OBJETIVO

Permitir com que a conferência do extrato no processo de conciliação seja realizada de forma mais automatizada. 

PROPOSTA DE VALOR

A nova ferramenta busca agregar mais eficiência na rotina operacional do financeiro, tendo como principal proposta redução no processo de conciliação e maior segurança na conferência dos dados. 

COMO CONFIGURAR 

Financeiro – Conciliar extrato 

Foi incluída uma nova ferramenta para auxílio no processo de conciliação que permitirá ao usuário realizar a conciliação a partir de arquivo OFX oferecidos pelos bancos.

A ferramenta permitirá que o arquivo seja importado para dentro do sistema listando assim os itens do extrato bancário importado.

O Objetivo é permitir que os itens sejam comparados para conciliação com movimentos pré-cadastrados no Legal One, ou até mesmo incluídos no momento da verificação.

Pré-requisito para importação:

• Arquivo OFX gerado pelo Banco;
• Extrato de até os últimos 60 dias; 
• Importação por vez de até os últimos 7 dias. 

Local:

Módulo financeiro – submódulo Conciliação – Conferência de extrato 

Passo a passo: 

• Salvar arquivo OFX fornecido pelo banco;
• Ao salvar o extrato normalmente os bancos disponibilizam as opções de arquivo; 
• Para leitura no Legal One selecionar opção OFX;
• Salvar arquivo. 
• Dica: Nomeie o arquivo com período do extrato para facilitar a busca.

No Legal One, acesse Financeiro > submódulo Conciliação e após clique no ícone de "+" no canto direito da tela: 

Clique em "Conciliar extrato":

• Em “Conta corrente” selecionar a conta a ser conciliada;
• Selecionar período a ser conciliado compatível com extrato salvo;
• Selecionar Arquivo/salvar - Pesquisar.

Comportamento:

• Serão listadas as contas correntes bancárias ativas; 
• O período selecionado poderá ter até 7 dias anterior a data de hoje, caso ultrapasse, haverá validação; 
• A opção “Visualizar movimentos conciliados” deverá ser utilizada para visualizar os movimentos que já foram conciliados, então caso seja uma nova conciliação esta opção não precisa ser selecionada;
• Quando selecionado um arquivo o período com os registros será salvo no Legal One, dessa forma, caso seja baixado um arquivo não será necessário buscá-lo novamente, apenas a seleção de conta corrente e período. 

Como serão sugeridos os movimentos em relação aos itens do extrato

• Para busca dos movimentos no Legal One, alguns critérios de identificação serão utilizados para sugestão: 

• Caso não seja identificado no Legal One nenhum movimento com os critérios abaixo a caixa de exibição ficará vazia. 

Comportamento: 

• Serão listados na coluna [Banco X] os itens identificados no extrato, conforme período selecionado; 
• Na coluna “Legal One” serão listados os movimentos sugeridos para possível conciliação.

    Como conciliar um movimento

O botão de “Conciliar” ficará habilitado sempre que tiver movimento sugerido para o item do extrato. 

A ação de “Conciliação” poderá ser aplicada individualmente ou em Lote: 

    Para ação individual selecionar o item e clicar no botão “Conciliar”

Para ação em lote selecionar os itens e clicar no botão “Conciliar selecionados” .

Comportamento:

    Para movimentos AR (a realizar) – ao conciliar, o movimento será “realizado” e o status do movimento passará para “conciliado”; 

• Data da realização/recebimento – será a mesma do item do extrato. Caso tenha data de recebimento no movimento ela será mantida; 
• Forma de pagamento – caso selecionada será mantida, caso não tenha será sugerido “Dinheiro”;
• Status “Conciliado” – Será alterado o status do movimento (Poderá ser verificado na própria tela do extrato ou no submódulo “Conciliação”).

     Para movimento R (Realizado) – ao conciliar ocorrerá a alteração do status (Poderá ser verificado na própria tela do extrato ou no submódulo “Conciliação”); 

    Os movimentos conciliados poderão ser “desconciliados”, porém apenas o status de “conciliado” será alterado. A data de realização não será removida.

Demais ações possíveis: 

Buscar movimentos 

     Caso o movimento sugerido não seja o correto ou não tenha movimento encontrado para sugestão, através da opção “Buscar movimentos” o usuário poderá pesquisar os movimentos cadastrados no Legal One e selecionar aquele que corresponde ao item do extrato.

• Clicar na opção “Buscar movimentos”;
• Abrirá uma tela para efetuar a busca desejada;
• O movimento deverá ser selecionado para que seja exibido na caixa que comparação da tela principal para conciliação. 

Validações importantes: 

O somatório dos movimentos selecionados não poderá ser maior ou menor que o valor a ser conciliado (item do banco); 

Incluir lançamento 

Caso exista a necessidade de inclusão de obrigação para relacionar o movimento com o item do extrato, é possível através da caixa de exibição dos movimentos sugeridos, incluir uma nova obrigação;

Ao clicar em “Incluir lançamento” o usuário será direcionado para o formulário de obrigação a receber ou a pagar de acordo com o item do extrato, onde os campos “Valor Bruto”, “Data da emissão”, “Conta corrente”, “Forma de pagamento”

Controle de acesso 

• Adicionada ação ao controle de acesso “Área/usuário”. Apenas os usuários contidos nas área que possuem o direito de “Acessar conferência de extrato poderão acessar a ferramenta; 
• O controle de acesso definido em “Regras de acesso” é aplicado a ferramenta de conciliação;
• Módulo Financeiro – Conciliação – Conferência de extrato

REGRAS E RESTRIÇÕES 

Caso o escritório possua VPN é necessário que o usuário esteja logado corretamente, pois ela pode interferir no uso de algumas ferramentas disponíveis no Legal One.

Fonte: Produtos - Brasil