Proposta de valor 

A nova funcionalidade oferece uma solução simples e robusta para otimizar a gestão de prazos e atividades em escritórios de advocacia, eliminando a necessidade de cadastramento manual repetitivo. Com a introdução de modelos de tarefas predefinidos e possibilidade de gerar etapas associadas a uma atividade principal, os usuários poderão automatizar o processo de criação de tarefas, economizando tempo e reduzindo erros manuais.

 

Objetivo

O objetivo desta evolução é simplificar e automatizar o processo de cadastro de tarefas padronizadas e repetitivas.  A funcionalidade tem como objetivo oferecer uma solução estruturada para geração automática e manual de etapas (tarefas predefinidas) durante a criação de uma atividade principal, contando com preenchimento automático de campos partir de modelos padronizados. Os benefícios incluem aumento da eficiência operacional, minimizar erros manuais e garantir que etapas necessárias para o cumprimento de uma atividade sejam geradas de maneira consistente.

 

Como configurar 

1) Criação de modelos de tarefas predefinidas

Primeiramente, é importante que os modelos das tarefas predefinidas devam ser configurados. Para isto, siga o passo a passo abaixo: 

Opões > Tabelas do sistema > Tabelas gerais > Tipos de andamentos/compromisso/tarefa > Adicionar novo subtipo/ Alterar subtipo

1.Acesse o formulário do subtipo

Navegue até Opções > Tabelas do sistema > Tabelas gerais > Tipos de andamento/compromisso/tarefa e escolha “Adicionar novo subtipo” ou “Alterar um subtipo existente”.

2.Adicione etapas

Na seção “Gerenciar etapas”, clique no botão “Adicionar etapa”.

 

Preencha os seguintes campos para cada etapa:

• Descrição: Insira a descrição, com até 250 caracteres, para a tarefa. Este campo é obrigatório e esta informação sempre será sugerida para esta etapa.
• Tipo: Caso deseje, selecione um tipo/subtipo para ser atribuído à tarefa. Se esta informação for omitida, as etapas possuirão o mesmo tipo/subtipo da tarefa principal. Importante destacar que, caso o subtipo selecionado possuir etapas pré-definidas configuradas, estas não serão criadas para a etapa;
• Prazo: Configure os parâmetros para o cálculo da data de conclusão da etapa

1. Escolha se deseja adicionar ou subtrair dias
2. Insira o número de dias corridos que devem ser adicionados/subtraídos
3. Selecione a data de referência a qual serão adicionados ou subtraídos dias, ou seja, ‘Data de publicação’ ou ‘Data de conclusão prevista’ da atividade principal.

Ex: Subtrair 4 dias da data de conclusão da atividade principal;

Adicionar 3 dias à data de publicação da atividade principal.

• Responsável/Executante: Selecione um usuário ativo, se desejar. O usuário selecionado vai ser definido como envolvido responsável e executante da tarefa. Se esta informação for omitida, o usuário que está cadastrando as tarefas será sugerido nas etapas.

3.Salve para concluir a operação. 

 

2) Criação de atividades com carregamento automático de tarefas predefinidas

Ao criar uma tarefa ou compromisso e selecionar no campo "Tipo" um subtipo com um modelo de tarefas pré- definidas associado, conforme explicado acima, as tarefas pré- definidas serão automaticamente carregadas, tornando o processo de cadastro mais fácil. 

Agenda > Adicionar > Novo compromisso/nova tarefa > Selecionar no campo "Tipo" um subtipo com modelo de tarefas predefinidas

1. Inicie a criação de um novo compromisso ou tarefa:

• Acesse o formulário completo de criação de compromissos ou tarefas.

2. Selecione o tipo/subtipo:

• No campo "Tipo", escolha um subtipo que tenha um modelo de tarefas pré-definidas configurado.
• O campo “Tipo” será parâmetro para o carregamento de etapas. Ou seja, se o usuário estiver configurando etapas e, em seguida alterar o campo “Tipo”, então as etapas anteriores serão apagadas ou substituídas por um novo modelo.

3. Carregamento automático das tarefas predefinidas:

• Ao selecionar o subtipo, as tarefas pré-definidas do modelo serão automaticamente carregadas na seção "Gerenciar etapas".
• Adicione novas etapas se desejar, de acordo com suas permissões para criar tarefa.

4. Revisão das tarefas predefinidas: 

• Os campos das etapas pré-definidas, como "Descrição", "Tipo", "Prazo", e "Responsável/Executante", serão preenchidos automaticamente conforme o modelo
  • O campo “Conclusão prevista” será calculado aumentando ou decrementando o número de dias corridos preenchido no campo “Prazo”, de cada etapa, do campo “Data de conclusão prevista” ou “Data de publicação” do compromisso ou tarefa principal
  • Após realizar o cálculo, o sistema exibe um alerta informativo quando a data calculada for um dia da semana e um alerta de aviso quando a data calculada for um fim de semana
  • Se o campo “Tipo” for preenchido com um subtipo que possua etapas pré-definidas configuradas, estas não serão criadas para a etapa
• Caso necessário, ajuste os detalhes das tarefas pré-definidas conforme permissões de acesso para cada usuário. Você também pode adicionar etapas manualmente, conforme veremos mais a frente, ou então remover etapas configuradas no modelo.

5. Conclusão

• Finalize o preenchimento dos demais campos da tarefa ou compromisso principal.
• Salve a atividade para concluir o processo.

Confira a funcionalidade nas telas a seguir:

 

No formulário de cadastro do compromisso ou tarefa principal, alguns campos serão identificados com a informação “Campo parâmetro de etapas”. Isto significa que, se a informação contina neste campo for alterada, as etapas associadas a este compromisso ou tarefa serão alteradas também.

 

3) Criação atividades com etapas adicionadas manualmente

Ao criar uma tarefa ou compromisso e selecionar no campo “Tipo” um tipo ou um subtipo que não tenha modelo de tarefas pré-definidos ou se for preciso adicionar etapas extras a um subtipo que possua etapas pré-definidas, o usuário poderá adicionar manualmente etapas à atividade principal.

Agenda > Adicionar > Novo compromisso/nova tarefa > Selecionar no campo "Tipo" um tipo ou subtipo sem modelo de tarefas predefinidas

1.Abra o formulário e selecione “Gerenciar etapas”:

• No formulário completo de criação de uma nova tarefa ou compromisso, clique em "Gerenciar etapas" para abrir barra lateral onde será possível adicionar tarefas pré-definidas.

2.Adicionar tarefas pré-definidas:

• Na barra lateral, clique no botão "Adicionar etapa".
• Um novo agrupamento de campos aparecerá para que você preencha as informações da etapa.

3.Preencha os detalhes da subtarefa:

• Descrição: Escreva uma descrição de até 250 caracteres.
• Tipo: Selecione o tipo/subtipo da etapa. Importante destacar que, caso o subtipo selecionado possuir etapas pré-definidas configuradas, estas não serão criadas para a etapa;
• Prazo: Configure os parâmetros para o cálculo da data de conclusão da etapa

1.Escolha se deseja adicionar ou subtrair dias

2.Insira o número de dias corridos que devem ser adicionados/subtraídos

3.Selecione a data de referência a qual serão adicionados ou subtraídos dias, ou seja, ‘Data de publicação’ ou ‘Data de conclusão prevista’ da atividade principal.

Ex: Subtrair 4 dias anteriores da data de conclusão da atividade principal;

Adicionar 3 dias da data de publicação da atividade principal.

4. 

• Responsável/Executante: Opcionalmente, escolha um envolvido responsável/executante para a etapa.

 

Confira a funcionalidade nas telas a seguir:

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4) Gestão das etapas criadas

Após salvar o formulário de criação da atividade principal e obter sucesso nas validações, o sistema irá criar a atividade principal, conforme regra atual. Para cada etapa adicionada à atividade principal, será gerada uma etapa. A ação de gerar as etapas ocorrerá em segundo plano, ou seja, as etapas são criadas automaticamente pelo Legal One após a criação da tarefa principal. Ao finalizar a ação, o usuário que cadastrou as atividades receberá um feedback via notificação do sistema.

 

Todas as tarefas pré-definidas geradas a partir de uma tarefa ou um compromisso principal receberão o tratamento do Legal One de tarefas geradas a partir de um compromisso/tarefa. Incluindo as regras abaixo:

• As etapas configuradas darão origem a tarefas na seção "Gerou" de compromisso/tarefa a partir da qual forma geradas.

 

• A seção Gerou de Compromissos, Tarefas e Andamentos foi atualizada para aprimorar a visualização, garantindo acesso rápido às informações mais relevantes de itens gerados. A partir de agora, a seção ‘Gerou’ irá exibir um conteúdo mais completo e contextualizado dos registros, considerando as seguintes melhorias: 
  • Adição das abas “Todos”, que exibe todos os itens gerados, e “Etapas”, que exibe apenas etapas geradas.
  • Adição da coluna "Status" para indicar o status de cada compromisso/tarefa, utilizando o padrão visual já existente na aplicação. 
  • Adição da coluna "Data de conclusão" exibindo a data de conclusão prevista para cada compromisso/tarefa.
  • A coluna "Descrição" passará a exibir o botão "Ver envolvidos" para compromissos/tarefas, permitindo acesso a lista de envolvidos na atividade. 
  • Alteração do texto da coluna "Data" para "Data de início", tornando a informação mais clara.
  • Adição da coluna “Ações”, com as ações de alterar e cumprir disponíveis para compromissos e tarefas gerados:

• As tarefas geradas também podem ser facilmente identificadas na lista da Agenda, sendo indicadas por “Gerado a partir de um compromisso/tarefa.

 

• As tarefas geradas também são pesquisáveis na pesquisa avançada de compromissos e tarefas, a partir da lista e do submódulo relatórios, considerando o filtro de "Gerou/gerado".

 

• As tarefas geradas exibem na ficha de visualização o link andamento/compromisso/tarefa que a partir da qual foi geral
  • "Tarefa gerada a partir do compromisso [Descrição - link]
  • "Tarefa gerada a partir da tarefa [Descrição - link]"
  • "Tarefa gerada a partir de um andamento [Descrição - link]

 

• A atividade principal e as etapas geradas irão contar com uma barra de progresso, que permitirá uma visão unificada do cumprimento das etapas.
  • A barra de progresso será exibida:
    • Na ficha de visualização de compromissos/tarefas (principais) que possuam etapas geradas.
    • Na ficha de visualização de tarefas, que sejam etapas geradas a partir de uma atividade principal
• A barra de progresso indica quantas etapas foram criadas a partir do compromisso/tarefa principal e, destas, quantas ainda estão pendentes de serem cumpridas.
  • Serão consideradas 'pendentes de serem cumpridas', todas as tarefas cujo valor do campo [Status] seja diferente de "Cumprido" e "Cancelado".
  • Serão consideradas 'Em atraso' todas as etapas 'pendentes de serem cumpridas' E que o valor do campo [Data de conclusão prevista] seja inferior à {Data atual}.
• A barra de progresso sempre terá um status, definido conforme os critérios a seguir:
  • Carregando: exibido durante o carregamento de informações.

 

• Base: exibido quando a progressão está em seu estado inicial ou padrão e não se enquadra em Completo, Atenção ou Erro. Utilizado quando o progresso é menor que 99%. 

 

• Completo: exibido quando todas as etapas foram concluídas, indicando um progresso positivo e satisfatório. Utilizado quando o progresso é igual a 100%. 

 

• Atenção: exibido quando pelo menos uma etapa estiver 'Em atraso', independentemente da porcentagem de conclusão. 

 

• Erro: exibido quando o sistema se deparar com alguma situação inesperada que impeça o carregamento da barra de progresso. 

 

• Ao acessar o link exibido no contador, o sistema direciona o usuário para seção 'Gerou' da atividade principal. 

 

Regras e restrições

• Criação de modelos de tarefas predefinidos: 
  • Cada subtipo poderá ter 15 etapas predefinidas;
  • Não será possível criar etapas a partir de um tipo, apenas dos subtipos.
  • Somente usuários com permissão no Controle de acesso para ação ‘Módulo Opções – Tabelas do sistema – Tabelas gerais – Acessar’ poderão acessar a tabela de tipo/subtipo de andamento/compromisso/tarefa para criar tarefas pré-definidas.
  • O sistema não impede o usuário de criar etapas para um subtipo em que o tipo pai não seja de compromisso/tarefa. Porém, conforme regra atual, durante a criação de um compromisso/tarefa, somente será possível selecionar no campo [Tipo] tipos de compromisso e/ou de tarefa, e subtipos em que o tipo pai seja de compromisso e/ou de tarefa. Isto é, se o usuário criar etapas pré-definidas em um subtipo cujo tipo pai seja somente de andamento, ele não poderá ser selecionado durante a criação de compromissos/tarefas.
  • O Legal One permite a criação de até 500 subtipos de andamento/compromisso/tarefa.
  • Ao gerar uma atividade a partir de um andamento e adicionar etapas à atividade gerada, o andamento também será considerado ‘pai’ das etapas geradas. Com isso, será possível visualizar as etapas não só pela atividade principal, mas também a partir da seção ‘Gerou’ do andamento que deu origem à atividade principal.

• Carregamento automático de tarefas pré-definidas no cadastro de compromisso/tarefa
  • Quando durante a criação de um compromisso/tarefa um subtipo com modelo de etapas é selecionado, o usuário somente poderá alterar e/ou excluir uma etapa pré-definida caso tenha permissão de acesso para alterar tarefa e/ou excluir tarefa, respectivamente.
  • O campo [Prazo] da etapa poderá ser alterado independente de permissão de acesso quando resultar numa data de conclusão que apresente impedimento.

• Regras para criar etapas
  • Para adicionar etapas durante a criação de uma atividade principal, o usuário deve ter a permissão “Criar nova tarefa” concedida no Controle de acessos
  • Somente será possível criar etapas a partir da criação manual de um compromisso/tarefa. Isto é, não será possível gerenciar etapas a partir da criação automática de um compromisso/tarefa
  • Não é possível criar etapas a partir da edição de um compromisso ou tarefa
  • Não é possível criar compromissos ou tarefas recorrentes que possuam etapas;
  • Não é possível criar etapas do tipo “Compromisso”, apenas tarefas;
  • A criação de etapas não dispara fluxos do workflow. Ou seja, se um fluxo for configurado para ser disparado ao criar uma tarefa de um determinado tipo, por exemplo, este fluxo não será disparado se a tarefa criada foi uma etapa. Os fluxos de alteração são disparados normalmente a partir de etapas;
  • Somente será possível gerenciar etapas pelo formulário completo de cadastro de compromisso ou tarefa. Isto é, a funcionalidade não está disponível em formulários de cadastro simplificados.
  • Cada atividade poderá gerar até 15 etapas.
  • A criação das etapas ocorre em segundo plano, portanto, pode haver um pequeno atraso entre a criação da tarefa principal e suas etapas;
  • Após criadas, as etapas, apesar de manterem o vínculo com a tarefa principal, serão tarefas independentes e receberão do Legal One o mesmo tratamento de tarefas geradas a partir de um compromisso/tarefa
  • Para salvar as tarefas geradas, o preenchimento dos campos segue as regras definidas abaixo:

1. Campos preenchidos considerando-se os dados informados pelo usuário na etapa: 

• Descrição
• Tipo
• Data de conclusão prevista
• Envolvido Responsável, quando preenchido
• Envolvido Executante, quando preenchido

2. Campos preenchidos com as mesmas informações da atividade principal: 

• Etiquetas
• Escritório origem
• Escritório responsável
• Prioridade
• Vínculos
• Envolvido solicitante
• Envolvido responsável, quando não preenchido na etapa
• Envolvido executante, quando preenchido na etapa
• Lembrete
• Observações
• Campos personalizados (apenas se a atividade principal for uma tarefa)

3. Campos preenchidos com um valor fixo: 

• Status: Pendente
• Hora de conclusão prevista deve ser preenchida com valor fixo de 23:59:59
• Data de início prevista será preenchido com o mesmo valor da data de conclusão prevista
• Hora de início prevista será preenchido com o mesmo valor da hora de conclusão prevista 

4. Campos que não são preenchidos/são mantidos vazios: 

• Data de disponibilização*
• Data de publicação*
• Prazo*
• Tipo de contagem (mesmo que o "subtipo" selecionado na etapa seja configurado para "Contagem de prazo")
• Local
• Centro de custo
• Envolvido Responsável pela área
• Envolvido Superior imediato
• Recorrência
• Campos personalizados (se a atividade principal for compromisso)

A criação de tarefas a partir e uma atividade principal não considera a configuração de Conflito entre datas e status. Ou seja, o sistema atualmente não impede a criação de etapa com a data de conclusão prevista inferior à data atual.

A criação de etapas não irá sugerir o próximo dia útil ou o último dia anterior caso a data de alguma tarefa for um dia não útil. No entanto, é exibido abaixo da data de conclusão de cada etapa o dia da semana calculado, com destaque para os finais de semana, de modo a permitir ajuste no momento do cadastro. 

 

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