PROPOSTA DE VALOR 

Com imenso valor agregado, a presente funcionalidade tem como objetivo primordial facilitar uma das atividades mais essenciais e recorrentes nos escritórios de advocacia: o cadastro de processos e o acompanhamento de suas movimentações. A fim de deixar a utilização dessa ferramenta mais acessível, a ativação dessa automação se dá a partir de três diferentes pontos do sistema: a Home, o Módulo de Processos e o Módulo de Publicações. 

Uma das principais evoluções propostas por esta versão do sistema é a notável simplificação na configuração do monitoramento de processos, recursos e incidentes. A intenção é reduzir consideravelmente a quantidade de informações solicitadas ao usuário, o que resulta em um processo de cadastramento de pastas com monitoramento ativo mais ágil e eficiente. Isso traz enormes benefícios para o fluxo de trabalho, ao permitir que os profissionais foquem mais em suas atividades estratégicas e no atendimento personalizado aos clientes. 

Com a simplificação e a agilidade proporcionadas pelo cadastro automático e configurações de monitoramento, os profissionais do direito podem direcionar seus esforços para a resolução de questões jurídicas com maior precisão e celeridade. Ademais, essa melhoria não somente almeja facilitar, mas também ampliar a experiência do usuário, tornando-a mais agradável, resguardada e intuitiva. A transparência e segurança no tratamento das informações são garantidas, respeitando as normas e regulamentações vigentes, o que contribui para a confiança e a fidelidade dos dados. 

Em síntese, essa funcionalidade é uma poderosa ferramenta que agrega ainda mais valor ao escritório utilizador do Legal One, proporcionando eficiência, agilidade e segurança em seus procedimentos essenciais.

 

OBJETIVOS 

O objetivo dessa melhoria é simplificar uma das atividades mais cruciais e frequentes nos escritórios de advocacia: o cadastro de processos e o acompanhamento de suas movimentações. Com esse recurso, buscamos tornar esse processo mais eficiente, seguro e prático.

 

CRONOGRAMA 

Estas evoluções serão disponibilizadas juntamente com a versão 9.0.0 no dia 14/08/2023, no entanto, diversas outras evoluções relacionadas estão previstas para as próximas semanas e meses.

 

ESCOPO 

As melhorias abrangem o cadastro de processos, recursos e incidentes processuais.

 

CADASTRO AUTOMÁTICO DE PROCESSOS

 

Funcionamento 

O cadastro automático de processos poderá ser acionado através de 3 diferentes pontos do sistema: Home, Módulo de processos e Módulo de publicações.

 

Iniciando o cadastro 

Para iniciar o cadastro automático através da Home, basta o usuário acionar o botão “Novo processo” e, em seguida, clicar na opção “Cadastro automático”. 

Pelo módulo de publicações, selecione uma publicação e, em seguida, clique sobre os três pontos na lateral superior direita da tela, e selecionando a opção “Nova pasta” > “Processo”. Feito isto, basta selecionar a opção “Cadastro automático”. 

Já pelo módulo de processos, basta clicar em “Adicionar” > “Novo cadastro automático de processo” 

Figura 1 - Cadastro automático através da Home 

Figura 2 - Cadastro automático através do módulo de publicações 

Figura 3 - Cadastro automático através do módulo de processos 

 

Após selecionar a opção de cadastro automático, o sistema exibirá uma nova tela onde será possível inserir o número do processo a ser capturado, preencha com o número e clique em “Capturar”. Após isso, os seguintes cenários podem ocorrer:

• Cenário 1: O sistema não é capaz de efetuar a busca do processo apenas a partir do número fornecido: Este cenário irá ocorrer quando o número informado pelo usuário não está no padrão CNJ ou, mesmo se o número fornecido for um número padrão CNJ, no entanto, o sistema não tiver a capacidade de efetuar esta busca sem outras informações. Nesta situação, o sistema irá exibir uma nova tela “Outras opções de captura” detalhada mais abaixo.
• Cenário 2: O sistema é capaz de realizar a captura apenas à partir do número fornecido: Este cenário irá ocorrer quando o número informado pelo usuário estiver no padrão CNJ e o sistema possuir a capacidade de realizar a captura apenas com esta informação. Neste caso, a tela será fechada e apenas uma mensagem de confirmação de início de captura será exibida. 

Uma vez que a captura do processo iniciar, o usuário receberá uma mensagem de confirmação e o sistema irá iniciar a busca do processo. Mais à frente, veremos o resultado da busca e como concluir o cadastro deste processo no tópico “Concluindo o cadastro automático”.

 

Outras opções de captura 

Quando o usuário clica no link “Outras opções de captura” localizado abaixo do campo destinado a informar o número a ser capturado ou então quando o sistema não é capaz de realizar a busca dos dados do processo apenas à partir do número informado, é exibida a tela ‘Outras opções de captura” abaixo: 

Figura 4 - Outras opções de captura 

 

Nela é possível informar uma configuração específica para que seja realizada a captura do processo desejado, seja um processo com numeração não CNJ, ou um processo CNJ que necessite uma configuração específica como, por exemplo, processos em segredo de justiça que precisam que sejam informadas credenciais de acesso. 

Após informar os dados, basta clicar em “Capturar” para que o sistema prossiga com a captura.

 

Concluindo o cadastro automático 

Uma vez que a captura foi iniciada, o sistema irá iniciar a busca e, tão logo conclua, irá exibir os resultados no submódulo “Pré cadastro” dentro do módulo de processos: 

Figura 5 - Submódulo pré cadastro 

 

Os processos capturados serão listados em cards dentro do módulo para que o usuário possa conferir os dados e prosseguir com o cadastro. Caso não haja nenhum erro de validação, o item será exibido na cor verde: 

Figura 6 - Registro pronto para importação 

 

Os registros que apresentarem problemas de validação, o registro será exibido em vermelho e exibirá mensagens de erro para alertar o usuário: 

Figura 7 - Registro que necessita de ajustes 

 

Podem ser exibidos dois tipos de mensagem para o usuário:

• Mensagens de alerta: Estas mensagens não impedem a importação do registro, ou seja, se apenas mensagens de alerta forem exibidas para um registro, ele será exibido em verde e o registro poderá importa-lo. No entanto, estas mensagens trazem informações relevantes para o usuário.

 

• Mensagens de erro: Estas mensagens impedem a importação do registro, ou seja, enquanto o erro apontado por esta não for resolvido, o registro não poderá ser importado. 

 

O usuário pode alterar o conteúdo de um registro, estando este apresentando erro ou não. Para isto, basta clicar no botão “Editar”, feito isto, o registro será exibido em modo de edição, permitindo assim a edição de alguns dos campos a serem importados. Tão logo os ajustes sejam realizados, o registro poderá ser importado. 

É importante destacar que o sistema permite que o usuário realize a alteração de vários registros em lote, para isto, basta selecioná-los e acionar a opção “Editar selecionados”. Através desta opção, é possível alterar os campos “Status”, “Natureza”, “Escritório origem” e “Escritório responsável” de um ou mais registros ao mesmo tempo. 

Figura 8 - Edição de um processo capturado 

 

ATENÇÃO: Para uma melhor experiência de uso, sugerimos que os advogados que atuam nos processos do escritório estejam cadastrados como usuários ativos e com o nome mais parecido possível com o nome que normalmente é utilizado pelos tribunais. 

Isto porque o Legal One utiliza os nomes dos usuários ativos no sistema para tentar determinar o pólo que está sendo representado pelo escritório e, desta maneira, determinar o cliente e o contrário principais.

 

REGRAS E RESTRIÇÕES:

• Mesmo registros que sejam exibidos sem erros podem falhar na primeira tentativa de importação. Isto porque algumas validações podem ser executadas apenas após a primeira tentativa de importação. Por exemplo, se um registro possuir o mesmo nome, tanto no campo “Responsável principal” quanto no campo “Contrário principal”, o sistema irá fazer esta validação apenas quando uma tentativa de importação for realizada.
• O sistema não irá inserir automaticamente conteúdos em tabelas auxiliares. Por exemplo, se a natureza encontrada para o processo não existir na tabela de naturezas, será indicado um erro podendo o usuário inserir esta natureza na tabela ou selecionar outra previamente cadastrada. Isto ocorre para evitar que uma “poluição” no banco de dados e impactar negativamente em filtros ou mesmo na geração de relatórios futuramente.
  • Caso o campo tabelado não seja obrigatório como, por exemplo, o campo “Ação”, o sistema irá inserir a pasta sem o preenchimento deste campo.
  • Caso o valor exibido no campo obrigatório que estiver apresentando erro for inserido na tabela, o erro continuará sendo exibido no registro pois a verificação será realizada novamente apenas após a nova tentativa de importação. Neste caso, basta realizar a nova tentativa normalmente.
• Ao importar o processo, o sistema primeiro tenta encontrar os envolvidos entre os contatos existentes e caso não encontre, os envolvidos serão cadastrados como novos contatos. Para localizar os envolvidos, o sistema procura contatos com mesmo Nome para pessoas físicas e Razão social para pessoas jurídicas. É importante que estes contatos não possuam CPF ou CNPJ pois, para a busca nos tribunais, estas informações não são retornadas, portanto, nestes casos são consideradas pessoas diferentes.

 

SIMPLIFICAÇÃO DA CONFIGURAÇÃO DE MONITORAMENTO

 

Uma das importantes evoluções do sistema propostas por esta versão é a simplificação da configuração de monitoramento de processos, recursos e incidentes. A proposta desta alteração é reduzir a quantidade de informações solicitadas ao usuário, agilizando o processo de cadastro de pastas com monitoramento ativo. 

A simplificação no monitoramento de processos está disponível tanto para o cadastro de processos quanto para o cadastro de recursos e incidentes processuais, conforme podemos visualizar abaixo:

Figura 9 - Formulário de cadastro de processo com detalhe para o grupo de números

 A primeira mudança está relacionada à visualização dos números. Como a imensa maioria dos processos judiciais cadastrados possuem apenas a numeração única padrão CNJ, apenas este campo será exibido quando o cadastro for iniciado. No entanto, o usuário, caso tenha necessidade de informar o número antigo ou mesmo outro número que seja necessário, poderá fazê-lo acionando o botão “Adicionar números”.

Uma vez que um ou mais números forem adicionados para a pasta, o botão “Solicitar monitoramento” será habilitado para ser clicado e, à partir disto, o sistema irá realizar a tentativa de configuração automática tanto para o monitoramento de publicações quanto para o monitoramento de movimentações processuais, conforme veremos abaixo:

 

Configuração de monitoramento de publicações 

A principal alteração relacionada à configuração de monitoramento de publicações é que, além de não ser mais necessário informar a UF para monitoramento, o sistema irá tentar configurar automaticamente o monitoramento, sempre que for informado um número CNJ para o processo.

Figura 10 - Processo em configuração automática de publicações

 

Uma vez que o usuário informou um ou mais números e clicou em “Solicitar monitoramento”, o sistema irá:

• Se foi informado um número CNJ associado a um diário coberto pelo serviço de monitoramento de publicações do Legal One, o sistema vai preencher automaticamente o campo “Diário” com este valor.
  • Por exemplo:
    • Se o número informado foi: 1234567-89.2023.8.26.1234, o sistema irá sugerir o Diário da justiça do Estado de São Paulo;
    • Se o número informado foi: 1234567-89.2023.5.05.1234, o sistema irá sugerir o Diário do TRT 05;
    • Se o número informado foi: 1234567-89.2023.7.04.1234, o sistema não irá sugerir nenhum diário pois este órgão não é monitorado pelo serviço do Legal One.
• Se foi informado um número antigo ou outro número, sem que seja informado um número CNJ, o sistema não será capaz de sugerir nenhuma configuração, neste caso, os campos serão exibidos e o usuário deverá informar o diário que deseja monitorar manualmente. 

Seja quando o sistema executa a configuração automática, seja quando o usuário configura manualmente, também é possível alterar a configuração previamente realizada clicando no botão “Cancelar”. Após confirmação, os campos voltarão ao estado de edição e será possível preencher os dados necessários, para reativar o monitoramento, basta clicar no botão “Solicitar monitoramento dentro do grupo. 

Figura 11 - Detalhe da configuração de monitoramento de publicações em modo de edição 

 

Por fim, no campo “Apenas exibir publicações que contém os nomes” deverá ser utilizado para reduzir a quantidade de “falsos positivos”. Em outras palavras, se o usuário preenche o número antigo “12345” e solicita o monitoramento, por se tratar de um número muito simples, a quantidade de resultados pode ser muito grande e com muitos resultados indesejados, para evitar esta situação, o Legal One retornará apenas as publicações que contiverem o número e os nomes informados. 

Por exemplo, se o número “12345” foi configurado para monitoramento e os nomes “José da Silva” e “Empresa X LTDA”, o Legal One retornará publicações contendo “12345” E “José da Silva” OU “Empresa X LTDA”. 

Caso mais de um número tenha sido preenchido no cadastro do processo, o Legal One irá monitorar até 2 destes números, na seguinte ordem: Número CNJ, Número antigo e Outro número.

 

Configuração de monitoramento de movimentações 

O funcionamento da configuração de monitoramento de movimentações é semelhante ao funcionamento da configuração de monitoramento de publicações. Ao preencher um ou mais números do processo e clicar em “Solicitar monitoramento” o sistema irá iniciar a configuração do processo. 

• Se não for informado um número CNJ, a configuração automática não será realizada e o usuário precisará indicar as configurações de monitoramento do processo como, por exemplo, o órgão e tipo de consulta. 
• Se o campo “Número CNJ” for preenchido, o sistema irá tentar realizar a configuração automática, se esta estiver disponível para o órgão. Caso não esteja, basta o usuário preencher os campos necessários e clicar em “Solicitar monitoramento”. 

Figura 12 - Detalhe da configuração de monitoramento de publicações em modo de edição 

 

Se o número CNJ informado estiver associado a um órgão em que o Legal One possua a capacidade de configurar automaticamente o monitoramento, será exibido o texto “Em configuração automática” no grupo e o usuário não precisará preencher nenhum campo. 

Atualmente, a configuração automática está disponível para os seguintes órgãos: TJRS, TJSC, TJPR, TJSP, TJRJ, TJMG, TJBA e TRF6. 

Figura 13 - Detalhe de processo em configuração automática 

 

Caso o usuário não queira aguardar o final da configuração automática, ou mesmo se precisar realizar uma configuração específica (por exemplo, no caso de processos em segredo de justiça que precisem de credenciais), basta clicar no botão “Cancelar”. Após confirmação, os campos voltarão para o modo de edição e o usuário poderá inserir as configurações manualmente. 

ATENÇÃO: Não é necessário aguardar o final da configuração automática para salvar o processo, o sistema irá iniciar a configuração após o usuário salvar a pasta e enviará uma notificação quando concluir. 

Caso o sistema encontre mais de uma possibilidade para configuração da pasta, será exibida a informação “Necessita ação” na listagem de processos e, clicando sobre esta informação, será exibida uma tela que permitirá ao usuário selecionar qual a configuração correta para monitoramento. 

Figura 14 - Seleção de configuração de monitoramento dos processos 

Para localizar facilmente as pastas que possuam alguma pendência de monitoramento, basta utilizar a opção “Monitoramento em segundo plano” na pesquisa avançada: 

Figura 15 - Filtro de monitoramento em segundo plano da pesquisa avançada

 

REGRAS E RESTRIÇÕES 

Neste momento, ao configurar o monitoramento de movimentações, o sistema está configurando todos os serviços disponíveis sem possibilidade de seleção, ou seja, quando uma pasta é configurada para monitoramento de movimentações, o serviço de monitoramento de capa também é configurado para a pasta. No entanto, muito em breve será possível desativar o monitoramento de capa ou mesmo configurar o monitoramento padrão.

Fonte: Produtos - Brasil