PROPOSTA DE VALOR
A possibilidade de marcar pastas no módulo de processos através de etiquetas foi uma das grandes evoluções do Legal One em termos de simplificação de uso. E o que era bom vai ficar melhor ainda! A partir desta evolução será possível também adicionar etiquetas a várias pastas simultanemanete e com poucos cliques.
OBJETIVOS
O objetivo é oferecer ao utilizador a oportunidade de otimizar siginificativamente o tempo na busca das informações, proporcionando um fluxo de trabalho mais fluido e eficiente. Com essa melhoria em nosso sistema, o cliente poderá concentrar-se no que realmente importa- alcançar suas metas de obter sucesso em suas tarefas diárias. Essa solução garantirá um ambiente de trabalho mais produtivo e tornará experiência do usuário mais satisfatória.
CRONOGRAMA
As principais funcionalidades previstas estão sendo entregues neste momento, no entanto, ainda há previsão de, futuramente adicionar a possibilidade de gerar relatórios contendo o conteúdo destas etiquetas, porém, sem data definida ainda.
ESCOPO
O escopo desta funcionalidade está restrito à gestão de compromissos e tarefas, refletindo em todos os pontos do sistema onde é possível criar, alterar e visualizar estes registros. Estas alterações não afetam o módulo Workflow.
COMO CONFIGURAR
O primeiro passo para utilizar as etiquetas é garantir que existam etiquetas criadas em seu Legal One. Para isto, existem duas maneiras de cadastrar novas etiquetas. Através das tabelas do sistema ou durante o cadastro ou edição de compromissos e tarefas.
LOCAL:
Tabelas do sistema
Passo a Passo: Criando etiquetas através da tabela
1. Efetue login no sistema;
2. Navegue até o módulo "Opções" > Tabelas do Sistema > Tabelas Gerais > Etiquetas":
3. Nesta tela, é possível visualizar as etiquetas já criadas, caso a etiqueta desejada não esteja disponível, basta clicar em "Adicionar > Etiqueta"
4. Neste momento, será aberta a tabela a seguir:
5. O "Nome" da etiqueta é obrigatório e deve conter no mínimo 3 caracteres e no máximo 20. Não será possível salvar duas etiquetas com nomes iguais, mesmo que ainda as cores sejam diferentes.
6. Selecione a cor da etiqueta;
7. Para salvar e criar uma etiqueta em seguida, basta utilizar a opção "Salvar e novo", caso contrário, utilize a opção "Salvar e fechar";
8. Pronto, a nova etiqueta estará criada!
Passo a Passo: Criando etiquetas através do compromisso ou tarefa
Para criar uma etiqueta através do compromisso ou tarefa é mais simples. Para isto, basta:
1. Selecionar um compromisso ou tarefa existente e clicar em "Editar" ou então criar um novo compromisso ou tarefa;
2. Quando a tela de edição ou criação aparecer, clique sobre o botão "Adicionar etiqueta"
3. Na tela que será aberta, as etiquetas já existentes serão exibidas. Caso queira adicionar uma nova, basta clicar em "Criar etiqueta"
4. O "Nome" da etiqueta é obrigatório e deve conter no mínimo 3 caracteres e no máximo 20. Não será possível salvar duas etiquetas com nomes iguais, mesmo que ainda as cores sejam diferentes.
5. Selecione a cor da etiqueta;
6. Para salvar a etiqueta, basta clicar em "Criar";
7. Pronto, a nova etiqueta estará criada!
IMPORTANTE!
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Para criar ou alterar etiquetas, é necessário que você tenha permissões no controle de acessos do Legal One para acessar "Tabelas do sistema" e "Acessar" em tabelas gerais concedida. Caso você não consiga criar etiquetas, procure o administrador do sistema para verificar as suas permissões.
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A tabela de etiquetas é compartilhada, ou seja, se já foram criadas etiquetas para o módulo de processos, estas podem ser utilizadas nos compromissos e vice-versa.
UTILIZANDO ETIQUETAS NO DIA A DIA
Agora que já sabemos como criar nossas etiquetas, é o momento de utilizá-las para efetuar o gerenciamento de seus compromissos e tarefas. Para tal, as seguintes operações serão realizadas no dia a dia:
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Como adicionar etiquetas aos compromissos e tarefas;
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Como remover etiquetas de compromissos e tarefas;
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Como filtrar compromissos e tarefas por etiquetas;
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Como adicionar etiquetas a compromissos e tarefas em lote;
Como adicionar etiquetas aos compromissos e tarefas
O Legal One permite que sejam adicionadas etiquetas a compromissos e tarefas em qualquer dos locais onde é permitido adicionar ou alterar um compromisso ou tarefa. Além disto, também é possível adicionar etiquetas através da visualização rápida de compromissos e tarefas existente no calendário do módulo agenda, através do caminho: Home > Agenda > Compromissos e tarefas > "Click sobre um compromisso ou tarefa".
Após acessar a inclusão ou alteração do compromisso ou tarefa, ou ainda a visualização rápida do compromisso ou tarefa, é muito simples adicionar etiquetas, bastando seguir os seguintes passos:
1. Clique no botão "Adicionar etiqueta";
2. Na tela exibida, selecione de uma até 10 etiquetas se preferir, pode criar uma etiqueta, conforme explicado acima;
3. Após selecionar as etiquetas, basta clicar em "Adicionar"
4. Uma vez que as etiquetas tenham sido adicionadas, elas serão exibidas na tela, conforme ilustração abaixo:
5. Se após adicionar as etiquetas for necessário adicionar outras, basta clicar em "Adicionar etiqueta" e reiniciar o passo a passo.
Além disto, você também pode adicionar etiquetas a um compromisso ou tarefa diretamente através da visualização rápida, seguindo o passo a passo abaixo:
1. Efetue login no sistema
2. Navegue até o módulo "Agenda" > submódulo "Compromissos e tarefas"
3. Garanta que está visualizando o calendário do sistema
4. Click sobre algum compromisso ou tarefa
5. Na tela que se abrirá, basta clicar em "Adicionar etiqueta":
6. Na tela exibida, selecione de uma até 10 etiquetas, se preferir, pode criar uma etiqueta, conforme explicado acima;
7. Após selecionar as etiquetas, basta clicar em "Adicionar".
Como remover etiquetas de compromissos e tarefas
Para remover etiquetas de compromissos ou tarefas, é muito simples, basta selecionar o compromisso ou tarefa desejado e acionar a opção "Editar", quando a tela for aberta, basta clicar no "x" em cada etiqueta para removê-las. Feito isto, basta salvar o compromisso ou tarefa.
Outra maneira de remover uma etiqueta é através da visualização rápida dos compromissos e tarefas:
Como filtrar compromissos e tarefas por etiquetas
Os compromissos e tarefas podem ser filtrados por suas etiquetas utilizando a pesquisa avançada, estando esta disponível tanto no módulo agenda, na visualização em lista e calendário, como também nas seções "Compromissos e tarefas" dentro de outros módulos. Também é possível filtrar relatórios a partir de etiquetas.
Note que o Legal One permite que você selecione uma ou várias etiquetas para executar a pesquisa e também que este filtro seja combinado com outros filtros. Por exemplo, o usuário pode pesquisar os compromissos e tarefas marcados com etiquetas "Prioritário" ou "Acordo" que sejam do tipo "Audiência".
IMPORTANTE!
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Ao pesquisar por mais de uma etiqueta, o critério de busca entre as etiquetas é "OU". Em outras palavras, se o usuário selecionar as opções "Etiqueta T", "Etiqueta 2" e "Etiqueta 3" no campo, o sistema retornará os compromissos e tarefas que possuam ao menos uma destas opções, duas delas ou todas.
Como adicionar etiquetas a compromissos e tarefas em lote
O procedimento para adicionar etiquetas em lote é o mesmo existente para outras ações em lote. Ou seja, para isto, basta o passo a passo descrito abaixo:
1. Selecionar os compromissos ou tarefas aos quais a(s) etiqueta(s) deve(m) ser adicionada(s);
2. Clicar no ícone de engrenagem que será exibido no canto superior direito da listagem de compromissos e tarefas;
3. Clicar na opção "Alterar";
4. Na tela que se abrirá, selecionar a opção "Etiquetas (Adicionar)" no campo "Campo";
5. Marcar as etiquetas a serem adicionadas no campo "Para";
REGRAS E RESTRIÇÕES
1. É possível adicionar no máximo 10 etiquetas por compromisso ou tarefa;
2. É possível salvar um compromisso ou tarefa sem nenhuma etiqueta;
3. Por padrão é necessário o mínimo de 3 caracteres e de no máximo 20 caracteres na criação do nome de etiqueta.
4. Ainda não é possível gerar relatórios contendo etiquetas, mas, em breve, esta funcionalidade estará disponível.
IMPORTANTE!
Por ora é possível filtrar compromissos e tarefas somente através da "Pesquisa avançada". Em breve será permitido utilizar a "Pesquisa simples" para essa busca.
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