Seção 1: Nova configuração de Área aprovadora

Proposta de valor

A introdução da opção de área aprovadora nas regras de reagendamento amplia significativamente a flexibilidade e escalabilidade do processo de aprovação. Com essa novidade, torna-se possível designar uma área inteira como responsável pela aprovação, permitindo que qualquer colaborador ativo alocado nela possa realizar essa ação. Isso favorece a continuidade operacional, distribui melhor as responsabilidades e reduz dependências individuais, promovendo agilidade e resiliência nos fluxos de trabalho.

Objetivo

Expandir as possibilidades de configuração de aprovadores nas regras de reagendamento, aumentando a eficiência e a flexibilidade do processo de aprovação de alteração de reagendamentos e prazos.

Como configurar

1. Acesse as configurações de gestão de reagendamento:

• Vá em: Opções > Configurações > Configurações de Agenda > Gestão de reagendamento

2. Adicione ou edite uma regra existente

• Com a configuração habilitada, adicione ou edite uma regra existente e no campo 'Aprovador' selecione a nova opção "Área(s) do escritório".

3. Escolha a área que será responsável pela aprovação

• Um campo extra vai aparecer automaticamente para selecionar a área desejada.
• A lista mostra apenas áreas que têm pessoas alocadas.
• É obrigatório preencher o campo quando a opção "Área do escritório" estiver selecionada.

4. Revise o aprovador secundário

• Após selecionar a área aprovadora, revise o usuário selecionado no campo 'Aprovador secundário' da regra.

5. Salve a regra 

• A partir desse momento, qualquer solicitação* feita com base nessa regra será direcionada para a área escolhida na configuração.
  • *Caso a área selecionada não tenha, ou em algum momento passe a não ter, usuários ativos alocados, as solicitações criadas a partir daquela regra serão direcionadas para o aprovador secundário definido na regra.
• Nas solicitações direcionadas a uma área, a área escolhida será preenchida no campo 'Aprovador', e todos os usuários alocados nesta área terão permissão para aprovar/recusar as solicitações.

Passo a passo

1. Configuração: 

• Nas configurações de gestão de reagendamento ativar regras de gestão de reagendamento e configurar pelo menos uma regra com uma área selecionada no campo 'Aprovador'.

2. Criação da solicitação:

• Com um usuário que não pertença à área aprovadora, realize uma alteração em uma atividade que se enquadre na regra configurada.
• Quando solicitado, informe o motivo da alteração e crie uma solicitação de reagendamento.
  • Se a área aprovadora tiver usuários ativos, a solicitação será direcionada à área definida na regra.
  • Se a área aprovadora não tiver usuários ativos, a solicitação será direcionada ao aprovador secundário definido na regra.

3. Aprovação ou recusa:

• Qualquer usuário pertencente à área aprovadora, com as devidas permissões de acesso, pode aprovar ou recusar a solicitação.

4. Auditoria:

• A aprovação/recusa é registrada na auditora do compromisso/tarefa, indicando qual usuário realizou a ação.

5. Notificação:

• A aprovação/recusa é notificada ao solicitante via e-mail, indicando qual usuário realizou a ação

6. Gestão das solicitações:

• Na tabela de solicitações, é possível filtrar as solicitações por "Área aprovadora", facilitando a gestão das solicitações pendentes.
• No campo de filtro por aprovador, você verá três opções
  • Usuário aprovador: permite buscar solicitações cujo usuário selecionado possui poder para aprovar/recusar, sejam elas direcionadas diretamente para ele ou para áreas em que ele esteja alocado.
  • Área aprovadora: permite buscar solicitações que foram direcionadas para uma área
  • Solicitante da alteração: permite buscar quem solicitou a alteração.
• Ao selecionar a opção 'Área aprovadora', um campo de seleção de áreas será exibido.
  • Você pode escolher uma ou mais áreas a partir da lista (somente áreas que alocam pessoas estarão disponíveis para seleção). 
• Se nenhuma área for selecionada, o sistema mostrará todas as solicitações que tenham qualquer área como aprovadora, independente de qual seja a área.

Restrições

1. Para acessar a configuração de Gestão de reagendamentos continua sendo necessário ter permissão no Controle de acesso para "Acessar" em "Opções > Configurações > Configurações de Agenda".

2. Usuários administradores continuarão tendo permissão irrestrita para aprovar/recusar solicitações.

3. A permissão no Controle de acesso para 'alterar compromisso' ou 'alterar tarefa' continua sendo necessária para ação de aprovar solicitações.

4. A lógica de criação e aprovação para solicitações que não utilizam "Área" como aprovador será mantida.

5. Não haverá atualização automática de aprovadores de solicitações já existentes.

6. O sistema não exige solicitação adicional para alterações realizadas por usuários que pertençam a área aprovadora naquelas alterações que atendam à regra em questão

7. O sistema irá impedir aquela área seja excluída ou modificada (removendo a opção de alocar pessoas) se ela estiver envolvida em regras de reagendamento ou em solicitações pendentes, garantindo a integridade das configurações.

Seção 2: Recusa de solicitações em lote

Proposta de valor 

A recusa em lote permite que o usuário recuse várias solicitações de reagendamento de uma só vez, reduzindo o tempo gasto com ações repetitivas e aumentando a eficiência no gerenciamento da agenda.

Objetivo

Oferecer uma forma rápida e centralizada de recusar múltiplas solicitações, mantendo as validações e regras de negócio já existentes, sem comprometer a segurança ou a rastreabilidade da ação. 

Passo a passo

1. Acesse a tela de Solicitações de Reagendamento no módulo de Agenda do Legal One.

2. Selecione a partir da caixa de seleção múltiplas solicitações que deseja recusar.

3. Clique na engrenagem de ações em lote e escolha a opção "Recusar"

4. O sistema abrirá uma caixa de recusa, com campo para preenchimento do motivo. 

5. Preencha o motivo da recusa e clique no botão "Recusar".

6. Ao sistema iniciará o processamento de recusa, o sistema exibirá um feedback: "Recusa de solicitações iniciada"

7. Ao final da ação, o sistema enviará uma notificação com o resultado da ação: êxito total, falha total ou êxito parcial.

8. Em caso de falhas, clique no link do título da notificação para visualizar os motivos e acessar as fichas das solicitações com erro.

Regras e restrições

1. Apenas solicitações com status pendente poderão ser recusadas

2. Ao final da ação, em caso de sucesso:

• As solicitações terão o status alterado para 'Recusada'
• O motivo da recusa informado será salvo em cada solicitação.

3. Somente o usuário que seja aprovador OU faça parte da área aprovadora poderá recusar uma solicitação.

4. Usuários administradores sempre poderão recusar solicitações

5. A ação de recusar solicitações em lote será realizada de forma assíncrona, em segundo plano.

6. O sistema permite a recusa de até 1.000 solicitações por vez. Caso sejam selecionadas mais de 1.000, o sistema irá considerar apenas as primeiras 1.000.

7. A ação de recusar solicitações em lote não irá disparar e-mail de feedback para o usuário solicitante da alteração.

8. A ação de recusar solicitações em lote será registrada na auditora do compromisso/tarefa, indicando qual usuário realizou a ação.

PRODUTOS - BRASIL