As Regras de Cobrança do Legal One Firm foram desenvolvidas para automatizar a contabilização de itens a serem cobrados e facilitar a comunicação entre os advogados e o setor financeiro do Escritório.

Em muitos casos, os advogados não sabem quanto é cobrado de cada cliente porque os valores são negociados com os sócios do escritório, por isso, antes de utilizar as Regras é importante que algumas configurações sejam realizadas de acordo com cada tipo de cobrança.

• Cada Contrato de Honorário que o escritório assina com seu cliente pode possuir mais de uma Negociação sobre o tipo de honorário que será cobrado ao final de um período (seja ao final de cada mês, seja ao final do Processo).
• Uma Negociação pode ter mais de uma Regra de Cobrança vinculada desde que não caiam em contradição.
  Por exemplo: Duas regras de cobrança por Hora com tabelas diferentes para o mesmo período a ser apurado. Isso significa que, as Regras que estiverem associadas a uma Negociação, terão como objeto de cobrança, as pastas que estiverem vinculadas àquela Negociação.
• Uma Negociação pode estar vinculada a mais de uma pasta de Processo/Serviço/Contrato de Cliente, porém uma pasta de Processo/Serviço/Contrato de Cliente só pode ter apenas 1 Negociação vinculada e esta Negociação poderá possuir mais de 1 Regra associadas, conforme esquema abaixo:

• O Legal One Firm conta com 9 Regras de Cobranças diferentes. Cada regra possui gatilhos que precisam estar configurados para que o sistema seja capaz de identificar o que deve ser cobrado. 

  

• É necessário que o usuário defina qual será a competência da cobrança de acordo com o passo a passo: Módulo "Opções" > "Configurações" > Localize o tópico "Configurações de Contratos" > clique em "Configuração de Competência de regras de cobrança", escolhendo uma das opções: 

• As regras de Ato, Êxito e Fase precisam de andamentos de tipos específicos para gerarem o gatilho da cobrança. Então, uma configuração importante que deve ser feita antes de começar a utilizar uma dessas 3 regras é a configuração de “tipo” de andamentos. Em "Tabelas do sistema" > localize o tópico "Tabelas Gerais" > clique em "Tipos de andamento/compromisso/tarefa" > Novo tipo de andamento/compromisso/tarefa é possível criar/alterar tipos de cobrança baseadas em andamentos: 

• Com exceção da regra de cobrança Fixo (Mensal/Partido) e Avulso, a execução das regras de cobrança geram um extrato com a lista de itens que serão cobrados e o cálculo realizado de acordo com a configuração de cada regra.
• Ao executar as regras, o sistema gera uma solicitação de obrigação a receber no módulo Financeiro > submódulo Solicitações – o sistema faz isso para que exista uma dupla conferência e o saldo da conta não seja impactado obrigando o usuário a excluir a obrigação e executar novamente.
• A regra que não for mais utilizada, deve ser Desabilitada – não é possível habilitar uma regra desabilitada
• A regra que contabilizou itens que não serão cobrados por erro de configuração dela, deve ser Desfeita – a regra desfeita pode ser executada novamente, pois ela continuará ativa.
• É possível criar modelos de regras cujas configurações se repetem.
• É possível criar regras através:
  • Seção Regras de cobrança do módulo Contratos > submódulo Contrato de honorários
  • Módulo Opções > Ferramentas > Ferramentas do financeiro > Regras de cobrança