1 INTRODUÇÃO
A integração do Novajus com o Outlook torna possível a sincronização do calendário de compromissos e lista de tarefas “Novajus” criados dentro do Outlook com o calendário e lista de tarefas do próprio Novajus.
Esta integração se dá através do módulo Agenda do Novajus e do calendário de compromissos e tarefas no Outlook. A partir desta integração, o Outlook passa a ter um calendário Novajus onde ficam todos os compromissos e uma Lista de Tarefas Novajus onde ficam todas as tarefas do Novajus, separados do calendário e lista padrão do Outlook.
Ela está disponível apenas para o pacote Advanced do Novajus.
1.1 - PRÉ-REQUISITO
Para que seja possível a integração é necessário o Outlook 2010 ou superior.
2 - CONFIGURAÇÕES DE INTEGRAÇÃO
No grupo “Configurações de integração” encontra-se a seguinte configuração:
· Integração com Outlook
2.1 - INTEGRAÇÃO COM OUTLOOK
Através desta configuração será possível ativar a integração dos compromissos e tarefas do Novajus com as contas do Outlook.
· Sincronizar os compromissos e tarefas do Novajus com o Outlook
Ao marcar esta opção, os usuários que configurarem o Outlook com a conta Novajus terão seus compromissos e tarefas sincronizados com o calendário de compromissos e lista de tarefas “Novajus” criados no Outlook.
· Download do sincronizador
Depois de selecionar a opção acima permitindo a sincronização, será necessário realizar o download do sincronizador.
Ao clicar neste link, será baixado para a máquina o aplicativo que permite a sincronização entre os softwares quando instalado.
Para que seja possível realizar a integração do Novajus com o Outlook, será necessário instalar o sincronizador baixado através deste link. Para efetuar a instalação, será necessário fechar o Outlook
3 - CONFIGURAÇÕES OUTLOOK
Depois de instalado o sincronizador, abra novamente o Outlook. Será exibida a tela de configuração do plug-in.
3.1 - PLUG-IN DE INTEGRAÇÃO
Ao salvar a configuração de Integração com Outlook no Novajus e efetuar a instalação do sincronizador ativando a integração, será exibido um plug-in da integração no Outlook. Para instalar e configurar este plug-in, informe o nome do escritório da conta do Novajus, o login do usuário, a senha e configure um período de tempo em que a sincronização ocorrerá. Este período configurado aqui define a cada quantos minutos será realizada a sincronização.
Ao configurar o plug-in, será criada uma nova aba intitulada “Novajus” com duas opções:
A opção “Sincronizar com Novajus” permite realizar a sincronização imediatamente.
A opção “Configurações” reabre a tela de configuração dos dados do Novajus. Na configuração do período de tempo em que a sincronização ocorrerá pode-se optar pela opção “Nenhum”. Isso significa que os compromissos/tarefas só serão sincronizados manualmente através da opção “Sincronizar com Novajus”.
Uma conta do Outlook só pode ser sincronizada com um único usuário de uma conta do Novajus e uma conta do Novajus pode receber compromissos/tarefas sincronizados de vários de seus usuários cujas contas de Outlook estejam configuradas.
3.1.1 - COMO ALTERAR ESCRITÓRIO DA CONTA NOVAJUS
Será possível alterar o escritório da conta Novajus configurada no plug-in de integração. Porém, ao realizar esta alteração, os compromissos e tarefas já sincronizados serão perdidos, pois a partir do momento em que a conta for alterada será criado um novo calendário/lista “Novajus” no Outlook para sincronizar os compromissos/tarefas da nova conta configurada.
OBS: Somente se as configurações de integração (Novajus e Outlook) estiverem efetuadas e enquanto ambas forem vigentes a integração funcionará.
4 - NOVAJUS
Após configurar a integração e realizar a sincronização, no calendário de compromissos do módulo Agenda do Novajus serão exibidos os compromissos cadastrados no calendário “Novajus” do Outlook.
Da mesma forma, as tarefas cadastradas na Lista de tarefas “Novajus” do Outlook serão exibidas na lista de tarefas à direita do calendário e na lista de compromissos e tarefas do módulo Agenda do Novajus.
Os compromissos e tarefas inseridos no Outlook irão aparecer no Novajus de acordo com o usuário, ou seja, se estiver visualizando a agenda de um usuário que tenha sua conta configurada no Outlook os compromissos serão exibidos no calendário como se tivessem sido cadastrados no próprio Novajus, e os compromissos e tarefas serão exibidos na lista também como se fossem cadastrados no Novajus.
4.1 - OUTLOOK/NOVAJUS
Serão sincronizados todos os compromissos/tarefas oriundos do Outlook relativos aos usuários configurados com aquela conta do Novajus.
Existem campos que no Novajus são de extrema importância enquanto no Outlook são irrelevantes, logo, estes campos serão preenchidos de forma automática ao realizar a sincronização.
4.1.1 - COMPROMISSOS
Qualquer alteração feita em compromissos e tarefas no Outlook será atualizada no Novajus, exceto o status do compromisso que será sempre passado do Outlook para o Novajus como “Pendente” e se alterar no Novajus, não atualiza no Outlook.
Correspondência de campos do Outlook para o Novajus:
Campos do Novajus que não existem no Outlook, e serão preenchidos automaticamente:
4.1.1.1 - LEMBRETE
O Outlook permite criar compromisso com um único lembrete em forma de notificação. Neste caso, o período definido para o lembrete do compromisso no Outlook será herdado no Novajus.
Será configurado no compromisso sincronizado um lembrete por notificação para o usuário da conta configurada para integração.
4.1.1.2 - RECORRÊNCIA
Os compromissos recorrentes cadastrados no calendário “Novajus” no Outlook serão sincronizados normalmente, pois a recorrência do Outlook para compromissos é igual a do Novajus. Exceto no caso abaixo:
Os compromissos do Outlook que utilizarem o padrão de recorrência Mensal ou Anual utilizando as opções “No [primeiro(a)/.../último(a)] [dia, dia da semana ou dia do fim de semana] de [mês]” não serão sincronizados pois não há estas opções no Novajus.
4.1.2 - TAREFAS
As tarefas serão sincronizadas com o status “Pendente” a não ser que na lista “Novajus” no Outlook, a tarefa tenha o status “Concluída”. Neste caso, no Novajus será sincronizado para “Cumprido”.
Correspondência de campos do Outlook para o Novajus:
Campos do Novajus que não existem no Outlook, e serão preenchidos automaticamente:
4.1.2.1- LEMBRETE
As tarefas do Outlook com lembrete serão sincronizadas com o Novajus com algumas restrições. Neste caso, o período definido para o lembrete da tarefa no Outlook será herdado na tarefa sincronizada no Novajus.
Será configurado na tarefa sincronizada um lembrete por notificação para o usuário da conta configurada para integração.
O lembrete no Outlook pode não ser de antecedência enquanto no Novajus lembretes sempre são de antecedência. Logo, só serão sincronizados lembretes de tarefas cuja data/hora informada no lembrete sejam anteriores à data de conclusão da tarefa. Se a data/hora informada for posterior ou igual à data de conclusão da tarefa não será sincronizado o lembrete.
A hora utilizada para antecedência é às 00:00h de início da data de conclusão da tarefa
Exemplo 1:
Data início: 29/10/2013
Data conclusão: 29/10/2013
Data lembrete: 29/10/2013
Hora lembrete: qualquer
Este lembrete da tarefa não será sincronizado, pois a data do lembrete é igual à data de conclusão.
Exemplo 2:
Data início: 29/10/2013
Data conclusão: 29/10/2013
Data lembrete: 30/10/2013
Hora lembrete: qualquer
Este lembrete da tarefa não será sincronizado, pois a data do lembrete é posterior à data de conclusão.
Exemplo 3:
Data início: 29/10/2013
Data conclusão: 29/10/2013
Data lembrete: 28/10/2013
Hora lembrete: 20h
Este lembrete da tarefa será sincronizado com o período de antecedência: 4 horas, por notificação.
4.1.2.2 - RECORRÊNCIA
As tarefas recorrentes cadastradas no Outlook não serão sincronizadas no Novajus devido a limitações do Outlook, por comportamento diferente entre os softwares. Logo, quando for criada uma tarefa recorrente no Outlook, ao sincronizar será criada uma única tarefa no Novajus com os campos preenchidos conforme detalhado acima, com um texto padrão no campo “Observação”: “Esta tarefa é oriunda de uma tarefa recorrente do Outlook, para realizar ações de recorrência nesta tarefa será preciso utilizar o Outlook.”.
Caso a recorrência (o registro principal) seja excluída, será sincronizada a exclusão desta tarefa.
5 - OUTLOOK
Após realizar a configuração do plug-in no Outlook, será criada no Outlook uma aba intitulada “Novajus” onde serão criados um
Calendário Novajus e uma Lista de tarefas Novajus.
Os compromissos e tarefas já cadastrados no Novajus, que tenham como envolvido o usuário da conta Outlook configurada, serão sincronizados com o Outlook a partir da próxima vez que este for aberto, obedecendo à configuração do período para sincronização.
5.1 - NOVAJUS/OUTLOOK
Serão sincronizados somente os compromissos/tarefas oriundos do Novajus relativos ao usuário configurado no Outlook.
Existem campos no Novajus que não atendem aos campos do Outlook, logo, serão definidos valores padrões para preenchimento automático nestes campos ao realizar a sincronização.
5.1.1 - COMPROMISSOS
Correspondência de campos do Outlook para o Novajus:
As demais configurações possíveis no compromisso do Outlook que não existem no Novajus serão preenchidas de acordo com o padrão do Outlook.
5.1.1.1 - LEMBRETE
No Novajus é permitida a configuração de vários lembretes para um mesmo compromisso, enquanto no Outlook só é possível configurar um único lembrete. Logo, ao sincronizar os compromissos, no calendário “Novajus” no Outlook, um compromisso com mais de um lembrete no Novajus seguirá a seguinte regra: se o usuário da conta Outlook for um dos contatos a receber lembrete por notificação no Novajus, o período de antecedência mais próximo do início configurado no Novajus será sugerido como o lembrete do compromisso do Outlook.
5.1.1.2 - RECORRÊNCIA
Os compromissos recorrentes cadastrados no Novajus e sincronizados no calendário da aba “Novajus” no Outlook serão sincronizados normalmente, pois a recorrência do Outlook para compromissos é igual à do Novajus.
Compromissos cadastrados pelo Novajus com o padrão de recorrência Diário e a opção “Todos os dias da semana” (dias úteis), ao sincronizar no Outlook o compromisso será salvo com o padrão de recorrência semanal, com os dias úteis selecionados, obedecendo à mesma regra de recorrência definida no Novajus. Isso ocorre por uma limitação do Outlook, mas não há prejuízo na sincronização.
Quando compromissos particulares recorrentes sincronizados forem alterados no Novajus, passando a exibir o ícone da recorrência cinza, ao sincronizar novamente, por uma limitação do Outlook, estes compromissos deixarão de ser particulares no calendário Novajus do Outlook.
OBS: Quando houver uma série de recorrência de compromissos no Outlook que foi criada pelo Novajus, os compromissos excluídos no Outlook serão excluídos no Novajus ao sincronizar independente da regra de exclusão de compromissos recorrentes com status “cumprido”.
5.1.2 - TAREFAS
Correspondência de campos do Outlook para o Novajus:
As demais configurações possíveis na tarefa do Outlook que não existem no Novajus serão preenchidas de acordo com o padrão do Outlook.
OBS: Tarefas com o status “Cancelado” e “Não cumprido” no Novajus não serão sincronizadas no Outlook. Tarefas sincronizadas com status “Pendente” ou “Cumprido” se o status for alterado para “Cancelado” ou “Não cumprido”, a tarefa será excluída do Outlook na próxima sincronização.
Campos do Outlook que não existem no Novajus, e serão preenchidos automaticamente:
5.1.2.1- LEMBRETE
As tarefas do Novajus com lembretes serão sincronizadas com o Outlook normalmente calculando o período de antecedência, levando em consideração que no Novajus é permitida a configuração de vários lembretes para uma mesma tarefa, enquanto no Outlook só é possível configurar um único lembrete. Logo, ao sincronizar tarefas na lista “Novajus” do Outlook, a tarefa com mais de um lembrete no Novajus seguirá a seguinte regra: se o usuário da conta Outlook for um dos contatos a receber lembrete por notificação no Novajus, o período de antecedência mais próximo da conclusão configurado no Novajus será sugerido como lembrete da tarefa do Outlook.
5.1.2.2 - RECORRÊNCIA As tarefas recorrentes cadastradas no Novajus serão sincronizadas na lista “Novajus” do Outlook como tarefas avulsas.
Por exemplo, se foi criada no Novajus uma série de 5 ocorrências, serão criadas 5 tarefas no Outlook. Se alterar a recorrência pelo Novajus atualiza no Outlook ao sincronizar. Mas se for alterada a tarefa avulsa no Outlook oriunda de uma recorrência do Novajus, a ocorrência no Novajus será atualizada saindo da recorrência (ficará com o ícone de recorrência cinza).
5.2 - COMO MOVER/COPIAR COMPROMISSOS
Dentro do Outlook, um compromisso pode ser movido do calendário Novajus para o calendário Outlook e vice-versa, arrastando e soltando este compromisso. No ato da sincronização o(s) compromisso(s) movido(s) será(ão) incluído(s) ou excluído(s) no Novajus conforme tiver sido movimentado no Outlook.
O Outlook permite também copiar de um calendário para outro. Se um compromisso for copiado do calendário Novajus para o calendário Outlook não haverá sincronização. A sincronização será realizada somente se um compromisso do calendário Outlook for copiado para o calendário Novajus.
6 - COMO SINCRONIZAR
Para sincronizar compromissos e tarefas, o Outlook deve estar aberto. O Novajus pode estar fechado, mas para que seja realizada a sincronização, a conexão de internet deve estar funcionando.
A sincronização pode ser realizada manualmente ou automaticamente através do Outlook.
Clique no botão “Sincronizar com Novajus” na barra de menu da aba “Novajus” no Outlook:
Ao clicar neste botão serão sincronizados de imediato novos compromissos e tarefas, alterações realizadas nos compromissos/tarefas já existentes e/ou exclusões feitas no Novajus ou no Outlook caso não tenham sido atualizadas ainda.
A sincronização será realizada automaticamente caso haja um período de tempo para sincronização configurado.
Caso o Outlook esteja fechado no horário a ser sincronizado, quando abrir o Outlook a sincronização será realizada a partir do próximo período configurado.
Ao sincronizar prevalece sempre a última ação realizada no compromisso/tarefa. Isso significa, por exemplo, que se excluir um compromisso em um software e depois alterá-lo no outro, ao sincronizar, o compromisso será recriado onde foi excluído prevalecendo a alteração, que foi a última ação realizada no compromisso.
Em um compromisso/tarefa do Novajus sincronizado com Outlook, se um usuário envolvido que seja o usuário da conta Outlook for removido do compromisso/tarefa, na próxima sincronização será excluído do Outlook, já que ele não pertence mais ao compromisso/tarefa.
Após a sincronização, se em algum momento o calendário e/ou a Lista de tarefas “Novajus” for excluída do Outlook, ao tentar sincronizar novamente, será exibida uma mensagem perguntando se deseja recriar o calendário e a lista. Clicando em “Sim”, ambos serão recriados e os compromissos e tarefas serão sincronizados novamente para manter a integridade dos registros. Não será possível recriar somente calendário ou somente a lista. Se clicar em “Não”, não serão recriados e não haverá sincronização, mesmo que ainda haja um calendário ou uma lista “Novajus” do Outlook.
6.1 - FALHA AO SINCRONIZAR
Se no momento de sincronização ocorrer algum problema impedindo a conclusão da sincronização, como fechar o Outlook durante a sincronização, ocorrerá falha. Para resolver problemas como este, há um timeout que mantém o processo de sincronização em espera durante 60 minutos de forma que ao abrir novamente o Outlook estando dentro deste período, a sincronização será concluída. Caso não seja possível abrir o Outlook novamente dentro deste período, ocorrerá falha.
Independente desta falha, a próxima sincronização ocorrerá normalmente se não ocorrer algum problema impedindo a sua conclusão.
7 - CONVIDADOS DO OUTLOOK E ENVOLVIDOS DO NOVAJUS
Os convidados de um compromisso/tarefa inseridos pelo Outlook não serão inseridos no Novajus.
Os demais envolvidos inseridos pelo Novajus, ou seja, os envolvidos adicionados além do usuário da conta Outlook, não serão inseridos no Outlook.
8 - DOCUMENTOS ANEXADOS
Compromissos e tarefas que possuírem documentos do GED anexados terão seus anexos ignorados ao sincronizar, logo, os compromissos e tarefas serão sincronizados, mas sem o anexo.
Se o compromisso no Novajus tiver vínculo com arquivo GED, ao excluir o compromisso pelo Outlook o arquivo continuará existindo no Novajus, porém sem vínculo.
Aguarde...