PROPOSTA DE VALOR 

Na correria do dia a dia, precisamos cada vez mais de agilidade e simplicidade para executar nossas tarefas do dia a dia. Pensando nisso, estamos trazendo novas opções de alterações de campos das pastas de processo em lote, possibilitando que informações de vários processos sejam alteradas simultaneamente e com poucos cliques.

 

OBJETIVOS

Considera-se ‘Ação em lote’ no Legal One, toda e qualquer operação que o usuário pode executar sobre um ou vários registros simultaneamente. 

O principal objetivo desta melhoria é simplificar a execução de tarefas rotineiras dos usuários e agilizar o trabalho dos usuários, principalmente quando houver a necessidade de executar uma mesma ação em diversas pastas ao mesmo tempo. 

Estas novas ações em lote permitirão também facilitar o trabalho de saneamento de bancos de dados após migrações ou importações de grandes quantidades de processos a fim de manter as bases de dados confiáveis.

 

CRONOGRAMA

A liberação da funcionalidade ocorrerá juntamente com o lançamento da versão 9.0 do Legal One, prevista para ocorrer no dia 14/08/2023 para toda a base de clientes ativos e para as novas contas criadas.

 

ESCOPO

O escopo destas novas ações em lote está limitado ao módulo “Processos”.

 

COMO CONFIGURAR

Não há necessidade de nenhuma configuração adicional. 

 

Passo a Passo: 

As novas ações em lote estarão disponíveis juntamente com as demais ações em lote já disponíveis para o módulo de processos, ou seja, para utilizá-las, basta seguir o seguinte passo a passo:

1. Efetue login no sistema

2. Navegue até o módulo “Processos > Pastas”

3. Selecione uma ou mais pastas que desejar alterar 

 

4. Clicando no ícone “Engrenagem” destacado abaixo, será possível acessar as ações em lote disponíveis para as pastas: 

 

5. O usuário pode optar por excluir as pastas selecionadas, através da opção “Excluir” ou realizar alterações em campos específicos destas através da opção “Alterar”. 

Abaixo, detalharemos cada uma das novas opções.

 

AÇÃO “EXCLUIR” 

A ação “Excluir” permite que o usuário remova definitivamente do banco de dados uma ou várias pastas de processos, recursos ou incidentes de uma única vez. 

Quando acionada, o sistema exibirá uma mensagem padrão solicitando confirmação antes de prosseguir:

 

• Caso o usuário responda “Não”, nenhuma alteração será realizada e as pastas selecionadas continuarão disponíveis no sistema.
• Caso o usuário responda “Sim”, o sistema irá iniciar a exclusão das pastas selecionadas pelo usuário. 

Ao final da operação, uma notificação de sistema será enviada para o usuário que executou a ação onde será possível verificar o resultado da operação. 

 

No exemplo destacado acima, é possível observar que a exclusão não foi executada, para obter detalhes sobre o motivo da não realização da operação, basta clicar no título da mensagem. Maiores detalhes sobre os motivos que podem impedir uma pasta de ser excluída podem ser obtidos no tópico “Regras e restrições” mais abaixo.

 

REGRAS E RESTRIÇÕES

• Por se tratar de uma operação que pode ser aplicada a muitos registros, esta ação pode levar um tempo maior para ser executada e, portanto, é executada em segundo plano. Ou seja, o usuário inicia a operação e o Legal One executa sem a necessidade de que o usuário aguarde até o final para continuar utilizando o sistema. Ao final da operação, o sistema notifica o usuário à cerca dos resultados.
• O usuário pode selecionar qualquer registro que ele possa visualizar e aplicar a ação sobre todos selecionados. Quando o sistema efetivamente tentar aplicar a ação sobre o registro, a devida permissão de acesso, neste caso, a permissão “Excluir processo/recurso/incidente” será validada para cada registro. Caso o usuário possua a permissão concedida, a exclusão prossegue, caso contrário, o usuário será informado ao final através da notificação.
• Além das restrições de acesso, outras situações podem impedir a exclusão de pastas como, por exemplo, quando houver fluxos do workflow associados ou vínculos com recursos e incidentes. Nestes casos, o sistema irá detalhar os motivos através das notificações do sistema.

 

ALTERAÇÃO DE CENTRO DE CUSTO EM LOTE 

A alteração de Centro de Custo em lote permite ao usuário substituir completamente a(s) classificação(ões) de centros de custos de uma ou várias pastas simultaneamente. 

Para executar esta ação, os seguintes passos são necessários:

1. Selecionar as pastas desejadas e abrir as opções para ações em lote conforme detalhado anteriormente.

2. Clicar na opção “Alterar”

3. No campo “Campo”, selecione a opção “Centro de custo” 

 

4. Se seu pacote contratado for “Starter”, automaticamente o campo “Centro de custo” será exibido para seleção. Nos casos de pacotes “Advanced” e “Premium”, basta clicar em “Adicionar centro de custo” para adicionar quantos centros de custos forem necessários, informando o percentual de rateio (% de rateio) para cada centro de custo.

5. Após o preenchimento, basta clicar em “Salvar”

 

REGRAS E RESTRIÇÕES

• Por se tratar de uma operação que pode ser aplicada a muitos registros, esta ação pode levar um tempo maior para ser executada e, portanto, é executada em segundo plano. Ou seja, o usuário inicia a operação e o Legal One executa sem a necessidade de que o usuário aguarde até o final para continuar utilizando o sistema. Ao final da operação, o sistema notifica o usuário à cerca dos resultados.
• O usuário pode selecionar qualquer registro que ele possa visualizar e aplicar a ação sobre todos selecionados. Quando o sistema efetivamente tentar aplicar a ação sobre o registro, a devida permissão de acesso, neste caso, a permissão “Alterar processo/recurso/incidente” será validada para cada registro. Caso o usuário possua a permissão concedida, a alteração prossegue, caso contrário, o usuário será informado ao final através da notificação.
• Esta ação substitui a composição de rateio de centros de custos existentes nas pastas selecionadas. Ou seja, dada a seguinte situação:
  • Pasta “A” = 50% para o centro de custo “Cível” e 50% para o centro de custo trabalhista
  • Pasta “B” = 30% para o centro de custo “Trabalhista” e 70% para o centro de custo “Tributário”
  • Caso uma alteração de centro de custo em lote seja efetuada para as duas pastas na seguinte proporção: 15% para o centro de custo “Trabalhista”, 15% para o centro de custo “Tributário” e 70% para o centro de custo “Cível” as configurações de centro de custo anteriormente existentes serão removidas e as duas pastas passarão a ter esta configuração, ou seja, 15/15/70.
• [Somente para pacotes Advanced e Premium] Para que a ação seja executada, as seguintes regras serão validadas antes de iniciar a alteração:
  • O somatório dos percentuais de rateio dos centros de custos selecionados deve ser exatamente igual a 100%.
  • Nenhum percentual de rateio pode ser inferior a 0,01% nem superior a 100%

 

ALTERAÇÃO DE PROJETO EM LOTE 

A alteração de projeto em lote permite ao usuário substituir completamente a(s) classificação(ões) de projetos de uma ou várias pastas simultaneamente. 

Para executar esta ação, os seguintes passos são necessários:

1. Selecionar as pastas desejadas e abrir as opções para ações em lote conforme detalhado anteriormente.

2. Clicar na opção “Alterar”

3. No campo “Campo”, selecione a opção “Projeto” 

 

4. Clicar em “Adicionar projeto” para adicionar quantos projetos forem necessários, informando o percentual de rateio (% de rateio) para cada projeto.

5. Após o preenchimento, basta clicar em “Salvar”

 

REGRAS E RESTRIÇÕES

• Esta ação não está disponível para o pacote Starter, uma vez que este não conta com o campo “Projeto”.
• Por se tratar de uma operação que pode ser aplicada a muitos registros, esta ação pode levar um tempo maior para ser executada e, portanto, é executada em segundo plano. Ou seja, o usuário inicia a operação e o Legal One executa sem a necessidade de que o usuário aguarde até o final para continuar utilizando o sistema. Ao final da operação, o sistema notifica o usuário à cerca dos resultados.
• O usuário pode selecionar qualquer registro que ele possa visualizar e aplicar a ação sobre todos selecionados. Quando o sistema efetivamente tentar aplicar a ação sobre o registro, a devida permissão de acesso, neste caso, a permissão “Alterar processo/recurso/incidente” será validada para cada registro. Caso o usuário possua a permissão concedida, a alteração prossegue, caso contrário, o usuário será informado ao final através da notificação.
• Esta ação substitui a composição de rateio de projetos existentes nas pastas selecionadas. Ou seja, dada a seguinte situação:
  • Pasta “A” = 50% para o projeto “Cível” e 50% para o projeto trabalhista
  • Pasta “B” = 30% para o projeto “Trabalhista” e 70% para o projeto “Tributário”
  • Caso uma alteração de projeto em lote seja efetuada para as duas pastas na seguinte proporção: 15% para o projeto “Trabalhista”, 15% para o projeto “Tributário” e 70% para o projeto “Cível” as configurações de projeto anteriormente existentes serão removidas e as duas pastas passarão a ter esta configuração, ou seja, 15/15/70.
• Para que a ação seja executada, as seguintes regras serão validadas antes de iniciar a alteração:
  • O somatório dos percentuais de rateio dos projetos selecionados deve ser exatamente igual a 100%.
  • Nenhum percentual de rateio pode ser inferior a 0,01% nem superior a 100%

 

ALTERAÇÃO DE NATUREZA EM LOTE 

A alteração de natureza em lote permite ao usuário o valor do campo “Natureza” de uma ou várias pastas simultaneamente.

Para executar esta ação, os seguintes passos são necessários:

1. Selecionar as pastas desejadas e abrir as opções para ações em lote conforme detalhado anteriormente.

2. Clicar na opção “Alterar”

3. No campo “Campo”, selecione a opção “Natureza” 

 

4. No campo “Para”, selecione o novo valor desejado para o campo natureza dos processos selecionados.

5. Após o preenchimento, basta clicar em “Salvar”

 

REGRAS E RESTRIÇÕES

• Por se tratar de uma operação que pode ser aplicada a muitos registros, esta ação pode levar um tempo maior para ser executada e, portanto, é executada em segundo plano. Ou seja, o usuário inicia a operação e o Legal One executa sem a necessidade de que o usuário aguarde até o final para continuar utilizando o sistema. Ao final da operação, o sistema notifica o usuário à cerca dos resultados.
• O usuário pode selecionar qualquer registro que ele possa visualizar e aplicar a ação sobre todos selecionados. Quando o sistema efetivamente tentar aplicar a ação sobre o registro, a devida permissão de acesso, neste caso, a permissão “Alterar processo/recurso/incidente” será validada para cada registro. Caso o usuário possua a permissão concedida, a alteração prossegue, caso contrário, o usuário será informado ao final através da notificação.
• Recursos e incidentes processuais não possuem o campo Natureza, neste caso, se alguma pasta deste tipo for selecionada, a alteração não será aplicada nesta e o usuário será informado através da notificação.

 

ALTERAÇÃO DE FASE EM LOTE 

A alteração de fase em lote permite ao usuário o valor do campo “Fase” de uma ou várias pastas simultaneamente. Para executar esta ação, os seguintes passos são necessários:

1. Selecionar as pastas desejadas e abrir as opções para ações em lote conforme detalhado anteriormente.

2. Clicar na opção “Alterar”

3. No campo “Campo”, selecione a opção “Fase” 

 

4. No campo “Para”, selecione o novo valor desejado para o campo fase dos processos selecionados.

5. Após o preenchimento, basta clicar em “Salvar"

 

REGRAS E RESTRIÇÕES

• Por se tratar de uma operação que pode ser aplicada a muitos registros, esta ação pode levar um tempo maior para ser executada e, portanto, é executada em segundo plano. Ou seja, o usuário inicia a operação e o Legal One executa sem a necessidade de que o usuário aguarde até o final para continuar utilizando o sistema. Ao final da operação, o sistema notifica o usuário à cerca dos resultados.
• O usuário pode selecionar qualquer registro que ele possa visualizar e aplicar a ação sobre todos selecionados. Quando o sistema efetivamente tentar aplicar a ação sobre o registro, a devida permissão de acesso, neste caso, a permissão “Alterar processo/recurso/incidente” será validada para cada registro. Caso o usuário possua a permissão concedida, a alteração prossegue, caso contrário, o usuário será informado ao final através da notificação.

 

ALTERAÇÃO DE DATA DA BAIXA EM LOTE 

A alteração de data da baixa em lote permite ao usuário o valor do campo “Data da baixa” de uma ou várias pastas simultaneamente. 

Para executar esta ação, os seguintes passos são necessários:

1. Selecionar as pastas desejadas e abrir as opções para ações em lote conforme detalhado anteriormente.

2. Clicar na opção “Alterar”

3. No campo “Campo”, selecione a opção “Data da baixa” 

 

4. No campo “Para”, selecione o novo valor desejado para o campo data da baixa dos processos selecionados.

5. Após o preenchimento, basta clicar em “Salvar”

REGRAS E RESTRIÇÕES

• Por se tratar de uma operação que pode ser aplicada a muitos registros, esta ação pode levar um tempo maior para ser executada e, portanto, é executada em segundo plano. Ou seja, o usuário inicia a operação e o Legal One executa sem a necessidade de que o usuário aguarde até o final para continuar utilizando o sistema. Ao final da operação, o sistema notifica o usuário à cerca dos resultados.
• O usuário pode selecionar qualquer registro que ele possa visualizar e aplicar a ação sobre todos selecionados. Quando o sistema efetivamente tentar aplicar a ação sobre o registro, a devida permissão de acesso, neste caso, a permissão “Alterar processo/recurso/incidente” será validada para cada registro. Caso o usuário possua a permissão concedida, a alteração prossegue, caso contrário, o usuário será informado ao final através da notificação.

ALTERAÇÃO DE DATA DO ENCERRAMENTO EM LOTE 

A alteração de data do encerramento em lote permite ao usuário o valor do campo “Data do encerramento” de uma ou várias pastas simultaneamente. 

Para executar esta ação, os seguintes passos são necessários:

1. Selecionar as pastas desejadas e abrir as opções para ações em lote conforme detalhado anteriormente.

2. Clicar na opção “Alterar”

3. No campo “Campo”, selecione a opção “Data do encerramento” 

 

4. No campo “Para”, selecione o novo valor desejado para o campo data do encerramento dos processos selecionados.

5. Após o preenchimento, basta clicar em “Salvar”

 

REGRAS E RESTRIÇÕES

• Por se tratar de uma operação que pode ser aplicada a muitos registros, esta ação pode levar um tempo maior para ser executada e, portanto, é executada em segundo plano. Ou seja, o usuário inicia a operação e o Legal One executa sem a necessidade de que o usuário aguarde até o final para continuar utilizando o sistema. Ao final da operação, o sistema notifica o usuário à cerca dos resultados.
• O usuário pode selecionar qualquer registro que ele possa visualizar e aplicar a ação sobre todos selecionados. Quando o sistema efetivamente tentar aplicar a ação sobre o registro, a devida permissão de acesso, neste caso, a permissão “Alterar processo/recurso/incidente” será validada para cada registro. Caso o usuário possua a permissão concedida, a alteração prossegue, caso contrário, o usuário será informado ao final através da notificação.

 

ALTERAÇÃO DE DATA DO RESULTADO EM LOTE 

A alteração de data do resultado em lote permite ao usuário o valor do campo “Data do resultado” de uma ou várias pastas simultaneamente. 

Para executar esta ação, os seguintes passos são necessários:

1. Selecionar as pastas desejadas e abrir as opções para ações em lote conforme detalhado anteriormente.

2. Clicar na opção “Alterar”

3. No campo “Campo”, selecione a opção “Data do resultado” 

 

4. No campo “Para”, selecione o novo valor desejado para o campo data do resultado dos processos selecionados.

5. Após o preenchimento, basta clicar em “Salvar”

 

REGRAS E RESTRIÇÕES

• Por se tratar de uma operação que pode ser aplicada a muitos registros, esta ação pode levar um tempo maior para ser executada e, portanto, é executada em segundo plano. Ou seja, o usuário inicia a operação e o Legal One executa sem a necessidade de que o usuário aguarde até o final para continuar utilizando o sistema. Ao final da operação, o sistema notifica o usuário à cerca dos resultados.
• O usuário pode selecionar qualquer registro que ele possa visualizar e aplicar a ação sobre todos selecionados. Quando o sistema efetivamente tentar aplicar a ação sobre o registro, a devida permissão de acesso, neste caso, a permissão “Alterar processo/recurso/incidente” será validada para cada registro. Caso o usuário possua a permissão concedida, a alteração prossegue, caso contrário, o usuário será informado ao final através da notificação.

 

ALTERAÇÃO DE DATA DA SENTENÇA EM LOTE 

A alteração de data da sentença em lote permite ao usuário o valor do campo “Data da sentença” de uma ou várias pastas simultaneamente. 

Para executar esta ação, os seguintes passos são necessários:

1. Selecionar as pastas desejadas e abrir as opções para ações em lote conforme detalhado anteriormente.

2. Clicar na opção “Alterar”

3. No campo “Campo”, selecione a opção “Data da sentença” 

 

4. No campo “Para”, selecione o novo valor desejado para o campo data da sentença dos processos selecionados.

5. Após o preenchimento, basta clicar em “Salvar”

 

REGRAS E RESTRIÇÕES

• Por se tratar de uma operação que pode ser aplicada a muitos registros, esta ação pode levar um tempo maior para ser executada e, portanto, é executada em segundo plano. Ou seja, o usuário inicia a operação e o Legal One executa sem a necessidade de que o usuário aguarde até o final para continuar utilizando o sistema. Ao final da operação, o sistema notifica o usuário à cerca dos resultados.
• O usuário pode selecionar qualquer registro que ele possa visualizar e aplicar a ação sobre todos selecionados. Quando o sistema efetivamente tentar aplicar a ação sobre o registro, a devida permissão de acesso, neste caso, a permissão “Alterar processo/recurso/incidente” será validada para cada registro. Caso o usuário possua a permissão concedida, a alteração prossegue, caso contrário, o usuário será informado ao final através da notificação.

 

ALTERAÇÃO DE MOTIVO DE ENCERRAMENTO EM LOTE 

A alteração de motivo de encerramento em lote permite ao usuário o valor do campo “Data da sentença” de uma ou várias pastas simultaneamente. 

Para executar esta ação, os seguintes passos são necessários:

1. Selecionar as pastas desejadas e abrir as opções para ações em lote conforme detalhado anteriormente.

2. Clicar na opção “Alterar”

3. No campo “Campo”, selecione a opção “Data da sentença” 

 

4. No campo “Para”, selecione o novo valor desejado para o campo data da sentença dos processos selecionados.

5. Após o preenchimento, basta clicar em “Salvar”

 

REGRAS E RESTRIÇÕES

• Por se tratar de uma operação que pode ser aplicada a muitos registros, esta ação pode levar um tempo maior para ser executada e, portanto, é executada em segundo plano. Ou seja, o usuário inicia a operação e o Legal One executa sem a necessidade de que o usuário aguarde até o final para continuar utilizando o sistema. Ao final da operação, o sistema notifica o usuário à cerca dos resultados.
• O usuário pode selecionar qualquer registro que ele possa visualizar e aplicar a ação sobre todos selecionados. Quando o sistema efetivamente tentar aplicar a ação sobre o registro, a devida permissão de acesso, neste caso, a permissão “Alterar processo/recurso/incidente” será validada para cada registro. Caso o usuário possua a permissão concedida, a alteração prossegue, caso contrário, o usuário será informado ao final através da notificação.

 

ALTERAÇÃO DE ESCRITÓRIO DE ORIGEM EM LOTE 

A alteração de escritório de origem em lote permite ao usuário o valor do campo “Escritório de origem” de uma ou várias pastas simultaneamente. 

Para executar esta ação, os seguintes passos são necessários:

1. Selecionar as pastas desejadas e abrir as opções para ações em lote conforme detalhado anteriormente.

2. Clicar na opção “Alterar”

3. No campo “Campo”, selecione a opção “Escritório de origem” 

 

4. No campo “Para”, selecione o novo valor desejado para o campo Escritório de origem dos processos selecionados.

5. Após o preenchimento, basta clicar em “Salvar”

 

REGRAS E RESTRIÇÕES

• Por se tratar de uma operação que pode ser aplicada a muitos registros, esta ação pode levar um tempo maior para ser executada e, portanto, é executada em segundo plano. Ou seja, o usuário inicia a operação e o Legal One executa sem a necessidade de que o usuário aguarde até o final para continuar utilizando o sistema. Ao final da operação, o sistema notifica o usuário à cerca dos resultados.
• O usuário pode selecionar qualquer registro que ele possa visualizar e aplicar a ação sobre todos selecionados. Quando o sistema efetivamente tentar aplicar a ação sobre o registro, a devida permissão de acesso, neste caso, a permissão “Alterar processo/recurso/incidente” será validada para cada registro. Caso o usuário possua a permissão concedida, a alteração prossegue, caso contrário, o usuário será informado ao final através da notificação.
• A alteração do campo “Escritório origem” enseja também em alterações nas permissões de acesso dos usuários aos processos alterados. Ou seja, quando o escritório origem é alterado ações que anteriormente podiam ser executadas por alguns usuários, não poderão mais ser executadas.
• Serão listadas apenas as áreas marcadas como “Aloca dados” na tabela de áreas ou então que possuam áreas “filhas” que permitam alocação de dados.
• Serão listadas apenas áreas às quais o usuário que está executando a ação possua a permissão de controle de acesso necessárias para tal alteração.

 

ALTERAÇÃO DE ESCRITÓRIO RESPONSÁVEL EM LOTE 

A alteração de escritório responsável em lote permite ao usuário o valor do campo “Escritório de responsável” de uma ou várias pastas simultaneamente.

Para executar esta ação, os seguintes passos são necessários:

1. Selecionar as pastas desejadas e abrir as opções para ações em lote conforme detalhado anteriormente.

2. Clicar na opção “Alterar”

3. No campo “Campo”, selecione a opção “Escritório responsável” 

 

4. No campo “Para”, selecione o novo valor desejado para o campo Escritório responsável dos processos selecionados.

5. Após o preenchimento, basta clicar em “Salvar”

 

REGRAS E RESTRIÇÕES

• Por se tratar de uma operação que pode ser aplicada a muitos registros, esta ação pode levar um tempo maior para ser executada e, portanto, é executada em segundo plano. Ou seja, o usuário inicia a operação e o Legal One executa sem a necessidade de que o usuário aguarde até o final para continuar utilizando o sistema. Ao final da operação, o sistema notifica o usuário à cerca dos resultados.
• O usuário pode selecionar qualquer registro que ele possa visualizar e aplicar a ação sobre todos selecionados. Quando o sistema efetivamente tentar aplicar a ação sobre o registro, a devida permissão de acesso, neste caso, a permissão “Alterar processo/recurso/incidente” será validada para cada registro. Caso o usuário possua a permissão concedida, a alteração prossegue, caso contrário, o usuário será informado ao final através da notificação.
• A alteração do campo “Escritório responsável” enseja também em alterações nas permissões de acesso dos usuários aos processos alterados. Ou seja, quando o escritório responsável é alterado ações que anteriormente podiam ser executadas por alguns usuários, não poderão mais ser executadas.
• Serão listadas apenas as áreas marcadas como “Aloca dados” na tabela de áreas ou então que possuam áreas “filhas” que permitam alocação de dados.
• Serão listadas apenas áreas às quais o usuário que está executando a ação possua a permissão de controle de acesso necessárias para tal alteração.

Fonte: Produtos - Brasil