OBJETIVO
Permitir com que a conferência do extrato no processo de conciliação seja realizada de forma mais automatizada.
PROPOSTA DE VALOR
A nova ferramenta busca agregar mais eficiência na rotina operacional do financeiro, tendo como principal proposta redução no processo de conciliação e maior segurança na conferência dos dados.
COMO CONFIGURAR
Financeiro – Conciliar extrato
Foi incluída uma nova ferramenta para auxílio no processo de conciliação que permitirá ao usuário realizar a conciliação a partir de arquivo OFX oferecidos pelos bancos.
A ferramenta permitirá que o arquivo seja importado para dentro do sistema listando assim os itens do extrato bancário importado.
O Objetivo é permitir que os itens sejam comparados para conciliação com movimentos pré-cadastrados no Legal One, ou até mesmo incluídos no momento da verificação.
Pré-requisito para importação:
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Arquivo OFX gerado pelo Banco;
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Extrato de até os últimos 60 dias;
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Importação por vez de até os últimos 7 dias.
Local:
Módulo financeiro – submódulo Conciliação – Conferência de extrato
Passo a passo:
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Salvar arquivo OFX fornecido pelo banco;
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Ao salvar o extrato normalmente os bancos disponibilizam as opções de arquivo;
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Para leitura no Legal One selecionar opção OFX;
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Salvar arquivo.
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Dica: Nomeie o arquivo com período do extrato para facilitar a busca.
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Em “Extrato bancário” selecionar a conta a ser conciliada;
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Selecionar período a ser conciliado compatível com extrato salvo;
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Selecionar Arquivo/salvar - Pesquisar.
Comportamento:
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Serão listadas as contas correntes bancárias ativas;
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O período selecionado poderá ter até 7 dias anterior a data de hoje, caso ultrapasse, haverá validação;
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A opção “Visualizar movimentos conciliados” deverá ser utilizada para visualizar os movimentos que já foram conciliados, então caso seja uma nova conciliação esta opção não precisa ser selecionada;
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Quando selecionado um arquivo o período com os registros será salvo no Legal One, dessa forma, caso seja baixado um arquivo não será necessário buscá-lo novamente, apenas a seleção de conta corrente e período.
Como serão sugeridos os movimentos em relação aos itens do extrato
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Para busca dos movimentos no Legal One, alguns critérios de identificação serão utilizados para sugestão:
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Caso não seja identificado no Legal One nenhum movimento com os critérios abaixo a caixa de exibição ficará vazia.
Comportamento:
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Serão listados na coluna [Banco X] os itens identificados no extrato, conforme período selecionado;
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Na coluna “Legal One” serão listados os movimentos sugeridos para possível conciliação.
Como conciliar um movimento
O botão de “Conciliar” ficará habilitado sempre que tiver movimento sugerido para o item do extrato.
A ação de “Conciliação” poderá ser aplicada individualmente ou em Lote:
Para ação individual selecionar o item e clicar no botão “Conciliar”
Para ação em lote selecionar os itens e clicar no botão “Conciliar selecionados” .
Comportamento:
Para movimentos AR (a realizar) – ao conciliar, o movimento será “realizado” e o status do movimento passará para “conciliado”;
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Data da realização/recebimento – será a mesma do item do extrato. Caso tenha data de recebimento no movimento ela será mantida;
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Forma de pagamento – caso selecionada será mantida, caso não tenha será sugerido “Dinheiro”;
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Status “Conciliado” – Será alterado o status do movimento (Poderá ser verificado na própria tela do extrato ou no submódulo “Conciliação”).
Para movimento R (Realizado) – ao conciliar ocorrerá a alteração do status (Poderá ser verificado na própria tela do extrato ou no submódulo “Conciliação”);
Os movimentos conciliados poderão ser “desconciliados”, porém apenas o status de “conciliado” será alterado. A data de realização não será removida.
Demais ações possíveis:
Buscar movimentos
Caso o movimento sugerido não seja o correto ou não tenha movimento encontrado para sugestão, através da opção “Buscar movimentos” o usuário poderá pesquisar os movimentos cadastrados no Legal One e selecionar aquele que corresponde ao item do extrato.
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Clicar na opção “Buscar movimentos”;
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Abrirá uma tela para efetuar a busca desejada;
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O movimento deverá ser selecionado para que seja exibido na caixa que comparação da tela principal para conciliação.
Validações importantes:
O somatório dos movimentos selecionados não poderá ser maior ou menor que o valor a ser conciliado (item do banco);
Incluir lançamento
Caso exista a necessidade de inclusão de obrigação para relacionar o movimento com o item do extrato, é possível através da caixa de exibição dos movimentos sugeridos, incluir uma nova obrigação;
Ao clicar em “Incluir lançamento” o usuário será direcionado para o formulário de obrigação a receber ou a pagar de acordo com o item do extrato, onde os campos “Valor Bruto”, “Data da emissão”, “Conta corrente”, “Forma de pagamento”
Controle de acesso
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Adicionada ação ao controle de acesso “Área/usuário”. Apenas os usuários contidos nas área que possuem o direito de “Acessar conferência de extrato poderão acessar a ferramenta;
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O controle de acesso definido em “Regras de acesso” é aplicado a ferramenta de conciliação;
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Módulo Financeiro – Conciliação – Conferência de extrato
REGRAS E RESTRIÇÕES
Caso o escritório possua VPN é necessário que o usuário esteja logado corretamente, pois ela pode interferir no uso de algumas ferramentas disponíveis no Legal One.
Fonte: Produtos - Brasil
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