CONCEITOS E OBJETIVOS

Melhorar a experiência, trazendo a ferramenta de importação de processos para o dia a dia dos usuários e facilitando o processo de cadastro das pastas.

O objetivo deste submódulo é facilitar a rotina de cadastro de processos no sistema, em um primeiro momento, para cadastros realizados através de planilhas. Com esta ferramenta, os usuários terão uma experiência de uso mais integrada ao Legal One e permitindo um fluxo de trabalho muito mais dinâmico.

O QUE FOI FEITO?

O assistente de importação de processos deixou de ser um wizard aberto fora do Legal One e passou a ser um submódulo chamado “Pré-cadastro” dentro do módulo “Processos”. Com isto, as seguintes funcionalidades foram disponibilizadas:

    • Possibilidade de executar várias importações ao mesmo tempo, ou seja, o usuário não precisa concluir a importação de uma planilha para iniciar a importação da próxima;

    • Melhorias de layout: o espaçamento da tela será aproveitado da melhor forma, com alterações na disposição das opções existentes, deixando mais claro as ações disponíveis.

    • “One click loading”: Opção para importar o registro diretamente, sem necessidade de selecionar primeiro e importar depois. 

Quando o usuário faz o primeiro acesso ao módulo, ou então, quando não houver nenhum registro aguardando importação, serão exibidas as opções que o usuário possui para inserir novos registros. Neste momento, apenas importação por planilhas.

Ao clicar na opção, será aberta uma tela que permite ao usuário fazer o upload de uma planilha contendo os processos, recursos e incidentes a serem importados. 

Será possível preencher os seguintes campos dos processos através de planilhas:

•            Tipo de Registro
•            Escritório Origem*
•            Escritório Responsável*
•            Tipo*
•            Número CNJ
•            Número Antigo
•            Status*
•            Data de Distribuição
•            Ação
•            Natureza*
•            Responsável principal*
•            Cliente principal*
•            Cliente principal - Tipo*
•            Contrário principal
•            Contrário principal – Tipo
•            Fase
•            UF
•            Cidade
•            Órgão
•            Justiça (CNJ)
•            Instância (CNJ)
•            Valor da Causa
•            Data do Encerramento
•            Observações

Os campos indicados com “*” são obrigatórios e, caso necessário, o usuário também pode preencher a planilha “Envolvidos” com a relação de outros envolvidos nos processos que não sejam os principais.

É importante ressaltar que o usuário pode utilizar uma planilha própria ou mesmo alterar a ordem das colunas do template fornecido pelo Legal One, desde que mantenha os nomes das colunas e esta contenha os campos obrigatórios.

Após o usuário clicar em “Iniciar”, o sistema irá validar as regras de negócios do sistema aos registros contidos na mesma, tais como, preenchimento de campos obrigatórios. Após esta etapa, os registros serão exibidos na tela, caso as regras de negócios, o registro será exibido verde e sem mensagens de erro: 

Os registros que apresentarem problemas de validação, serão exibidos em vermelho com mensagens de erro para alertar o usuário: 

Podem ser exibidos dois tipos de mensagem para o usuário:

Mensagens de alerta: Estas mensagens não impedem a importação do registro, ou seja, se apenas mensagens de alerta forem exibidas para um registro, ele será exibido em verde e o registro poderá importá-lo. No entanto, estas mensagens trazem informações relevantes para o usuário. 

Mensagens de erro: Estas mensagens impedem a importação do registro, ou seja, enquanto o erro apontado por esta não for resolvido, o registro não poderá ser importado. 

O usuário pode alterar o conteúdo de um registro, estando este apresentando erro ou não. Para isto, basta clicar no botão “Editar”, logo, o registro será exibido em modo de edição, permitindo assim a modificação de alguns dos campos a serem importados. 

Após alterar os conteúdos desejados, basta clicar em “Salvar”.

Mas atenção! Ao clicar em “Salvar”, o registro editado não é salvo como uma nova pasta. Para que este registro seja efetivamente importado e se torne uma pasta de processo, recurso ou incidente, é necessário importar o registro. É possível importar o registro de duas maneiras:

Individualmente: Para importar um registro específico, basta clicar no botão “Importar” diretamente no registro. 

Em lote: Basta selecionar os registros desejados, ou marcar a opção “Selecionar todos” e acionar a opção “Importar todos” 

Quando a importação terminar, o sistema enviará um e-mail de notificação e os resultados da importação serão demonstrados. Caso um ou mais processos não sejam importados por não estarem de acordo com as regras de negócios do sistema, estes serão novamente exibidos para o usuário e poderão ser revisados através do próprio submódulo.

FILTROS E ALTERAÇÕES EM LOTE

Para facilitar o ajuste os registros a serem importados, o módulo Pré-cadastro disponibiliza filtros e também alteração e exclusão de registros em lote. Clicando no ícone destacado na imagem abaixo, são exibidos os filtros disponíveis: 

O usuário pode aplicar os seguintes filtros:

Situação do registro: Este filtro possibilita filtrar os registros por:

Registros prontos para importação: Registros que, a princípio, atendem às regras do Legal One como, por exemplo, campos obrigatórios devidamente preenchidos. No entanto, é importante destacar que algumas regras só podem ser validadas no momento da importação do registro, ou seja, um registro pronto para importação ainda pode apresentar erros quando o usuário tentar importar efetivamente.

Registros com erros: Estes já apresentaram alguma falha em relação às regras do sistema. Serão mostradas mensagens indicando o erro para que o usuário faça a correção.

Registros possivelmente duplicados: Um registro é indicado como possivelmente duplicado quando existe algum outro registro de pré-cadastro ou pasta no sistema com o mesmo número CNJ e mesma data de distribuição.

Status do processo: Permite filtrar os registros disponíveis pelos status dos mesmos além dos status padrão do sistema, ou seja, “Ativo”, “Suspenso”, “Baixado” e “Encerrado”.

Natureza: Permite filtrar os registros que estão sendo exibidos pelo campo “Natureza”.

Número CNJ: Permite filtrar os registros pelo número CNJ. Pode ser executada uma pesquisa pelo número completo ou parcial. Por exemplo, é possível filtrar pelo número “1234567-12.2021.5.15.1234” ou então, por exemplo, apenas por “.5.15.” para filtrar por todos os registros vinculados ao TRT 15.

As alterações e exclusão em lote são acionadas no rodapé da página, conforme destacado na imagem abaixo: 

Para que as ações em lote sejam exibidas, o usuário precisa selecionar um ou mais registros que serão afetados pela alteração. É possível alterar tanto o campo “Status” quanto o campo “Natureza” em lote.

REGRAS E RESTRIÇÕES

• Todas as notificações relacionadas a inclusão de novos processos não serão enviadas. Ao final da importação um e-mail será enviado para o usuário que a executou.
• Os fluxos do workflow associados a inclusão de pastas serão executados normalmente, caso não seja desejado que estes fluxos sejam executados, é recomendável que estes sejam desativados previamente.
• Alguns campos podem ser configurados como obrigatórios como, por exemplo, o campo “CPF/CNPJ” para o cadastro dos envolvidos. Como não é possível inserir esta data através do submódulo pré-cadastro, o usuário pode configurar exceções para estas situações através de uma configuração em “Opções à Configurações à Configurações gerais à Configurações de importação”. Importante destacar que apenas usuários administradores tem acesso à estas configurações.

PERGUNTAS E RESPOSTAS

• Para utilizar a carga de processos através de planilhas devo necessariamente utilizar o modelo fornecido pelo sistema?
  Não. Desde que os títulos das colunas sejam mantidos (independente da ordem em que são exibidos) e estejam na primeira linha da planilha, bem como os nomes das planilhas dentro do arquivo sejam mantidos, qualquer arquivo pode ser utilizado. No entanto, é altamente recomendável a utilização do modelo pois ele irá auxiliar o usuário no preenchimento correto das informações.
• No arquivo modelo fornecido existe uma planilha chamada “Envolvidos”, preciso sempre preencher a mesma?
  Não. O preenchimento desta planilha deve ocorrer apenas se houverem outros envolvidos além do cliente principal, contrário principal e responsável principal.
• Enquanto o sistema estiver fazendo a importação preciso deixar a guia do navegador aberta?
  Não. O usuário pode utilizar normalmente o Legal One, fechar a guia, o navegador ou mesmo desligar o computador. Quando a importação concluir, um e-mail será enviado.
• Os processos importados à partir de planilhas já estarão automaticamente configurados para monitoramento?
  Neste momento, ainda não. No entanto, após a importação, é possível utilizar a configuração de monitoramento em lote para configurar o monitoramento no DataCloud Diários Oficiais.

O QUE AINDA NÃO ESTÁ DISPONÍVEL?

As opções de captura e importação por OAB e CNJ ainda permanecem disponíveis apenas para alguns clientes em processo de onboarding.

Fonte: LatAm Legal Product