CONCEITOS E OBJETIVOS

O termo Assinatura Eletrônica abrange uma ampla categoria de métodos eletrônicos para assinar um documento. Uma assinatura digital, por exemplo, é um tipo de assinatura eletrônica que utiliza uma implementação técnica específica e segue protocolos de chaves públicas específicos e certificações digitais de cada País. No Brasil temos o certificado da ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira).

VANTAGENS

A Assinatura Eletrônica traz eficiência na gestão dos documentos dos escritórios, porque cria-se um fluxo para otimizar o tempo gasto para colher as assinaturas necessárias de todos os envolvidos na operação.

Além de eficiência, a funcionalidade aumenta a segurança das informações, pois a tecnologia tem uma série de dados criptografados que indicam exatamente quem assinou o documento e a data da assinatura.

REQUISITOS

Para utilizar a integração e poder assinar documentos eletronicamente, você precisará:

• Ter um plano de assinaturas contratado com a empresa DocuSign
• Ter o “Módulo Connect” disponível nos seguintes pacotes DocuSign disponíveis atualmente*:
  • Planos corporativos:
    • Standard: através de um add-on pago, comercializado pela DocuSign
    • Business Pro
    • Enterprise Pro
  • Planos web: não disponível para integrações

*Atenção! A DocuSign poderá atualizar e modificar os pacotes por ela comercializados. Confirme se o pacote vigente ainda é compatível com a integração do Legal One.

USO E RESTRIÇÕES

• Qualquer usuário com uma conta DocuSign poderá enviar documentos para serem assinados. Não há Controle de Acesso específico para utilização da funcionalidade através do Legal One, porém, existem perfis com configurações de permissões distintas na DocuSign. Consulte o administrador da conta DocuSign para mais informações.
• Os documentos a serem assinados devem estar armazenados no repositório de documentos Legal One
• Ter espaço de armazenamento disponível no repositório Legal One armazenar os documentos após assinatura
• Não será possível enviar documentos para assinatura em lote, apenas individualmente.

CONTEXTOS E CONTEÚDOS DISPONÍVEIS

Será possível enviar documentos para serem assinados através das Seções GED de todos os módulos do Legal One que possuam essa seção. As extensões de arquivos que podem ser assinadas são todas as que o Legal One já possui compatibilidade, mas as mais comuns e aceitas são Doc, Docx e PDF.

PASSO A PASSO

CONFIGURAÇÃO

Antes da primeira utilização da funcionalidade, é necessário realizar a configuração abaixo:

ASSINANDO UM DOCUMENTO

Para assinar eletronicamente um documento, acesse a Seção GED de qualquer módulo ou diretamente o Módulo GED:

Escolha o documento que será enviado para assinatura à clique no botão de ação e escolha a opção “Assinar”

Será exibida a tela do sistema DocuSign para que o usuário escolha as opções disponíveis entre, Tipo de assinatura, Destinatários, Ordem de assinaturas e localização da Rubrica e da Assinatura na página:

ACOMPANHANDO AS ASSINATURAS

Para acompanhar as assinaturas e/ou reenviar o documento, utilize as opções de gerenciamento disponíveis na plataforma DocuSign

DOCUMENTO ASSINADO

Após todos os Destinatários revisarem e assinarem eletronicamente os documentos e o fluxo de assinatura for concluído, o upload do arquivo assinado será realizado automaticamente no Legal One.

Assim que o upload automático do documento assinado for realizado no Legal One, o usuário que solicitou a assinatura receberá uma notificação via e-mail com a indicação de status “Concluído”, com o respectivo documento anexado à notificação. Também será enviado um link que o redirecionará para o Legal One.

PESQUISANDO DOCUMENTOS ASSINADOS

O arquivo assinado possuirá as mesmas informações do arquivo original, incluindo vínculos, porém, em Observações, será incluída a informação “Assinado eletronicamente” para facilitar filtros e pesquisas.

Portanto, para pesquisar apenas documentos assinados eletronicamente, na Pesquisa Avançada -> campo Observações -> procure pelo termo "Assinado eletronicamente".

Fonte: LatAm Legal Product