta: Sim, desde que a planilha siga o modelo disponibilizado pelo Legal One, contemplando todos os campos obrigatórios para cada tipo de processo. Certifique-se de preencher corretamente as informações para evitar erros na importação.

 

21. É possível importar planilhas contendo apenas recursos ou incidentes processuais?

Resposta: Não, os recursos e incidentes processuais devem estar sempre vinculados a processos e este vínculo pode ser feito apenas através do campo "Chave processo pai" na planilha, portanto, os recursos e incidentes devem estar contidos na mesma planilha que o processo.

 

22. É possível configurar campos personalizados para os rascunhos?

Resposta: Sim, campos personalizados podem ser configurados no formulário simplificado de cadastro de processos, durante a edição avançada do rascunho ou após a importação na pasta de processo.

 

23. Por que é exibida a mensagem "É obrigatório incluir pelo menos um advogado que recebe intimação"?

Resposta: Esta mensagem aparece quando o processo que você está tentando importar tem configurado o monitoramento de publicações (diários oficiais) e o sistema precisa saber qual advogado receberá as notificações dessas publicações. Isso ocorre principalmente quando o processo possui tanto número CNJ quanto número antigo preenchidos. Para resolver este problema, você tem três opções:

1. Editar o rascunho e incluir um advogado que recebe intimação via edição avançada do processo 

2. Desmarcar a opção "Monitorar através do Datacloud diários oficiais" se não precisar dessa funcionalidade

3. Remover o número antigo do processo, mantendo apenas o número CNJ

Nas configurações gerais, você também pode definir que o responsável principal seja automaticamente sugerido como advogado que recebe intimação.

 

24. Como identifico se um processo ja existe na base antes de importá-lo?

Resposta: O sistema verifica automaticamente se um processo já existe na base durante a importação. Quando um processo já existe:

1. Na captura por CNJ: o sistema exibirá uma mensagem informando que já existe um processo ou rascunho com o mesmo número

2. Na captura por OAB: os processos já existentes são automaticamente filtrados dos resultados

3. Na importação por planilha: será exibida a mensagem "Existem um ou mais processos semelhantes"

Para verificação manual, você pode pesquisar o número do processo no módulo "Processos > Pastas" antes de importá-lo. O sistema considera o número CNJ e a data de distribuição como critérios para identificar duplicidades.

 

25. Qual a diferença entre captura por CNJ e captura por OAB?

Resposta:

• Captura por CNJ: Permite buscar informações específicas de um ou mais processos a partir do número CNJ fornecido. É ideal quando você já conhece os números dos processos que deseja importar. Pode ser feita para um processo individual ou em lote (até 1.000 números). 
• Captura por OAB: Permite buscar todos os processos associados a um determinado número de OAB em um período específico. É útil para advogados que desejam importar todos os seus processos de uma só vez, sem precisar informar cada número individualmente. Esta captura pode levar até 24 horas para ser concluída e tem um limite de 3.000 processos retornados por consulta.

Ambos os métodos criam rascunhos no pré-cadastro que precisam ser revisados antes da importação definitiva.

 

26. Por que recebo a mensagem "Não foi encontrado o registro com o id informado no campo Contrario"?

Resposta: Esta mensagem aparece quando o sistema não consegue identificar o contato informado como parte contrária no processo. Isso pode ocorrer porque:

1. O contato não existe no sistema

2. O campo CPF/CNPJ é obrigatório e não está preenchido

3. Existe uma divergência entre o nome do contato na captura e o cadastrado no sistema

Para resolver:

1. Verifique se o contato esta cadastrado corretamente no modulo de contatos

2. Em "Configurações gerais > Configurações de importação", marque a opção "Permitir importação de contatos sem a informação com obrigatoriedade exigida"

3. Em "Configurações de contatos", marque a opção "Permitir cadastrar contatos sem CPF/CNPJ se uma<br>justificativa for inserida"

 

27. Como edito vários rascunhos de em lote no pre-cadastro?

Resposta: Para editar vários rascunhos simultaneamente:

1. Acesse o módulo "Processos"

2. Clique no submódulo "Pré-cadastro"

3. Selecione os rascunhos que deseja editar (usando as caixas de seleção)

4. Clique em "Editar selecionados"

5. Selecione o campo que deseja alterar (Status, Natureza, Escritório origem, Escritório responsável, Cliente principal ou Contrário principal)

6. Preencha o novo valor para o campo selecionado

7. Clique em "Salvar"

Esta funcionalidade é especialmente útil para corrigir campos como "Escritório origem" e "Escritório responsável" em vários rascunhos que apresentam o mesmo erro.

 

28. O que significa a mensagem "É obrigatório informar um conteúdo válido para o campo Chave processo pai"?

Resposta: Esta mensagem aparece quando você esta tentando importar um processo do tipo "Recurso" ou "Incidente" sem vincular ao processo principal (processo pai). Para resolver:

1. Verifique se o tipo de registro está correto (Processo, Recurso ou Incidente)

2. Se for Recurso ou Incidente, certifique-se de que o campo "Chave processo pai" está preenchido com o identificador do processo principal

3. Certifique-se de que o processo pai já existe na base ou está sendo importado no mesmo lote 

Para importar recursos ou incidentes com sucesso, o processo pai e seus derivados devem estar no mesmo lote de importação, ou o processo pai já deve existir na base.

 

29. Por que alguns processos vão para a aba de "Erro" no pré-cadastro?

Resposta: Os processos podem ir para a aba de "Erro" por diversos motivos:

1. O número CNJ informado não existe nos tribunais

2. O formato do número não segue o padrão CNJ

3. O processo já existe na base do sistema

4. O tribunal está instável ou não respondeu à consulta

5. O processo está em segredo de justiça

6. O processo é um recurso ou incidente (na captura por OAB)

7. Existe alguma inconsistência nos dados do processo

Os processos listados na aba "Erro" são oriundos de consultas por CNJ ou OAB, você pode verificar o motivo específico do erro nas notificações do sistema ou clicando no próprio rascunho para ver a mensagem detalhada.

 

30. Qual formato devo usar para o campo "valor da causa" na planilha de importação?

Resposta: O campo "valor da causa" na planilha deve ser preenchido apenas com números, sem o indicativo de moeda (R$). O formato correto é usar apenas os valores numéricos entre 0,01 e 999.999.999.999,99. Por exemplo, ao invés de "R$ 10.000,00", use apenas "10000,00" ou "0000". Se o valor estiver formatado incorretamente (com<br>o símbolo R$), o sistema exibirá uma mensagem de erro durante a importação.

 

31. O que acontece com os campos obrigatórios na importação de rascunhos?

Resposta: Ao importar rascunhos pelo pré-cadastro, o sistema permite flexibilizar alguns requisitos obrigatórios através das "Configurações de importação" (em Opções > Configurações > Configurações gerais > Configurações de importação). Você pode configurar o sistema para permitir:

1. Cadastro de contatos sem CPF/CNPJ mesmo quando obrigatório

2. Cadastro de processos sem negociação de contratos de honorários

3. Cadastro de processos sem contrário principal<br><br>

4. Cadastro de processos sem centro de custo

No entanto, se você usar a edição avançada (formulário completo), todos os campos obrigatórios serão validados normalmente.

 

32. Como importar processos em segredo de justiça?

Resposta: Para importar processos em segredo de justiça:

1. Inicie a captura normalmente com o número CNJ

2. Clique em "Outras opções de captura ou segredo de justiça"

3. Selecione o órgão e o tipo de consulta apropriados

1. Preencha as credenciais de acesso ao processo (geralmente login e senha de acesso ao tribunal)

2. Clique em "Capturar"

3. Após a captura, revise os dados no pré-cadastro

4. Complete as informações necessárias e importe o processo 

É importante notar que mesmo que o Legal One consiga obter dados de processos em segredo, a configuração de monitoramento desses processos sempre precisará ser realizada manualmente.

 

33. Por que alguns contatos podem ser duplicados durante a importação?

Resposta: Contatos podem ser duplicados durante a importação quando o sistema não consegue identificar que se trata da mesma pessoa/empresa. Isso ocorre principalmente porque: 

1. O sistema compara tanto o nome quanto o CPF/CNPJ para identificar duplicidades.

2. Se um contato é importado sem CPF/CNPJ e já existe um com o mesmo nome mas com CPF/CNPJ, um novo contato será criados

3. Se os nomes têm grafias ligeiramente diferentes (como "Cleber" e "Cleyber"), o sistema pode criar um novo contato

Para minimizar duplicidades, certifique-se de que os contatos importantes já estejam cadastrados no sistema antes da importação e que os dados estejam consistentes na planilha ou na captura.

 

34. Como configurar o monitoramento de publicações e movimentações para processos importados?

Resposta: Durante a importação de processos, você pode configurar o monitoramento de publicações e movimentações das seguintes formas:

1. No pré-cadastro:

1. Marque as opçoes "Monitorar atraves do Datacloud diarios oficiais" e/ou "Monitorar atraves do Datacloud<br>andamentos"

2. Para monitoramento de diários, certifique-se de que há pelo menos um advogado que recebe intimação

• Configuração automática:

1. Por padrão, o sistema sugere monitoramento ativo para processos com status "Ativo" ou "Suspenso"

2. O monitoramento é desativado automaticamente para processos "Baixados" ou "Encerrados"

3. O sistema identifica o diário oficial correto com base no número CNJ ou órgão selecionado

• Após a importação:

1. Você pode configurar o monitoramento posteriormente acessando a pasta do processo

• Acesse a aba "Monitoramento" e faça os ajustes necessários

Lembre-se que a configuração de monitoramento de movimentações depende da disponibilidade do tribunal e pode falhar se o processo estiver em segredo de justiça ou se o tribunal estiver instável.

 

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