OBJETIVO

Possibilitar a integração do Legal com o HighQ, para que em uma primeira fase seja possível utilizá-lo como uma solução de compartilhamento e gestão de documentos do escritório/departamento jurídico. 

PROPOSTA DE VALOR 

Foi lançado no Brasil o HighQ, um produto global da Thomson Reuters voltado para colaboração corporativa. Buscando atender à demanda de muitos clientes do Legal One, que possuem necessidades de ferramentas de gerenciamento de documentos, tornou-se essencial a integração para aprimorar a proposta de valor de ambos e ganhar clientes que, até o momento, não eram aderentes.

Com a integração, será possível uma gestão mais eficaz de documentos Legal One, e utilização de funcionalidades até então indisponíveis e muito demandadas, como pré-visualização e versionamento de arquivos, pesquisa de conteúdo, dentre outras funcionalidades, o que trará maior eficiência na rotina jurídica do cliente. 

O QUE FOI FEITO E COMO CONFIGURAR 

Comportamentos gerais

Inicialmente, para que seja disponibilizada a funcionalidade para o cliente, é necessário solicitar para o time de Produtos que seja habilitada na conta, com a indicação da respectiva URL. 

Feito isso, para realizar a integração e consequente comunicação de dados entre a conta Legal One e HighQ é necessária uma autenticação inicial por um usuário administrador, através da configuração ‘Gerenciar integrações’, onde se indica uma única vez os dados da conta HighQ que será integrada ao Legal One.

Na autenticação entre HighQ e Legal One é indicada a instância do cliente e as credenciais do cliente API para acesso. 

O campo ‘Instância’ indicará para o cliente como ficará a sua URL no highQ, que será montada usando o seguinte formato: 

https://{instanceName}.highq.com/{instanceName}

onde {instanceName} é o valor que está no campo ‘Instância’ no momento da integração.

Ex: Instância: lsadvogados | URL: https://lsadvogados.highq.com/lsadvogados

Neste primeiro momento, é necessário que o relacionamento entre instância e URL sigam o padrão descrito, caso contrário a autenticação não será possível.

Navegue em: Opções > Configurações > Configurações gerais > Gerenciar integrações > HighQ > Ação: Ativar integração com o HighQ

Além da autenticação entre contas, também é necessária uma autenticação a nível de usuário, onde se vincula um usuário do Legal One a um usuário do HighQ. Um usuário highQ somente poderá se conectar a um usuário Legal One.

O uso às funcionalidades da integração dependerá do usuário estar conectado, e o acesso a sites será condicionado a permissão do usuário HighQ conectado.

Navegue em: Barra incial > Perfil do usuário > Alterar perfil > Aplicações autorizadas > Grupo HighQ > Ação: Conectar

Uma vez conectado, poderá o usuário vincular pastas de Processos/Contencioso (processo, recurso, incidente, Serviços/Consultivo, Contratos (de honorário, de cliente/empresa) e Financeiro (obrigação a pagar/receber, transferência, pedido de reembolso/sem desembolso) à sites do HighQ. Essa vinculação é possível através do formulário de cadastro da pasta, da ficha de visualização ou através de ação em lote na lista de itens do módulo

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Na lista de itens do módulo, será possível realizar pesquisa considerando-se dois critérios, listar pastas que estejam integradas ou não com HighQ, ou uma busca ainda mais específica, com a exibição apenas de pastas vinculadas a sites específicos indicados.

Pastas vinculadas poderão ser desvinculadas pela ficha de visualização da pasta.

Através da visualização resumida da pasta, na lista de itens do módulo, e da ficha de visualização da pasta é possível acessar o site do HighQ vinculado, clicando no botão ‘Abrir no HighQ’.

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Com a vinculação da pasta ao site do HighQ, é criada uma nova aba/seção nomeada de HighQ na ficha de visualização da pasta, onde poderão ser gerenciados os arquivos.

Na nova seção, será possível realizar upload e download de arquivos, bem como a visualização dos documento, sem a necessidade de baixá-lo.

O upload poderá ocorrer através do Legal One ou HighQ, sendo os arquivos atualizados simultaneamente na pasta.

Com a integração, será possível o compartilhamento para acesso rápido ao arquivo.

Além do upload individual, será possível realizar o upload de arquivos em lote/ZIP.

Ainda, passamos a possibilitar a pré-visualização do arquivo, versionamento e gestão de histórico de versionamento.

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Por fim, será possível pesquisar no conteúdo dos documentos. Neste caso, uma nova aba do navegador é aberta com a página do HighQ já visualizando o resultado da pesquisa.

Comportamentos específicos

Em relação a estrutura de pasta/diretório no HighQ, ao associar pastas do Legal One, teremos algumas diferenças a depender do contexto.

Os arquivos serão agrupados no HighQ de acordo com a origem de lançamento no Legal One.

De forma geral, cada pasta poderá ser vinculada a um site diferente, e a estrutura no HighQ seguirá um padrão [Site] > [Contexto] > Pastas > [agrupador de arquivos por pasta].

Mas não será possível a vinculação de uma pasta de recurso e incidente a um site específico, sendo automaticamente associado ao site do seu processo de origem.

No HighQ, pastas nomeadas de ‘Recurso’ e/ou ‘Incidentes’ serão criadas na estrutura de arquivos do processo de origem, onde os arquivos serão armazenados.

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Também será possível gerenciar especificamente arquivos de ‘Gastos’/’Pagamentos’ de Processos/Contencioso através do HighQ. Neste caso, a opção ‘Anexar comprovante no HighQ’ deve ser marcada no formulário de cadastro, e o gasto/pagamento será automaticamente associado ao site do respectivo processo de origem.

Assim como no caso de recursos e incidentes, uma nova pasta nomeada de ‘Gastos’ será criada na estrutura de arquivos do processo/recurso/incidente de origem, onde os arquivos serão armazenados.

Os arquivos serão identificados com a concatenação de informações do próprio gasto, sendo as informações Id, data de emissão, valor e descrição, como demonstrado abaixo.

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Para itens de transferência, obrigação a pagar e receber e pedido de reembolso (sem desembolso), a escolha do site é realizada no momento da integração, e não poderá ser alterada após a configuração ser realizada.

No HighQ, será criada uma estrutura para cada contexto do Financeiro, onde estarão compreendidas pastas separadas por Proprietário de origem e destino.

Os arquivos serão identificados com a concatenação de informações do próprio item, sendo as informações Id, data de emissão, valor bruto e descrição, como demonstrado no exemplo abaixo.

Itens faturáveis que tenham arquivos anexados no HighQ terão sua fatura anexada automaticamente após o faturamento, os arquivos serão armazenados em uma estrutura de pasta no HighQ específica para esse tipo de arquivo. Este é o único caso de upload de arquivo automático para o HighQ.

RESTRIÇÕES

• Não será possível a integração entre Legal One e HighQ a partir de uma URL do HighQ customizada pelo cliente, sendo necessário que siga o padrão abaixo:

https://{instanceName}.highq.com/{instanceName}

onde {instanceName} é o valor que está no campo ‘Instância’ no momento da integração.

• Não será possível configurar personalização do nome das pastas do HighQ, para complementação de informação, como é possível na integração com iManage.
•  Não será possível copiar/migrar arquivos já salvos na seção GED do Legal One para as pastas no site no HighQ, hoje, a transferência só será possível manualmente.
• Não será possível realizar upload automático de demonstrativo de cálculo ou do gerador de documentos.
• As funcionalidades abaixo somente estarão disponíveis para processos, recursos, incidentes, serviços e contratos.
  • Vinculação de site através do formulário de cadastro, pelo campo ‘Site do HighQ’,
  • Vinculação de sites em lote,
  • Pesquisa avançada de pastas integradas ao HighQ, e pesquisa de pastas por site.
• A integração não está disponível para os módulos Imobiliário e Procurações.

Fonte: Produtos - Brasil